22.02.2021


Dostęp do akt sprawy w czasie pandemii także e-mailem

KATEGORIA: Przepisy

Mocą przepisów covidowych, wprowadzono szczególne reguły dostępu strony do akt sprawy. W czasie epidemii strona postępowania administracyjnego może żądać udostępnienia całości akt postępowania lub poszczególnych dokumentów za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w tym drogą mailową.

Dostęp strony do akt sprawy regulowany jest przez art. 73 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 1960 nr 30 poz. 168 z późn. zm.), [dalej: k.p.a.]. Zgodnie z § 1a tego przepisu, czynności związane z prawem dostępu strony do akt postępowania, tj. wgląd w akta sprawy, sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów, winny być dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Szczególne uregulowanie w powyższym zakresie wprowadza art. 73 § 3 k.p.a., który przewiduje, iż organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie rzeczonych czynności w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Wskazać należy przy tym, iż ustawodawca nie ustanowił w przedmiotowym zakresie obowiązku po stronie organu, lecz pozostawia to wyłącznie jego uznaniu (organ „może zapewnić”).

Istotne zmiany w kwestii prawa dostępu do akt sprawy wprowadzone zostały przez art. 15zzzzzn ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. 2020 poz. 374 z późn. zm.), [dalej: ustawa covidowa].  Zgodnie z tym przepisem, w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, w szczególności, gdy urząd administracji obsługujący organ administracji publicznej wykonuje zadania w sposób wyłączający bezpośrednią obsługę interesantów, organ administracji publicznej może zapewnić stronie udostępnienie akt sprawy lub poszczególnych dokumentów stanowiących akta sprawy również za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 nr 144 poz. 1204), [dalej: u.ś.u.d.e.], za środki komunikacji elektronicznej uważa się rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną. W świetle ustawy covidowej, akta lub dokumenty się w nich znajdujące udostępniać można na adres wskazany w rejestrze danych kontaktowych, o którym mowa w art. 20j ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne lub inny adres elektroniczny wskazany przez stronę.

W piśmiennictwie słusznie zauważa się, że względem obowiązującej regulacji, przywołany przepis art. 15zzzzzn pkt 2 ustawy covidowej wprowadza zasadniczą różnicę, polegającą na tym, iż organ administracji publicznej może udostępnić stronie postępowania akta sprawy nie tylko w swoim systemie teleinformatycznym, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w tym drogą poczty elektronicznej, przesyłając żądane dokumenty na odpowiedni adres elektroniczny, wskazany przez stronę. Ustawodawca zrezygnował nadto z wymogu uwierzytelniania strony[1].

Wskazać przy tym należy, iż art. 15zzzzzn pkt 2 ustawy covidowej umożliwia stronie postępowania wyłącznie udostępnienie akt sprawy przez organ administracji publicznej drogą elektroniczną (mailem). Wystąpienie natomiast przez stronę do organu z żądaniem udostępnienia akt sprawy podlega nadal regułom ogólnym wynikającym z  reżimu k.p.a.[2].

 


[1] por. E. Szewczyk, Modyfikacje postępowań administracyjnych prowadzonych w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ST 2020, nr 6, s. 18-28.

[2] patrz: J. Wilk, Czy w związku z epidemią koronawirusa wniosek o udostępnianie akt za pośrednictwem poczty elektronicznej może zostać złożony poprzez niepodpisaną elektronicznie wiadomość e-mail?, Opublikowano: QA 1472782, Lex.



Autor:
Joanna Kostrzewska

Partner, radca prawny w Kancelarii Prawnej Dr Krystian Ziemski & Partners w Poznaniu, specjalizuje się w prawie administracyjnym ze szczególnym uwzględnieniem prawa samorządowego.



Magdalena Kurnatowska

Asystent w dziale prawa administracyjnego


TAGI: Informatyzacja, Legislacja,



Tekst pochodzi z portalu Prawo Dla Samorządu