28.06.2024


O czym jeszcze należy pamiętać, zatwierdzając sprawozdanie finansowe?

KATEGORIA: Praktyka

Czerwiec jest nieodzownie związany z czasem, kiedy spółki prawa handlowego podsumowują poprzedni rok, czego efektem jest zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności.

Zgodnie z przepisami o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Wobec tego, jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, powinno to nastąpić do 30 czerwca. Powyższy obowiązek dotyczy również spółek komunalnych. Kodeks spółek handlowych wskazuje, że zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością odbywa się na Zwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników, które zwołuje się przynajmniej raz w roku, właśnie w celu podsumowania działalności za poprzedni rok. Na marginesie warto dodać, że zgromadzenia w celu podjęcia uchwał w innych sprawach określane są jako Nadzwyczajne i zwoływane zgodnie z tokiem spraw spółki.

Ustawodawca, od odbycia Zwyczajnego Zgromadzenia uzależnił istotną kwestię, jaką jest sprawowanie mandatu przez członków Zarządu (jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej) i członków Rady Nadzorczej. Mimo że ustawa o gospodarce komunalnej zawiera regulacje szczególne związane z Radą Nadzorczą w spółce komunalnej, to w tym zakresie stosuje się przepisy Kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.). Oznacza to, że w przypadku spółek komunalnych zastosowanie znajdzie art. 218 § 2 w zw. z art. 202 § 3 k.s.h. Zgodnie z tymi regulacjami w przypadku powołania członków Rady Nadzorczej na okres dłuższy niż rok, ich mandaty wygasają z dniem odbycia Zgromadzenia Wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia tej funkcji. W tym miejscu warto dodać, że ustawa o gospodarce komunalnej w art. 10a ust 3 wprowadza 3 letnią kadencję dla członków Rady Nadzorczej w spółkach z większościowym udziałem JST, a z uwagi na imperatywny charakter tego przepisu, wspólnicy czy akcjonariusze tej spółki nie mogą uregulować tej kwestii inaczej. Wobec powyższego, przed odbyciem Zwyczajnego Zgromadzenia należy przeanalizować czy nie wygasła kadencja członków Rady Nadzorczej i nie powstała konieczność ich ponownego powołania. Przy czym, należy mieć na względzie, że przepisy rozróżniają pojęcie mandatu od kadencji i możliwym jest sytuacja, w której mimo upływu kadencji, mandat dalej może być sprawowany.

W k.s.h. definicja kadencji występuje jedynie w przepisach regulujących spółką akcyjną. Zgodnie z art. 369 § 1 k.s.h., kadencja to okres, na który powoływany jest członek organu. Kadencja może być wspólna (łączna) dla całego organu lub indywidualna dla każdego z członków danego organu. Oznacza to tyle, że w przypadku kadencji wspólnej, kadencja wygasa dla wszystkich członków organu jednocześnie, bez względu na datę powołania członka do organu.

Z kolei pod pojęciem mandatu, którego definicji próżno szukać w k.s.h., rozumie się uprawnienie do pełnienia funkcji danego organu. W literaturze wskazuje się, że pojęcia mandatu i kadencji stanowią aspekty tego samego zjawiska, jakim jest pełnienie obowiązków i wykonywanie praw członka organu[1].

W praktyce pojawiały się liczne wątpliwości dotyczące sposobu obliczania kadencji członków organów, które ustawodawca starał się uporządkować przez wprowadzenie zasady liczenia kadencji w pełnych latach obrotowych z zastrzeżeniem, że umowa czy statut spółki mogą mieć inne uregulowania w tym względzie. Mimo to w obrocie nadal dość często występują problemy liczenia kadencji i związanego z nią istnienia mandatu, zwłaszcza w sytuacji niedostatecznego uregulowanie tej materii w umowie czy statucie spółki. Na potrzeby niniejszego artykułu zostanie omówiona najczęstsza sytuacja tj. swoiste przedłużenie mandatu i jego trwanie po oficjalnym wygaśnięciu kadencji.

Tytułem przykładu, gdy w dniu 1 maja 2023 r. nastąpiło powołanie na członka organu, na 3 letnią kadencję liczoną w pełnych latach obrotowych, gdzie rok obrotowy równy jest kalendarzowemu, to przyjmując koncepcję prolongacyjną, kadencja upłynie z końcem 2026 roku. W takim przypadku mandat ulega przedłużeniu, albowiem mimo wygaśnięcia kadencji z końcem 2026 r., trwa on nadal do momentu odbycia Zgromadzenia Wspólników, czyli w praktyce do 30 czerwca 2027 r. Autorzy w tym miejscu pragną zwrócić uwagę na fakt, że z dniem odbycia Zgromadzenia wygasa mandat, a z końcem 2026 roku (jak w przedstawionym przykładzie) oficjalnie zakończy się kadencja. W związku z tym, jeżeli członek organu nie zostanie powołany na kolejną kadencję uchwałą Zgromadzenia Wspólników, nie powinien dalej pełnić swojej funkcji.

Wobec czego najważniejszym aspektem w tym zakresie jest ustalenie (i) daty powołania do pełnienia funkcji członka organu, (ii) daty odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka organu, a na końcu (iii) prawidłowe ustalenie wygaśnięcia zarówno mandatu jak i kadencji.

W przypadku spółek komunalnych wygaśnięcie mandatu obecnych, i brak powołania nowych członków Rady Nadzorczej może de facto powodować paraliż takiej spółki. Zgodnie bowiem z ustawą o gospodarce komunalnej członków Zarządu spółek z udziałem jednostek samorządu terytorialnego powołuje i odwołuje Rada Nadzorcza.

Wobec powyższego istotnym aspektem, związanym z odbyciem Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników jest kontrola mandatu i kadencji członków Rady Nadzorczej (oraz Zarządu), aby zapewnić ciągłość zarządzania spółką. Mimo że zatwierdzanie rocznych sprawozdań finansowych jest kojarzone głównie ze sferą księgową, istnieje szereg zagadnień korporacyjnych, które również muszą zostać spełnione, a o których często się zapomina.

 


[1] A. Kidyba [w:] M. Dumkiewicz, A. Kidyba, Komentarz aktualizowany do art. 1-300 Kodeksu spółek handlowych, LEX/el. 2024, art. 202.



Autor:
Karolina Piekarska

Radca prawny w Kancelarii Prawnej Ziemski & Partners w Poznaniu, specjalizuje się w prawie cywilnym



Dariusz Wegner

Prawnik zajmujący się prawem handlowym oraz cywilnym, w szczególności sprawami gospodarczymi i obsługą korporacyjną spółek



Tekst pochodzi z portalu Prawo Dla Samorządu