Centralny Rejestr Umów – „szczęśliwy” finał

4 grudnia 2025 r. Sejm uchwalił ustawę zmieniającą ustawę o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw oraz o zmianie niektórych innych ustaw, która reguluje zasady funkcjonowania Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (w skrócie Centralny Rejestr Umów JSFP lub CRU JSFP). Ustawa została podpisana przez Prezydenta i opublikowana w Dzienniku Ustaw (z 2025 r. poz. 1844). Weszła w życie 1 stycznia 2026 r.

Jakie informacje o umowach mają być dostępne w CRU?

Uchwalona ustawa przyjmuje, że w CRU mają być udostępniane dane o umowach stanowiących zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych. Obowiązek będzie więc dotyczył umów:

1. odpłatnych;
2. zawieranych między zamawiającym-jednostką sektora finansów publicznych a wykonawcą w rozumieniu P.z.p.;
3. których przedmiotem jest nabycie przez jednostkę sektora od wybranego wykonawcy:
   • robót budowlanych zgodnie z art. 7 pkt 21 P.z.p.;
   • dostaw zgodnie z art. 7 pkt 4 P.z.p.;
   • usług zgodnie z art. 7 pkt 28 P.z.p.

Informacje umieszczone w Rejestrze dotyczyć będą umów, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Największa batalia toczyła się o wartość umów, o których dane mają być udostępniane. Rząd w przedłożonym projekcie postulował, aby było to 10 tys. zł, co spotkało się z bardzo dużym sprzeciwem, przede wszystkim organizacji pozarządowych. W zmienionym projekcie ustawy przywrócono pierwotnie zakładany próg 500 zł. Senat jednak opowiedział się za całkowitym zniesieniem tego progu i w takiej wersji ustawa została ostatecznie przyjęta.

Obowiązek udostępnienia informacji dotyczyć będzie umów zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.

W CRU nie będą udostępniane informacje o umowach mające charakter niejawny objęte tajemnicami prawnie chronionymi, jak również ze względu na interes bezpieczeństwa państwa, w tym dotyczące obronności RP.

Do dotychczasowego zakresu wyłączeń podmiotowych z obowiązku publikacji w CRU (placówki zagraniczne w rozumieniu art. 7 pkt 7 ustawy z dnia 21 stycznia 2021 r. o służbie zagranicznej) informacji o umowach dodano służby specjalne, o których mowa w art. 11 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Agencji wywiadu oraz jednostki podległe MON.

W Rejestrze nie będą też udostępniane umowy:

1. o których mowa w art. 11 ust. 2 pkt 1 P.z.p.;
2. dotyczące zamówień, o których mowa w art. 14 P.z.p.;
3. dotyczące czynności operacyjno-rozpoznawczych finansowanych z funduszu operacyjnego i podejmowanych przez jednostki uprawnione na podstawie odrębnych ustaw;
4. w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa lub której udostępnienie, uwzględniając w szczególności możliwość agregacji tych informacji, może zagrażać interesom państwa albo wywrzeć niekorzystny wpływ w zakresie bezpieczeństwa lub obronności, w tym w zakresie zabezpieczenia granicy państwowej, zabezpieczenia bezpieczeństwa paliwowego i gazowego państwa, bezpieczeństwa infrastruktury krytycznej w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 26 kwietnia 2007 r. o zarządzaniu kryzysowym oraz o udzielaniu świadczeń opieki zdrowotnej zamieszczanych na stronie NFZ na podstawie art. 135 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Od kiedy CRU zacznie obowiązywać?

Projekt rządowy zakładał etapowe wprowadzanie Rejestru, odpowiednio od 1 stycznia, 1 lipca 2027 r. i 1 stycznia 2028 r. Sejm przegłosował, że CRU zacznie obowiązywać dla umów zawartych od 1 lipca 2026 r. przez wszystkie niepodlegające wyłączeniu jednostki sektora finansów publicznych.

Co jeszcze?

CRU ma prowadzić Minister Finansów w systemie teleinformatycznym.
Dostępne w nim będą następujące dane o ww. umowach:

1. numer umowy, o ile go nadano;
2. datę zawarcia;
3. okres obowiązywania;
4. oznaczenie stron;
5. określenie ogólne jej przedmiotu;
6. wartość umowy;
7. informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy;
8. status i dzień zakończenia obowiązywania umowy;
9. podstawę prawną nieudostępnienia informacji o umowie oraz organ lub osobę, które dokonały wyłączenia jawności danej informacji, jeśli takie wyłączenie zostało dokonane;
10. podstawę dokonania aktualizacji ww. informacji, o ile jej dokonano.

Obowiązek udostępniania tych informacji ciążyć będzie na kierownikach jednostek sektora finansów publicznych. Będą oni zobowiązani umieszczać je w CRU bez zbędnej zwłoki, ale nie później niż w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy lub zaistnienia zmiany informacji o umowie.

Informacje o umowie będą usuwane z CRU po upływie 5 lat, licząc od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać.

Czy to zadziała?

Ujednolicenie terminu początkowego obowiązywania Rejestru mogło istotnie zaskoczyć. Oznacza to bowiem intensyfikację działań organizacyjnych umożliwiających wdrożenie w tych jednostkach całej procedury związanej z prowadzeniem Rejestru. Z drugiej strony oznacza to jednak przyspieszenie wdrożenia procesu udostępniania informacji publicznych o umowach, co – niewykluczone – ograniczy ilość zapytań w trybie dostępu do informacji publicznej.

Najbardziej oczekiwanym był ostateczny wymiar progu kwotowego umów, jakie będą miały być udostępniane w Rejestrze. Zniesienie tego limitu należy generalnie ocenić pozytywnie. Jego istnienie mogło powodować wiele perturbacji organizacyjnych i sztucznie ograniczać dostęp do szeregu informacji. Brak progu z jednej strony zwiększy transparentność Rejestru, a z drugiej powinien znacząco ograniczyć ilość wniosków dostępowych w trybie u.d.i.p. Czy tak istotnie się stanie i jak CRU wpłynie na procedury udostępniania informacji publicznej – będziemy to na bieżąco monitorować.