Ocena okresowa pracowników samorządowych

Początek roku jest okazją do oceny pracowników w wielu miejscach pracy. Jak natomiast wygląda sytuacja w urzędach?

Coroczne dokonywanie oceny pracownika nie jest obowiązkiem przewidzianym przez kodeks pracy. Warto pochylić się jednak nad sytuacją pracowników samorządów, których częściowo obowiązują odmienne przepisy. Podlegają oni bowiem ustawie o pracownikach samorządowych (dalej jako: „ustawa”  lub „u.o.p.s.”)[1].

Ocena okresowa pracownika służy mobilizacji pracownika do lepszej pracy oraz pomocy w rozwoju zawodowym. Jej celem jest również sprawiedliwe kształtowanie wynagrodzeń, a także typowanie odpowiednich osób do awansu[2].

Pracownicy samorządowi podlegający ocenie okresowej

Ustawa dotyczy m. in. pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych (w tym na stanowiskach kierowniczych) – i to oni podlegają ocenie okresowej. Natomiast oceny tej nie dokonuje się w stosunku do pracowników pracujących na stanowiskach pomocniczych i obsługi. Nie oznacza to, że osoby te nie mogą podlegać ocenie. Istnieje możliwość zastosowania wobec nich przepisów kodeksu pracy. Kodeks pracy wskazuje bowiem na obowiązek pracodawcy stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy (art. 94 pkt 9 k.p.). Obowiązek ten jest ściśle związany z podstawowymi zasadami prawa pracy: równych praw pracowników (art. 112 k.p.) oraz niedyskryminacji (art. 113 oraz 183a–183e k.p.).

Warto dodać, że ocen okresowych zgodnie z Ustawą nie przeprowadza się również w stosunku do pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie powołania lub wyboru. Wobec tego m.in. marszałek województwa, starosta, wójt (burmistrz, prezydent miasta), zastępca wójta (burmistrza, prezydenta miasta), skarbnik gminy, skarbnik powiatu, skarbnik województwa, nie podlegają rzeczonej ocenie.

Termin przeprowadzania ocen okresowych

Kryterium czasowe oceny pracownika samorządowego wynosi od 6 miesięcy do 2 lat (dla porównania, dla pracowników niezatrudnionych w instytucjach samorządowych, standardem jest ocena coroczna). Tym samym, najkrótszym dozwolonym do oceny terminem jest okres 6 miesięcy pracy. Co oznacza również, że pracownik może być oceniony najwcześniej dopiero po upływie tego okresu od momentu rozpoczęcia pracy.

Takiej oceny dokonuje bezpośredni przełożony pracownika. Następnie przełożony niezwłocznie doręcza ocenę pracownikowi oraz kierownikowi jednostki, w której jest on zatrudniony. Ocena dokonywana jest w formie pisemnej i powinna zostać dołączona do akt osobowych pracownika[3].

Przedmiot oceny okresowej

Przełożony dokonując oceny okresowej pracownika weryfikuje realizację przez niego zadań na danym stanowisku oraz z obowiązków przewidzianych w art. 24 i art. 25 ust. 1 u.o.p.s. tj.:

1. dbałość o wykonywanie zadań publicznych oraz o środki publiczne, z uwzględnieniem interesu publicznego oraz indywidualnych interesów obywateli;
2. przestrzeganie Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej i innych przepisów prawa;
3. wykonywanie zadań sumiennie, sprawnie i bezstronnie;
4. udzielanie informacji organom, instytucjom i osobom fizycznym oraz udostępnianie dokumentów znajdujących się w posiadaniu jednostki, w której pracownik jest zatrudniony, jeżeli prawo tego nie zabrania;
5. dochowanie tajemnicy ustawowo chronionej;
6. zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach z obywatelami, zwierzchnikami, podwładnymi oraz współpracownikami;
7. zachowanie się z godnością w miejscu pracy i poza nim;
8. stałe podnoszenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych;
9. sumienne i staranne wykonywanie poleceń przełożonego.

