Prawo Dla Samorządu

Obowiązek prowadzenia ww. dokumentów - gdy ma to zastosowanie - odpowiednio dla administratora i podmiotu przetwarzającego oraz jego przedstawiciela określają przepisy art. 30 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony danych osób fizycznych (…) (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (RODO). Nie podlegają one udostępnieniu w trybie dostępu do informacji publicznej, gdyż nie stanowią informacji publicznej, lecz stanowią dokumenty o charakterze wewnętrznym - organizacyjnym i porządkowym. Teza ta wynika z wyroku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi (WSA w Łodzi) z dnia 12 lutego 2019 r. (sygn. akt II SAB/Łd 181/18).

Ww. wyrokiem WSA w Łodzi oddalił skargę na bezczynność organu (Prezydenta Miasta Ł.) w przedmiocie wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Ww. wniosek dotyczył udostępnienia w formie elektronicznej m.in. rejestru czynności przetwarzania oraz rejestru kategorii czynności przetwarzania.

Skarżący nie otrzymał m.in. ww. rejestrów i wniósł skargę bezczynność ww. organu. W odpowiedzi na nią ww. organ wniósł o jej oddalenie wyjaśniając m.in., że ww. rejestry o udostępnienie których wnosił skarżący, stanowią dokumentację wewnętrzną wspomagającą pracę administratora i inspektora ochrony danych w zakresie wdrażania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, tak aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z przepisami RODO oraz gwarantowało realizację zasady rozliczalności przed organem nadzoru, a z uwagi na fakt, że powyższe rejestry zawierają ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, nie podlegają ujawnianiu i powszechnemu dostępowi.

Ww. skarga okazała się niezasadna, gdyż WSA w Łodzi uznał, że ww. organ jest podmiotem obowiązanym do udostępniania informacji publicznej, jednakże ww. rejestry, jako dokumenty o charakterze wewnętrznym nie stanowią informacji publicznej.

W tym zakresie WSA w Łodzi wskazał, iż z szerokiego zakresu pojęcia informacji publicznej wyłączeniu podlegają treści zawarte w dokumentach wewnętrznych, rozumiane jako informacje o charakterze roboczym (zapiski, notatki), które zostały utrwalone w formie tradycyjnej lub elektronicznej i stanowią pewien proces myślowy, proces rozważań, etap wypracowywania finalnej koncepcji, przyjęcia ostatecznego stanowiska przez pojedynczego pracownika lub zespół. W ich przypadku można bowiem mówić o pewnym stadium na drodze do wytworzenia informacji publicznej. Zdaniem WSA w Łodzi od dokumentów urzędowych - w rozumieniu art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej - odróżnia się dokumenty wewnętrzne służące wprawdzie realizacji jakiegoś zadania publicznego, ale nieprzesądzające o kierunkach działania organu. Dokumenty takie służą wymianie informacji, zgromadzeniu niezbędnych materiałów, uzgadnianiu poglądów i stanowisk. Nie są jednak wyrazem stanowiska organu, wobec czego nie stanowią informacji publicznej. Ponadto - zdaniem WSA w Łodzi - rozróżnić należy informację publiczną od nośnika tej informacji. Żądane rejestry nie zawierają informacji o sprawach publicznych, lecz informację o sposobie gromadzenia danych osobowych. Są więc nośnikiem informacji o charakterze wewnętrznym, porządkowym, ewidencyjnym, który ma służyć zapewnieniu m.in. porządku i bezpieczeństwa. Takie rejestry nie odnoszą się natomiast do publicznej sfery działania organu i jako takie nie zawierają informacji publicznej.

Z powołaniem na powyższe uzasadnienie WSA w Łodzi podzielił stanowisko ww. organu, zgodnie z którym żądane przez skarżącego rejestry nie podlegają udostępnieniu w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Ww. wyrok stanowi istotny krok w interpretacji przepisów z zakresu ochrony danych osobowych i dostępu do informacji publicznej i ich wzajemnej relacji. Jednakże jego uzasadnienie opiera się na odróżnieniu pojęcia tzn. dokumentu wewnętrznego, które nie jest definiowane w ww. regulacji, a wywodzone z orzecznictwa. Ww. uzasadnienie nie akcentuje przy tym kwestii ochrony takich informacji, jak ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, które mogą zawierać w ww. rejestry. Na tę kwestię zwrócił uwagę ww. organ. Jednak ograniczenie prawa do informacji publicznej z powołaniem na nią - w przypadku uznania, że ww. rejestry objęte są zakresem pojęcia informacji publicznej - wymaga wywiedzenia podstawy do odmowy ich udostępnienia w szczególności na gruncie przepisów art. 5 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Takiej możliwości te przepisy wprost nie przewidują, co stanowić może asumpt dla inicjatywy do ich ewentualnej zmiany.

Rejestry czynności przetwarzania oraz kategorii czynności przetwarzania nie podlegają udostępnieniu w trybie dostępu do informacji publicznej.