Prezenty wręczane pracownikom przy okazji różnych uroczystości stają się standardem wśród pracodawców, nie tylko z sektora prywatnego, ale także z sektora publicznego. Pojawia się zatem pytanie, czy taki prezent stanowi przychód pracownika i należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Czy nieodpłatne przekazanie prezentu wiąże się z obowiązkiem wykazania podatku należnego VAT?

Pracodawcy coraz częściej oprócz wynagrodzenia podstawowego, nagród i premii wprowadzają w swoich zakładach pracy zwyczaj obdarowywania pracowników prezentami, przykładowo z okazji jubileuszu pracy, przejścia na emeryturę, ślubu, urodzenia dziecka, czy  dnia kobiet, dnia mężczyzny, mikołajek, Świąt Bożego Narodzenia lub Wielkanocy.

W ostatnim czasie w wydawanych interpretacjach podatkowych zauważalna jest tendencja, że tego typu prezenty traktowane są jako darowizny. Wskazuje się przy tym, że takie prezenty nie stanowią formy gratyfikacji za wykonaną pracę, nie są uzależniane od osiągniętych wyników, nie wynikają także z regulaminu pracy.

Organy podatkowe potwierdzają, że omawiane upominki przekazywane są pracownikom tytułem darowizny.

Wyjaśniają przy tym, że zgodnie z art. 888 Kodeksu cywilnego przez umowę darowizny darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego kosztem swego majątku. Istotną cechą darowizny jest nieodpłatny charakter świadczeń oraz nieekwiwalentność nabycia. Darowizna jest świadczeniem na rzecz obdarowanego pod tytułem darmym i dobrowolnym, przy czym nie wynika ani z żadnego stosunku zobowiązaniowego, ani też z ustawy.

Uznanie prezentów za darowizny powoduje, że po stronie pracownika nie powstaje z tego tytułu przychód ze stosunku pracy, a pracodawca nie pełni roli płatnika i nie ciążą na nim żadne obowiązki – w tym informacyjne (zob. sygn. 0111-KDIB2-2.4015.99.2023.5.MM, 0113-KDIPT2-3.4011.280.2023.1.GG, 0113-KDIPT2-3.4011.55.2023.1.GG).

Takie darowizny podlegają opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn. Jeżeli jednak ich wartość nie przekracza 5733 zł w ciągu pięciu lat, nie wystąpi obowiązek zapłaty nawet tego podatku.

Analogicznie sytuacja wygląda w zakresie podatku VAT. Podkreśla się, że tego typu prezenty nie służą działalności gospodarczej opodatkowanej podatkiem od towarów i usług, zwolnionej od podatku czy niepodlegającej opodatkowaniem podatkiem od towaru i usług, jedynie służą jako prezenty przekazane pracownikom. Prezenty mają wartość konsumpcyjną lub też użytkową dla pracowników.

Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach wskazują, że decydujące znaczenie dla oceny istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego ma zamierzony (deklarowany) związek podatku naliczonego z czynnościami opodatkowanymi. Przy czym związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni. Jednak, aby można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością podmiotu, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu.

Jednakże nabywane towary, przekazywane następnie nieodpłatnie pracownikom nie mają zarówno ogólnego, jak i pośredniego związku z działalnością gospodarczą, gdyż stanowią świadczenia wynikające z dobrej woli pracodawcy. Służą one w głównej mierze zaspokojeniu osobistych/prywatnych potrzeb pracowników (korzyści uzyskiwane przez pracodawcę mają znaczenie drugorzędne).

W konsekwencji uznaje się, że pracodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabywania prezentów, a jednocześnie nieodpłatne przekazanie prezentów pracownikom nie będzie podlegało opodatkowaniu VAT i nie będzie wiązało się z koniecznością wykazania VAT należnego (zob. sygn. 0112-KDIL1-1.4012.842.2021.4.EB).

Z powyższego wynika zatem, że wręczane pracownikom prezenty w określonych okolicznościach mogą nie podlegać w ogóle opodatkowaniu, ani podatek PIT, ani podatkiem od spadków i darowizn, ani podatkiem VAT.