15.05.2018


Obowiązki zamawiających w zakresie e-faktur

KATEGORIA: Przepisy

Od 18 kwietnia 2018 r., a więc od dnia w którym zmianie uległ sposób sporządzania i przekazywania JEDZ, elektronizacja zamówień publicznych weszła w kolejną fazę. Jednym z następnych etapów wskazanego procesu będzie zwiększenie stopnia wykorzystania instrumentu faktur elektronicznych – celowi temu służyć ma projektowana ustawa.

Dnia 30 kwietnia b.r. na stronie RCL1 zamieszczony został projekt ustawy, którą nastąpić ma wdrożenie do krajowego porządku prawnego regulacji dyrektywy 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (dalej: dyrektywa 2014/55/UE)2. Podstawowy dla zamawiających obowiązek w postaci odbioru ustrukturyzowanych faktur elektronicznych wystawionych przez wykonawców w związku z realizacją umów w sprawie zamówienia publicznego3, został uzupełniony o nakaz posiadania przez te podmioty konta na Platformie Elektronicznego Fakturowania (dalej: Platforma)4.

Wskazana powyżej Platforma5 stanowić narzędzie, konkretyzując system teleinformatyczny, służące do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych (związanych z realizacją zamówienia publicznego – art. 2 pkt 3 projektowanej ustawy)6. Konieczność założenia przez zamawiających kont na Platformie wiąże się z przyznaniem wykonawcom zamówień publicznych, uprawnienia do przekazywania ustrukturyzowanych faktur za pośrednictwem Platformy oraz skorelowanym z nim obowiązkiem odbierania ich przez zamawiających (art. 4 ust. 1 i 2 projektowanej ustawy). Należy odnotować, że projektowana ustawa w sposób szeroki zakreśla pojęcie „zamawiającego” uznając, że jest nim każdy zamawiający w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: P.z.p.) oraz w rozumieniu art. 2 pkt 11 ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usług (dalej: u.u.k.r.b.u.).

Wykonawcy będą zasadniczo również uprawnieni do wysyłania innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych za pomocą Platformy. Uprawnienie to będzie przysługiwać w dwóch kategoriach sytuacji:

  1. wyrażenia przez strony zgody albo

  2. przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia stanie w którym zastosowanie znajdował art. 10a ust. 1 P.z.p.

Przytoczony art. 10a ust. 1 P.z.p. ustanawia regułę wiodącą w zakresie sposobu porozumienia się pomiędzy zamawiającym a wykonawcę w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zasadniczo od 18 października 2018 r. komunikacja w toku postępowania będzie odbywać się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej7. Zważając na powyższe, wykonawcy w szerokim zakresie będą mogli przesyłać zamawiającym również inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne za pośrednictwem Platformy. Uszczegółowienia kategorii dokumentów jakie będą mogły zostać przesłane przy wykorzystaniu Platformy dokona minister właściwy do spraw gospodarki (art. 6 ust. 8 projektowanej ustawy).

Zgodnie z projektowanymi rozwiązaniami, ustawa będzie łapać umowy w sprawie zamówienia publicznego w locie. Zamawiający obowiązani będą do odbierania faktur elektronicznych wystawionych w związku z realizacją kontraktów publicznych od dnia 18 kwietnia 2019 r.8. Zatem również starsze umowy, w tym zawierane obecnie, będą podstawą do wystawienia przez wykonawców faktur w formie elektronicznej i przekazania ich za pośrednictwem Platformy. Wyjątek dotyczy umów w sprawie zamówienia publicznego oraz umów koncesji, zawartych w oparciu o wyjątek z art. 4 ust. 8 P.z.p. albo art. 4 u.u.k.r.b.u. (wskazane przepisy wyłączają stosowanie wymienionych ustaw do zamówień albo umów o wartości mniejszej niż równowartość kwoty 30 000 euro)9. Do wskazanych zamówień albo umów przepisy projektowanej ustawy będzie się stosować od 1 sierpnia 2019 r.

