Prawo Dla Samorządu

W okresie w jakim wykonawcy pozostają związani złożonymi przez siebie ofertami, zamawiający ma zagwarantowaną możliwość wiążącego podejmowania kluczowych, dla wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, czynności. Ustanie stanu związania ofertą, nie uniemożliwia pozytywnego zakończenia postępowania, ale może osiągnięcie tego rezultatu uczynić mniej prawdopodobnym.

Podstawowy okres związania ofertą

Okres związania ofertą wyznaczany jest przez zamawiającego, w dokumentacji postępowania, z poszanowaniem ustawowych okresów maksymalnych. Regulacje nowego P.z.p. przewidują w tym zakresie zmiany.

	Zamówienie o wartości krajowej	Zamówienie o wartości unijnej ale mniejszej niż 20 000 000 (roboty budowlane) / 10 000 000 euro (dostawy lub usług)	Zamówienie o wartości równej lub przekraczającej 20 000 000 (roboty budowlane) / 10 000 000 euro (dostawy lub usług)
Maksymalny okres związania ofertą na gruncie P.z.p.	30 dni	60 dni	90 dni
Maksymalny okres związania ofertą na gruncie nowego P.z.p.	30 dni	90 dni	120 dni

Zgodnie z art. 220 ust. 1 i 307 ust. 1 nowego P.z.p. okres związania ofertą rozpoczyna swój bieg od dnia w którym upłynął termin składania ofert. Powyższe ma istotne znaczenie, w kontekście okoliczności, iż regulacje nowego P.z.p. odstępują od dotychczas nieznajdującej wyjątków reguły wiodącej zgodnie z którą termin otwarcia ofert musi zostać wyznaczony na ten sam dzień na który przypada termin składnia ofert. Zgodnie z art. 222 ust. 1 nowego P.z.p., otwarcie ofert może nastąpić w dzień następny po dniu w którym upłynął termin składania ofert. Ponadto art. 222 ust. 2 nowego P.z.p. przewiduje, że w przypadku zaistnienia awarii systemu przy wykorzystaniu, którego następuje składanie ofert, termin ten może być późniejszy i przypadać „niezwłocznie po usunięciu awarii”. W takiej sytuacji, pomimo że zamawiający nie ma możliwości zapoznania się z ofertami, a w konsekwencji prowadzenia czynności składających się na ich badanie i ocenę czy też weryfikacje podmiotową wykonawców, okres związania ofertą ulega realnemu skróceniu.

Nieplanowane skrócenie terminu związania ofertą, może nastąpić również w sytuacji w której zamawiający w warunkach nieuwagi, zmieniając termin składania ofert, nie wyznaczony nowego terminu granicznego związania ofertą. Zgodnie bowiem z art. 220 ust. 2 P.z.p., określenie terminu związania ofertą musi nastąpić bezwzględnie poprzez wskazanie daty, a nie poprzez wskazanie okresu związania ofertą – tak jak było to możliwe dotychczas. Niedokonanie we wskazanym zakresie modyfikacji, może skutkować realnym skróceniem okresu w jakim wykonawcy będą związani ofertą.

Przedłużony okres związania ofertą

Przepisy nowego P.z.p. nie modyfikują reguły zgodnie z którą zamawiający może zawnioskować, jednokrotnie, do wykonawców o wydłużenie okresu związania ofertą. Zmiany nastąpiły jednak w zakresie maksymalnego ustawowego okresu o jaki zamawiający może zawnioskować o przedłużenie związania ofertą.

	Zamówienie o wartości krajowej	Zamówienie o wartości unijnej ale mniejszej niż 20 000 000 (roboty budowlane) / 10 000 000 euro (dostawy lub usług)	Zamówienie o wartości równej lub przekraczającej 20 000 000 (roboty budowlane) / 10 000 000 euro (dostawy lub usług)
Maksymalny wnioskowany okres przedłużenia związania ofertą na gruncie P.z.p.	60 dni	60 dni	60 dni
Maksymalny wnioskowany okres przedłużenia związania ofertą na gruncie nowego P.z.p.	30 dni	60 dni	60 dni

Zestawienia poczynione w ramach dwóch powyższych tabel ukazują, że w przypadku zamówień o wartości krajowej, maksymalny łączny okres związania ofertą wynosi łącznie 60 dni, a więc równowartość okresu, na jaki zgodnie z aktualnymi regulacjami istniała możliwość zawnioskowania o wydłużenie okresu związania ofertą.

