Prawo Dla Samorządu

Jednostki sektora finansów publicznych od połowy roku obowiązane będą do ujawniania informacji o umowach w formie tzw. rejestru. Przygotowanie się do realizacji tego obowiązku, powinno nastąpić jednak wcześniej, albowiem poprzez rejestr rozpowszechniane będą dane o umowach zawieranych od 1 stycznia 2022 r.

Rejestr umów

Ustawa o zmianie ustawy – kodeks karny oraz niektórych innych ustaw z dnia 14 października 2021r. (dalej również jako nowelizacja), zmieniła m.in. brzmienie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej jako u.f.p.). Przepisem art. 6 nowelizacji, rozszerzono instrumentarium, które ma zapewnić jawność gospodarowania środkami publicznymi. Do u.f.p. dodano art. 34a, który w całości dotyczy rejestru umów. Rejestr ten można uznać za usystematyzowany zbiór informacji o umowach zawieranych przez poszczególne jednostki sektora finansów publicznych.

Dotychczas sporządzanie takich rejestrów nie było nakazane jednostkom sektora finansów publicznych, Niektóre jednostki sporządzały rejestry umów (wszystkich, bądź niektórych ich kategorii) m.in. w celach ewidencyjnych. W wyniku nowelizacji u.f.p. rejestry prowadzone tak jak dotychczas można:

prowadzić obok rejestru nakazanego ustawowo (art. 34a u.f.p.), albo
zastąpić rejestrem prowadzonym na podstawie art. 34a u.f.p.

Rejestr wewnętrzny, nie może jednak zastąpić rejestru prowadzonego na podstawie art. 34a u.f.p.

W przypadku zdecydowania się przez jednostkę sektora finansów publicznych na zastąpienie dotychczas prowadzonego rejestru umów, rejestrem obligatoryjnym (tj. rezygnację z równoległego prowadzenia dwóch rejestrów), nieodzowne może okazać się zmodyfikowanie dokumentów wewnętrznych.

Jakich umów dotyczy obowiązek?

Zgodnie z art. 34a ust. 3 u.f.p., w rejestrze ewidencjonuje się umowy, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (dalej jako u.o.d.i.p.). Powyższe ustanawia szeroki zakres ewidencyjny i obejmuje nie tylko umowy zakupowe (stanowiące podstawę wydatków dla danej jednostki) ale również generujące dochody po stronie jednostki, którymi są m.in.: umowy najmu czy dzierżawy nieruchomości jednostek należących do sektora finansów publicznych.

Obowiązek ewidencyjny ulega zawężeniu, przepisami art. 34a ust. 4 i 5 u.f.p.

W rejestrze umów zamieszcza się informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, których wartość przedmiotu przekracza 500 zł. A contrario obowiązek ewidencyjny nie dotyczy umów o mniejszej wartości, jak również umów zawartych w innych formach niż wskazane w poprzednim zdaniu. Należy uznać, że ustawodawca miał świadomość zawierania, przez jednostki sektora finansów publicznych, umów również w innych formach i nie zdecydował się na powiązanie z nimi obowiązku ewidencyjnego.

Prawodawca w przedmiotowej regulacji nie wskazał wprost czy podana kwota (500 zł) jest wartością netto czy brutto, w związku z czym poczytywać należy, że brana pod uwagę kwota powinna być wartością brutto, tj. kwotą wraz z podatkiem od towarów i usług. Taki wniosek można wywieść m.in. z systemowej interpretacji ww. przepis. Przykładowo, w P.z.p., ustawodawca wyraźnie wskazuje, że niektóre kwoty należy ustalić w wartości netto (np. art. 28 P.z.p. dotyczący ustalania wartości zamówienia).

Ewidencjonowaniu podlegać będą m.in. umowy zawierane na podstawie przepisów P.z.p., jak i niepodlegające reżimowi tej ustawy (w tym umowy, których wartość nie przekracza 130 000 zł netto). W zakresie umów zawieranych w reżimie P.z.p., należy wskazać, że obowiązek wynikający z art. 34a u.f.p. rozszerza zakres obowiązków ewidencyjno-informacyjnych ustanowionych względem umów o zamówienia publicznego, wynikających z przepisów P.z.p. (np. względem obowiązku ogłoszenia o udzieleniu zamówienia). Rozszerzenie obowiązków ewidencyjnych nie dotyczy zamówień o których mowa w art. 12 ust. 1 P.z.p. Zgodnie z art. 34a ust. 4 u.f.p. w rejestrze umów nie zamieszcza się informacji o umowach zawartych w wyniku rozstrzygnięcia zamówień oraz konkursów, o których mowa w art. 12 ust. 1 P.z.p., tj. włączonych ze stosowania przepisów ustawy ze względu na ochronę informacji niejawnych lub ochronę istotnego interesu bezpieczeństwa państwa.