Odnotowania wymaga, iż bezpośrednio po upływie ww. terminów obowiązek przyjmowania innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, nie będzie dotyczył tak szerokiego grona zamawiających jak w przypadku faktur. Jeżeli przekazanie wskazanych kategorii dokumentów za pośrednictwem Platformy, nie opiera się na zgodzie stron, to wykonawca uzyskuje uprawnienie do ich przekazania jedynie w sytuacji w której do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego miał zastosowanie art. 10a ust. 1 P.z.p. Ze względu na powyższe dopiero jeżeli umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w konsekwencji przeprowadzenia postępowania w którym komunikacja obowiązkowo odbywała się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wykonawca będzie uprawniony do przekazywania innych ustrukturyzowanych dokumentów za pośrednictwem Platformy. Zasadniczo będą to zatem kontrakty, których zawarcie nastąpiło w wyniku przeprowadzenia postępowania wszczętego po 18 października 2018 r. Należy wskazać, że uprawnionym do przekazywania innych dokumentów za pośrednictwem Platformy nie musi być wyłącznie wykonawcy. Może nim być również zamawiający (np. w zakresie przekazania protokołu zdawczo-odbiorczego). Wygoda komunikacji (zależna również od poziomu przyjazności Platformy dla użytkownika) może skłonić strony umowy w sprawie zamówienia publicznego do wyrażenia zgody na przekazywanie w ten sposób dokumentów.

Wskazane terminy mają również istotne znaczenie dla momentu w którym Zamawiający obowiązany będzie posiadać konto na Platformie. Zgodnie z art. 10 projektowanej ustawy zamawiający obowiązany będzie założyć konto przed upływem pierwszego określonego w umowie w sprawie zamówienia publicznego terminu zapłaty wynagrodzenia należnego wykonawcy, który upływa po terminie 17 kwietnia 2019 r. Należy przyjąć, że jeżeli zamawiającego wiążą wyłącznie umowy w sprawie zamówienia publicznego albo koncesji zawarte na podstawie wyłączeń przewidzianych w art. 4 ust. 8 P.z.p. albo 4 u.u.k.r.b.u., termin na założenie przez zamawiającego konta na Platformie upływać będzie w sposób analogiczny. Zamawiający będzie obowiązany posiadać konto przed upływem pierwszego określonego w umowie w sprawie zamówienia publicznego terminu zapłaty wynagrodzenia należnego wykonawcy, który upływać będzie po terminie 31 lipca 2019 r.

1 http://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12311002/katalog/12504794#12504794, dalej: projektowana ustawa

2 Zob. K. Różowicz, Instrument e-faktury w elektronicznym systemie zamówień publicznych w świetle rozwiązań dyrektywy 2014/55/UE (w:) Prawo zamówień publicznych. Stan obecny i kierunki zmian, red. H. Nowicki, P. Nowicki, Wrocław 2015.

3 Artykuł 7 dyrektywy 2014/55/UE oraz art. 4 ust. 1 projektu ustawy.

4 http://efaktura.gov.pl/o-projekcie

5 Organem zapewniającym funkcjonowanie platformy ma zostać minister właściwy do spraw gospodarki (art. 6 ust. 1 projektu ustawy).

6 W uzasadnieniu do projektu ustawy wskazano na następujące dokumenty: „fakturę korygującą, notę korygującą rachunek, notę księgową, umowę, zamówienie, potwierdzenie dostawy, protokół zdawczo-odbiorczy”.

7 Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw, obowiązek komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej znajduje zastosowanie od 18 października 2018 r. Wyjątek dotyczy zamówień prowadzonych przez centralnego zamawiającego. W takiej sytuacji obowiązek ten znajduje zastosowanie już od 18 kwietnia 2017 r.

8 Zgodnie z art. 11 ust. 1 projektowanej ustawy, wchodzi ona elektronicznego życie z dniem 27 listopada 2018 r. za wyjątkiem art. 4 i art. 6 ust. 4, które wchodzą w życie z dniem 18 kwietnia 2019 r.

9 Warto odnotować, ze determinujące znaczenie ma szacunkowa wartość zamówienia albo umowy koncesji a nie wartość zawartej i realizowanej umowy.



Autor:
Konrad Różowicz

prawnik w Kancelarii Prawnej Dr Krystian Ziemski & Partners w Poznaniu, specjalizuje się w prawie zamówień publicznych.


TAGI: Przetargi, Samorząd,



Tekst pochodzi z portalu Prawo Dla Samorządu