Zakończenie roku obrotowego w spółkach komunalnych wiąże się z wieloma obowiązkami. Dla spółek komunalnych, których rok obrotowy zakończył się w dniu 31 grudnia 2012 r. nadejście czerwca oznacza zbliżanie się ustawowego terminu na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników [dalej: ZZW].

Spółki komunalne, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym mają obowiązek odbyć ZZW [w spółkach akcyjnych zwyczajne walne zgromadzanie akcjonariuszy - ZWZA], w terminie do dnia 30 czerwca 2013 r., zgodnie z zasadą odbywania zwyczajnych zgromadzeń, w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.

W przypadku 100% spółek samorządowych to jednostka samorządu terytorialnego, jako jedyny wspólnik w spółce wykonuje (za pomocą swego organu wykonawczego) wszystkie uprawnienia przysługujące zgromadzeniu wspólników.

Bez względu jednak na to czy spółka komunalna jest spółką jednoosobową, czy spółką z częściowym udziałem jednostki samorządu terytorialnego [dalej: j.s.t.] – zwołanie zgromadzenia podsumowującego roku obrotowy, pozostaje obowiązkiem zarządu spółki komunalnej. W pewnych jedynie sytuacjach, gdy zarząd nie wywiązuje się z tego obowiązku, zgromadzenie może jednak zostać zwołane przez radę nadzorczą spółki komunalnej, a jeżeli akt założycielski bądź umowa spółki komunalnej tak stanowi – także przez inne osoby.

Pamiętać należy, że zaproszenia na zgromadzenie podsumowujące rok obrotowy, zgodnie z obowiązującymi przepisami, muszą zostać wysłane do wspólników, na co najmniej dwa tygodnie przed planowanym terminem zwyczajnego zgromadzenia. Dla spółek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, w praktyce oznacza to konieczność wysłania zaproszeń najpóźniej w połowie czerwca 2013 r.

Rzecz jasna, istnieje możliwość by zgromadzenie wspólników odbyło się bez formalnego zwołania, jednakże będzie to możliwe, wyłącznie w przypadku gdy na zgromadzeniu obecni lub reprezentowani będą wszyscy wspólnicy i wszyscy obecni wyrażą na to zgodę, jak również na wniesienie do porządku obrad poszczególnych spraw, będących przedmiotem ZZW czy ZWZA. W przypadku spółek z częściowym udziałem j.s.t. może okazać się to problematyczne.

Warto nadto zauważyć, że spółka komunalna obowiązana jest do udostępnienia wspólnikom rocznego sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności jednostki, a w przypadku gdy sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania - także opinii biegłego rewidenta wraz z raportem - najpóźniej na 15 dni przed zwyczajnym zgromadzeniem. Wobec spółek komunalnych, których rok obrotowy zakończył się w dniu 31 grudnia 2012 r. obowiązek ten powinien zatem zostać spełniony najpóźniej do połowy czerwca br.

W spółkach z większościowym udziałem j.s.t. oceny rocznego sprawozdania finansowego oraz sprawozdania zarządu z działalności spółki za ubiegły rok obrotowy oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku/pokrycia straty, dokonuje każdorazowo rada nadzorcza. Wyłączona jest bowiem możliwość sprawowania wyłącznej kontroli spółki komunalnej przez jej wspólników. Do zadań organu nadzoru należy również przygotowanie pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny oraz przedłożenie go zwyczajnemu zgromadzeniu.

Zarząd spółki komunalnej obowiązany jest złożyć zatwierdzone sprawozdanie finansowe do właściwego Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 15 dni od dnia jego zatwierdzenia.

Jeżeli jednak w terminie 6 miesięcy i 15 dni od dnia bilansowego nie nastąpi zatwierdzenie sprawozdania finansowego – do właściwego Krajowego Rejestru Sądowego składa się sprawozdanie niezatwierdzone.

Pamiętać ponadto należy, że spółka komunalna również obowiązana jest złożyć roczne sprawozdanie finansowe w urzędzie skarbowym w terminie 10 dni od daty jego zatwierdzenia wraz z odpisem uchwały wspólników zatwierdzającej to sprawozdanie.