Jeżeli zaś chodzi o umowy do których zawarcia i realizacji nie znajduje zastosowanie P.z.p., w szczególności ze względu na wartość, należy odnieść się do wątpliwości jakie powstały względem zakupów na kwoty przekraczające 500 zł, ale dokonywane w formie ustnej umowy z fakturą VAT. W wielu sytuacjach, np. przy usługach, dostawach o wartości poniżej kwot określonych w przepisach P.z.p., przepisy nie obligują do zachowania określonej formy, co oznacza, że dopuszczają również złożenie oświadczenia woli w formie ustnej. Wskazać należy, że faktura VAT nie jest umową, natomiast stanowi konsekwencję realizacji danej usługi, z którą przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług wiążą obowiązek fakturowania, w postaci dokumentu księgowego. Takie umowy, z mocy art. 34a u.f.p., nie podlegają ewidencjonowaniu w rejestrze.

Kontynuując ww. wątek, zasadne jest wskazanie, że przepis art. 34a u.f.p., nie powinien być odczytywany jako ustanawiający nakaz dostosowania, ewentualnie ustanowionych, wewnętrznych procedur zakupowych (tzw. regulaminów udzielania zamówień podprogowych) np. w tym celu aby każda umowa, której wartość przekroczy 500 zł, była zawierana w jednej z form wymienionych w 34a ust. 5 u.f.p.

Jakie informacje zamieszczane są w rejestrze umów?

Ustawodawca, mając na celu jednolitość systemu rejestru umów, wskazał także zakres informacji jakie jednostki sektora finansów publicznych mają obowiązek zamieszczać w rejestrze umów, a są nimi:

1) numer umowy - o ile taki nadano;

2) datę i miejsce zawarcia umowy;

3) okres obowiązywania umowy;

4) oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron;

5) określenie przedmiotu umowy;

6) wartość przedmiotu umowy;

7) informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.

Powyższe ukazuje, że rejestr nie jest rejestrem umów jako takich, lecz informacji o nich. Stanowi on podstawę do powzięcia informacji o umowach jakie wiążą jednostkę sektora finansów publicznych, umożliwiając identyfikację niektórych informacji o tych kontraktach. Przepis art. 34a u.f.p. nie wyłącza regulacji normujących tryb i reguły udostępniania umów jako takich (z założenia u.o.d.i.p. czy szczególne pragmatyki takie jak P.z.p. – art. 74 ust. 2 w zw. z art. 73 P.z.p.). Jawny rejestr ma stanowić swoisty bodziec do powzięcia informacji o umowach, a następnie ewentualnie skorzystania z odpowiedniej drogi prawnej, do zapoznania się z umową jako taką.

Mając na względzie przepis art. 34a ust. 7 u.f.p., należy wskazać, że udostępnieniu podlegają nie tylko informacje o zawarciu umowy, ale również informacje o uzupełnieniu umowy, jej zmianie, rozwiązaniu za zgodą stron, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu (tj. informacje o zwieńczeniu kontraktowego stosunku prawnego). Obowiązek ten współistnieje z obowiązkami informacyjnymi wynikającymi wprost z przepisów P.z.p.

Od kiedy powstaje obowiązek i od jakiej daty należy zamieszać informacje o umowach w rejestrze?

Przepisy dotyczące obowiązku prowadzenia rejestru umów wchodzą w życie z dniem 01 lipca 2022 r.. co wynika z art. 15 nowelizacji. Natomiast zwrócić uwagę należy na art. 13 nowelizacji, zgodnie z którym, w rejestrach umów, o których mowa w 34a ust. 1 zmienianej ustawy o finansach publicznych, zamieszcza się informacje o umowach zawartych od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, tj.: od 1 stycznia 2022 r. W związku z czym również umowy zawarte pomiędzy 1 stycznia 2022 r. a 1 lipca 2022 r. winny być wprowadzone do rejestru umów. Natomiast wskazać należy, że przedmiotowy obowiązek nie będzie dotyczył umów, które zostały zmienione lub też rozwiązane po dniu 1 stycznia 2022 r., ale zawarte jeszcze przed tą datą. Rozstrzygając niniejszy problem, każdorazowo należy zwracać uwagę na dzień, w którym została podpisana umowa w pierwotnym brzmieniu.

Brak umieszczenia informacji w rejestrze i co dalej?

Zobligowani przepisami prawa do wypełnienia ww. obowiązku zostali kierownicy jednostek sektora finansów publicznych, którzy informacje w rejestrze umów muszą zamieścić bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy lub zaistnienia okoliczności w art. 34a ust. 8 u.f.p. (wyłączenie jawności danych).

Spełnienie omawianego obowiązku jest kluczowe ze względu na wprowadzone nowelizacją, w art. 34b u.f.p, sankcje za niedopełnienie obowiązku, zgodnie z którymi, kto nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów, o którym mowa w art. 34a ust. 1, albo podaje w nim nieprawdziwe dane, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Rejestr umów - nowy obowiązek jednostek sektora finansów publicznych