Nowością jest również uchylenia na gruncie nowego P.z.p. możliwość wydłużenia okresu związania ofertą z inicjatywy wykonawcy. Na gruncie nowych rozwiązań prawnych odstąpiono od wyposażenia wykonawców w uprawnienie analogiczne do wynikającego aktualnie z art. 85 ust. 2 P.z.p., który przewiduje, że „Wykonawca samodzielnie (…) może przedłużyć termin związania ofertą”.

Wyrażenie zgody na wybranie oferty najkorzystniejszej

Przepis art. 252 ust. 1 nowego P.z.p., który znajduje zastosowanie zarówno do postępowań o udzielenie zamówienia o wartości unijnej jak i krajowej (art. 266 P.z.p.) wyraża względny obowiązek wybrania oferty najkorzystniejszej w terminie związania ofertą. W ocenie projektodawców stanowi on wyraz potrzeby „bardziej efektywnego prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego” (uzasadnienie rządowego projektu ustawy – Prawo zamówień publicznych, s. 66).

W sytuacji w której wybór oferty najkorzystniejszej miałby nastąpić po upływie terminu związania ofertą, zamawiający obowiązany jest uprzednio wezwać wykonawcę, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, do wyrażenia zgody na wybór jego oferty. Niewyrażenie takiej zgody aktualizuje wyrażoną w art. 216 ust. 1 pkt 13 nowego P.z.p. przesłankę odrzucenia oferty wykonawcy a nadto wynikający z art. 252 ust. 3 nowego P.z.p. obowiązek wezwania, przez zamawiającego, kolejnego wykonawcy z listy rankingowej do wyrażenia zgody na wybór jego oferty jako najkorzystniejszej. Ostatni z wskazanych obowiązków nie powstanie jeżeli zaistnieją przesłanki do unieważnienia postępowania.

Powyższe rozwiązanie, pomimo że, proceduralnie może nie wykazywać znacznych różnic względem kierowania wniosków o dalsze związanie się wykonawcy ofertą, ma swoje ciemne strony. Wynikają one m.in. z powiązania okresu w jakim wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć wadialnie ofertę z okresem w jakim jest nią związany. Wyrazem powyższego jest m.in. przepis art. 97 ust. 5 i 6; art. 220 ust. 5 czy art. 226 ust. 1 pkt 14 nowego P.z.p. Mocą przepisów nowego P.z.p. upływ terminu związania ofertą, stanowi jedną z okoliczności aktualizujących po stronie zamawiającego obowiązek zwrotu wadium (art. 98 ust. 1 pkt 1 nowego P.z.p.). Należy bowiem podkreślić, że na gruncie nowego P.z.p., odstąpiono od reguły wynikającej z aktualnego brzmienia art. 46 ust. 1 P.z.p,, zgodnie z którą zwrot wadium następuje po wyborze oferty najkorzystniejsze, a w przypadku wykonawcy, którego oferta została wybrana po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

W konsekwencji zarówno wnioski o wyrażenie zgody na wybór oferty konkretnego wykonawcy, jak i odpowiedzi na nie, składane są na etapie na którym wyłączona jest możliwość zatrzymania wadium. Ze względu na powyższe nawet jeżeli wykonawca wyrazi zgodę na wybranie jego oferty, ale następnie nie dopełni, któregokolwiek z obowiązków wskazanych w art. 98 ust. 6 nowego P.z.p., np. nie złoży na kolejne wezwanie zamawiającego podmiotowych środków dowodowych, zamawiający nie będzie miał możliwości zaspokojenia się z zabezpieczenia wadialnego.

Brak związania ofertą generuje zwiększone ryzyko potencjalnych nieprawidłowości wynikające z nielojalności przedkontraktowej pretendenta o uzyskanie zamówienia publicznego, a nadto rodzi pytanie o kroki proceduralne jakie powinien podjąć w przypadku gdy wytypowany, na podstawie listy rankingowej, wykonawca nie dopełni obowiązków umożliwiających uznanie jego oferty za najkorzystniejszą. Mając na względzie powyższe, zasadne jest aby zamawiający przed wezwaniem wykonawcy, którego oferta uplasowała się na najwyższym miejscu rankingowym, w oparciu o dyspozycję art. 126 ust. 2 albo art. 274 ust. 2 nowego P.z.p. wezwał wykonawców do złożenia wszystkich podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia. Powyższe może ograniczyć spektrum negatywnych konsekwencji wynikających z upływu terminu związania ofertą.

Związanie ofertą na gruncie nowego P.z.p.