Prawo Dla Samorządu

Głównym celem ustawy z dnia 20 lipca 2018 r.[1] było odroczenie obowiązku komunikowania się zamawiających z wykonawcami za pomocą środków komunikacji elektronicznej w toku udzielania zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne. Powyższe znalazło odzwierciedlenie w dodaniu do ustawy z dnia 22 czerwca 2018 r.[2], art. 15 ust. 1 pkt 3, zgodnie z którym przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 1579, dalej: P.z.p.) w zakresie w jakim przewidują obowiązek komunikacji wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej stosuje się w odniesieniu do postępowań prowadzonych przez zamawiających, innych niż centralni, w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż tzw. progi unijne, od dnia 1 stycznia 2020 r.

Komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami

Odroczenie obowiązku stosowania elektronicznych kanałów komunikacyjnych nie oznacza, że aż do stycznia 2020 r. nie będą one wykorzystywane przez zamawiających. Zgodnie z art. 18a pkt 1 ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. (dodanym ustawą nowelizującą z dnia 20 lipca 2018 r.), w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonych przez innych zamawiających niż centralny zamawiający, których wartość zamówienia nie przekracza progów unijnych, wszczętych i niezakończonych przed dniem 1 stycznia 2020 r. komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się:

za pośrednictwem operatora pocztowego,
osobiście,
za pośrednictwem posłańca,
za pośrednictwem faksu lub
przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Spektrum dozwolonych w konkretnym postępowaniu o udzielenie zamówienia sposobów komunikacji uzależnione jest od wyboru dokonanego przez zamawiającego. Zamawiający obowiązany jest uwzględnić by określony przez niego sposób przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji nie ograniczał konkurencji (art. 18a pkt 2 ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r.).

Ponadto zgodnie z art. 18a pkt 4 ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r.:

oferty,
wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
oświadczenie, o którym mowa w art. 25a P.z.p. (oświadczenie wstępne),

składane są, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej, albo – za zgodą zamawiającego – w postaci elektronicznej, opatrzone odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Przytoczone reguły stanowią odbicie obecnie obowiązujących rozwiązań.

Rozporządzenie ws. komunikacji elektronicznej

Jednym z aktów delegowanych, który zostanie dostosowany do stanu prawnego ukształtowanego ustawą nowelizującą z dnia 20 lipca 2018 r. jest Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz. U. poz. 1320, dalej: Rozporządzenie ws. komunikacji elektronicznej). Jest to rozporządzenie, którym określone zostały:

wymagania techniczne i organizacyjne użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia,
sposób sporządzania i przechowywania dokumentów elektronicznych oraz sposób i tryb ich przekazywania, udostępniania i usuwania.

Pomimo, że regulacje zawarte w Rozporządzeniu ws. komunikacji elektronicznej, największe znaczenie będą odgrywały w przypadku zamówień o wartości również lub wyższej niż tzw. progi unijnej, to jednak nie będą one obojętne dla zamówień o mniejszej wartości. Zgodnie z projektem z dnia 6 września 2018 r.[3] zmianie ma ulec m.in. § 7 ust. 2 Rozporządzenia ws. komunikacji elektronicznej, który uzyskać ma następujące brzmienie:

Do postępowań o udzielenie zamówienia, których wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, prowadzonych przez zamawiających innych niż centralny zamawiający, o którym mowa w art. 15b ust. 1 ustawy, wszczętych w okresie od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia (planowany termin to 18 października 2018 r. – przypis K.R) do dnia 31 grudnia 2019 r., przepisy niniejszego rozporządzenia mają odpowiednie zastosowanie w przypadku, gdy zamawiający dopuścił możliwość komunikacji zamawiającego z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.”.

Zważając na powyższe zakres w jakim zamawiający zdecyduje się na wykorzystanie kanałów komunikacji elektronicznej w toku udzielania zamówienia o wartości nieprzekraczającej progów unijnych będzie determinował odpowiednie zastosowanie reguł zawartych w Rozporządzeniu ws. komunikacji elektronicznej.

Rozporządzenie ws. dokumentów

Kolejnym aktem podustawowym, który do dnia 18 października 2018 r. ma zostać zmodyfikowany[4] jest Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. z 2016 r., poz. 1126, dalej: Rozporządzenie ws. dokumentów).

Przyjętym przez projektodawcę założeniem jest wykorzystanie w toku udzielania zamówienia publicznego środków komunikacji elektronicznej. Powyższe znajduje swoje odzwierciedlenie również w regulacjach dotyczących postępowań o wartości mniejszej niż tzw. progi unijne. Zgodnie z § 2 projektowanego rozporządzenia zmieniającego:

W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, których wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, prowadzonych przez zamawiających innych niż centralny zamawiający, o którym mowa w art. 15b ust. 1 ustawy, wszczętych w okresie od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia (planowany termin to 18 października 2018 r. – przypis K.R.) do dnia 31 grudnia 2019 r., w których zgodnie z wyborem zamawiającego, nie została dopuszczona możliwość składania dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w rozporządzeniu, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, przepisy rozporządzenia stosuje się w brzmieniu nadanym niniejszym rozporządzeniem, z tym że:

1) dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w rozporządzeniu, składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem;

2) poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje w formie pisemnej.

A contrario jeżeli zamawiający dopuści możliwość składania oświadczeń lub dokumentów o których mowa w Rozporządzeniu ws. dokumentów przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zastosowanie znajdą regulacje tego aktu w brzmieniu nadanym mu planowaną nowelizacją, bez ww. wyjątków.

Obecne brzmienie projektu przewiduje zmiany w zakresie § 14, § 15 i § 16 Rozporządzenia ws. dokumentów. W szczególności planowane jest usunięcie reguły zgodnie z którą oświadczenia wykonawcy i innych podmiotów na których zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca na zasadach określonych w art. 22a P.z.p. oraz dotyczące podwykonawców, składane są wyłącznie w oryginale (usunięcie § 14 ust. 1), a także wprowadzenie reguł przewidujących, że

dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w rozporządzeniu, składane są w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego lub elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem (§ 14 ust. 2),
poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio wykonawca, podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo podwykonawca, w zakresie dokumentów lub oświadczeń, które każdego z nich dotyczą (§ 14 ust. 3),
poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje w formie elektronicznej (§ 14 ust. 4).

[1] Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. zmieniająca ustawę - Prawo zamówień publicznych oraz ustawę o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2018 r., poz. 1603, dalej: ustawa nowelizująca z dnia 20 lipca 2018 r.).

[2] Ustawa z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r., poz. 1020, dalej: ustawa z dnia 22 czerwca 2016 r.).

[3] https://legislacja.rcl.gov.pl/docs//4/12315750/12532614/12532615/dokument360665.pdf.

[4] https://legislacja.rcl.gov.pl/docs//528/12315851/12533362/12533363/dokument357379.pdf.

Dobrowolna komunikacja elektroniczna a zmiany w rozporządzeniach