Prawo Dla Samorządu

W dniu 4 maja 2019 r. wchodzi w życie ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej jako: „Ustawa”. Ustawa nowelizuje 162 akty prawne celem dostosowania różnych procesów przetwarzania danych osobowych do Rodo[1]. W niniejszym artykule zasygnalizowano kilka najważniejszych zmian.

Zmiany w KPA i OP

Ustawa wprowadza szereg zmian w Kodeksie postępowania administracyjnego[2] oraz Ordynacji podatkowej[3]. Ustawa kreuje ogólną zasadę, że realizacja ww. obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 ust. 1 i 2 Rodo, odbywa się niezależnie od obowiązków organów administracji publicznej przewidzianych w Kodeksie postępowania administracyjnego i nie wpływa na tok i wynik postępowania. Taką samą regułę ogólną przyjęto w Ordynacji podatkowej. Ponadto Ustawa reguluje moment (chwilę) realizacji obowiązku informacyjnego w toku postępowania administracyjnego oraz postępowania podatkowego. Zgodnie z nowym art. 61 § 5 Kodeksu postępowania administracyjnego, organ administracji publicznej przekazuje informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 Rodo, przy pierwszej czynności skierowanej do strony, chyba że strona posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie. Na gruncie Ordynacji podatkowej wspomnianą klauzulę informacyjną powinno zawierać upoważnienie do kontroli podatkowej. Niestety ustawodawca nie określił sposobu formułowania klauzuli informacyjnej z art. 13 ust. 1 i 2 Rodo, nie wskazał także minimalnych środków technicznych lub organizacyjnych służących ochronie danych osobowych w postępowaniach administracyjnych i postępowaniach podatkowych.

Akty planistyczne

Ustawodawca uregulował sposób realizacji obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 ust. 1 i 2 Rodo, w toku procedur planistycznych prowadzonych na podstawie ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. z 2018 r. poz. 1945 z późn. zm.). Zasadniczo wójt, burmistrz, prezydent miasta, marszałek województwa, wojewoda, zarząd województwa albo zarząd związku metropolitalnego powinien zamieszczać klauzulę informacyjną w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, na swojej stronie internetowej oraz w widocznym miejscu w swojej siedzibie. W niektórych przypadkach Ustawa nakazuje dodatkowo publikować ww. w obwieszczeniu albo ogłoszeniu. Po wtóre, Ustawa określa minimalne środki zabezpieczające dane osobowe przetwarzane w ramach procedur planistycznych. Dane osobowe podlegają zabezpieczeniom zapobiegającym nadużyciom lub niezgodnemu z prawem dostępowi lub przekazaniu polegającym co najmniej na:

1) dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych;

2) pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w poufności.

Deklaracja śmieciowa po nowemu

Ustawa nowelizuje także ustawę z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2018 r. poz. 1454 z późn. zm.). Zmieniony art. 6n ust. 1 pkt 1 powołanej ustawy stanowi, że wzór deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi składanej przez właścicieli nieruchomości (dalej jako: „Deklaracja”) powinien zawierać informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 Rodo. Jednocześnie na mocy art. 165 Ustawy, uchwały wydane przed dniem wejścia w życie Ustawy określające wzór Deklaracji zachowują moc do czasu wydania uchwał na podstawie zmienionego art. 6n, jednak nie dłużej niż przez okres 12 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej Ustawy. W rezultacie najpóźniej do dnia 4 maja 2020 roku rady gminy powinny uchwalić nowe wzory Deklaracji, które będą zawierać stosowne klauzule informacyjne. Konieczność zmiany istniejących Deklaracji jest niezależna od faktu, iż obecnie gmina lub inny podmiot spełniały obowiązek informacyjny, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 Rodo, poprzez zamieszczenie informacji w biurze obsługi interesanta, na swojej stronie internetowej lub Biuletynie Informacji Publicznej.

Dwa terminy zmian w ewidencji ludności

Omawiana nowelizacja obejmuje również przepisy ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2018 r. poz. 1382 z późn. zm.). Pomijając w tym miejscu przedmiot i zakres zmian w przepisach prawa, należy zwrócić uwagę na dwa odrębne terminy wejścia w życie zmienionych regulacji:

gros zmian w powołanej ustawie o ewidencji ludności wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia Ustawy, a więc w dniu 4 maja 2019 r.,
znowelizowane art. 47 ust. 3a oraz art. 48 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności wejdą w życie już w dniu 1 maja 2019 roku.

Kodeks pracy

Od dnia 4 maja 2019 r. nowe regulacje będą obowiązywać także w Kodeksie pracy[4]. Pracodawca nie będzie mógł żądać od kandydata do pracy podania adresu zamieszkania, ale będzie mógł przetwarzać dane kontaktowe podane przez taką osobę bez potrzeby uzyskiwania odrębnej zgody w tym zakresie. Ustawa dopuszcza możliwość przetwarzania dodatkowych danych osobowych kandydata do pracy albo pracownika za zgodą osoby, której dane dotyczą. Jednocześnie Ustawa potwierdza obowiązującą dotąd zasadę, że zgoda kandydata do pracy albo pracownika nie może być podstawą przetwarzania danych osobowych zawartych w wyrokach skazujących. Pamiętać również należy, iż brak wyrażenia zgody albo cofnięcie zgody przez osobę, której dane dotyczą, nie może powodować negatywnych konsekwencji dla tej osoby. Ustawa zakazuje stosowania monitoringu w pomieszczenia udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Fundusz socjalny

Zmienione będą również przepisy dotyczące zakładowego funduszu świadczeń socjalnych[5]. Począwszy od 4 maja 2019 r. wejdzie w życie ogólna zasada, iż przekazanie danych osobowych do pracodawcy w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Jednocześnie pracodawca zachowuje prawo żądania udokumentowania ww. danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Po wtóre, jeżeli w toku wydatkowania środków z funduszu będzie mieć miejsce przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych (np. zdrowie), wówczas takie czynności mogą wykonywać wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy. Ustawodawca sprecyzował okres przetwarzania danych osobowych dla celów funduszowych – przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Jednocześnie, Ustawa nakazuje pracodawcy dokonywać przeglądu danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania.

[1] rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.)

[2] ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 z późn. zm.)

[3] ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800 z późn. zm.)

[4] Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm.)

[5] ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1316 z późn. zm.)

TAGI: Deklaracja śmieciowa, Nowelizacja, Ochrona danych osobowych, Planowanie przestrzenne, Rada gminy,

Ochrona danych osobowych w administracji publicznej od 4 maja 2019 r.