Wbrew powszechnej opinii wspólnicy spółki z o.o. mogą podejmować uchwały nie tylko na zgromadzeniu wspólników. Prawo pozwala im bowiem podejmować decyzje również bez odbycia takiego zgromadzenia, a także głosować w sposób pisemny.

Zgromadzenie wspólników to kluczowy organ w spółce z o.o. Choć nie zarządza na bieżąco spółką, to jednak jako organ „właścicielski” podejmuje fundamentalne dla niej decyzje. Z technicznego punktu widzenia zgromadzenie wspólników jest po prostu ich zebraniem.

W związku z rolą tego organu, prawo zasadniczo przewiduje sformalizowany sposób zwoływania zgromadzenia wspólników za pomocą listów poleconych lub przesyłek kurierskich. Ma to zapewniać, że ich uprawnienie do współdecydowania o losach spółki nie zostanie naruszone. Nawet jednak, gdy korzysta się z trybu nieformalnego, który pozwala zrezygnować z formalnego uprzedniego zawiadamiania wspólników, nadal muszą oni zebrać się w jednym miejscu i sporządzać protokół dokumentujący ich obrady. W praktyce bywa to często uciążliwe, ponieważ zmusza wspólników do stawienia się w jednym czasie i miejscu. Dlatego warto mieć na uwadze, że prawo pozwala wspólnikom spółek z o.o. podejmować uchwały również poza zgromadzeniem wspólników i to w dwóch różnych trybach.

Pierwsza możliwość polega na tym, że wszyscy wspólnicy wyrażają na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być podjęte. W praktyce z reguły polega to na tym, że wspólnicy podpisują się pod treścią proponowanej uchwały. Ten tryb, choć najprostszy w praktyce, wymaga jednomyślności wspólników co do treści podejmowanego rozstrzygnięcia.

Druga możliwość polega na głosowaniu pisemnym, czyli oddawaniu głosów „za”, „przeciw” lub „wstrzymujących się” na piśmie. Uchwały w tym trybie podejmowane są według standardowych reguł co do wymaganej większości, np. większości bezwzględnej albo trzech czwartych. Jednakże zastosowanie samego trybu wymaga uprzedniej zgody wszystkich wspólników (obydwie kwestie – wyrażenie zgody na głosowanie pisemne i sam głos – mogą być objęte jednym dokumentem).        

Opisane wyżej zasady podejmowania uchwał poza zgromadzeniem wspólników mają stosunkowo szerokie zastosowanie. Zgodnie z dominującym poglądem zasadniczo można w ten sposób podejmować rozstrzygnięcia także wówczas, gdy przepisy posługują się sformułowaniem „uchwała zgromadzenia wspólników” (a nie tylko, gdy mowa jest o „uchwale wspólników”). W pewnych jednak sytuacjach tryby „pozazgromadzeniowe” są wyłączone. Nie można ich stosować (1) w sprawach, które są przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia wspólników (m.in. zatwierdzenie sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy i podjęcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty), (2) jeżeli uchwała wymaga formy aktu notarialnego,  (3) w przypadkach, w których wymagane jest głosowanie tajne oraz (4) gdy ustawa wymaga „zwołania” zgromadzenia wspólników.