Zasady dokonywania ocen okresowych

Zasady dokonywania ocen okresowych są określane szczegółowo przez kierownika danej jednostki w drodze zarządzenia. Ma to na celu dostosowanie sposobu oceniania pracowników do specyfiki funkcjonowania jednostki a także potrzeb poszczególnych pracodawców samorządowych. Zarządzenie to jest wewnętrznym aktem normatywnym, a jego postanowienia są wiążące dla osób objętych zakresem zastosowania aktu.

W celu ujednolicania standardów oceniania, ustawodawca w art. 28 u.o.p.s. wskazuje na konkretne elementy, które takie zarządzenie powinno zawierać. Są to:

1. sposób dokonywania ocen okresowych;
2. okresy, za które jest sporządzana ocena;
3. kryteria oceny;
4. skala oceny.

Kierownik jednostki ustalając sposób dokonywania ocen okresowych, posiada duży zakres swobody, jednak nie może modyfikować zasad dokonywania oceny przewidzianych wspomnianym przepisem.

Powyższe wskazuje, że ustawa tworzy jedynie formalne ramy, w których kierownicy jednostek mogą dość elastycznie działać. Rozwiązanie to może sprzyjać efektywności w zarządzaniu zasobami ludzkimi w instytucjach samorządowych.

Skutki negatywnej oceny

W przypadku niewywiązywania się przez pracownika z powierzonych mu obowiązków, może on otrzymać negatywną ocenę okresową. Od takiej oceny pracownik ma prawo się odwołać. Odwołanie to wnosi się do kierownika jednostki, w terminie 7 dni od dnia doręczenia oceny. Termin na rozpatrzenie takiego odwołania wynosi 14 dni. Jeśli zostanie ono uwzględnione, ocenę zmienia się, lub dokonuje się jej po raz drugi.

Jeżeli pracownik uzyska opinię negatywną, kolejnej oceny można dokonać nie wcześniej niż 3 miesiące od zakończenia poprzedniej oceny. W sytuacji, gdy pracownik ponownie uzyska ocenę negatywną, skutkuje to rozwiązaniem umowy o pracę, z zachowaniem okresów wypowiedzenia. Chociaż użycie przez ustawodawcę w art. 27 ust. 9 u.o.p.s. sformułowania „skutkuje rozwiązaniem umowy o pracę” mogłoby wskazywać, że rozwiązanie następuje z mocy prawa bez potrzeby składania przez pracodawcę oświadczenia woli, to takie oświadczenie jest wymagane[4]. Przepisy narzucają zatem na pracodawcę obowiązek zastosowania wypowiedzenia umowy o pracę.

Ustawodawca nie rozstrzyga w sposób jednoznaczny kwestii możliwości odwołania się od oceny do sądu pracy. Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 4 lutego 2009 r. uznał, że urzędnik może odwołać się od decyzji pracodawcy do sądu pracy dopiero po otrzymaniu drugiej negatywnej oceny i zwolnieniu go z pracy[5].

Podsumowanie

Ocena okresowa pracowników samorządowych stanowi istotny element zarządzania zasobami ludzkimi w instytucjach publicznych, mający na celu nie tylko motywowanie do lepszej pracy, ale także sprawiedliwe kształtowanie wynagrodzeń i awansów. Przy czym należy pamiętać, że  negatywna ocena może prowadzić do rozwiązania umowy o pracę.

Warto zauważyć, że proces przeprowadzania oceny okresowej, choć elastyczny, powinien być dokonywany zgodnie z obiektywnymi kryteriami, by sprzyjał sprawiedliwości i efektywności w pracy administracji publicznej.

[1] Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1135), dalej: „ustawa” „u.o.p.s.”

[2] M. Rycak, System ocen pracowników samorządowych, ABC.

[3] M. Rotkiewicz, Ustawa o pracownikach samorządowych. Komentarz. Wyd. 3, Warszawa 2021.

[4] Wyrok Sądu Najwyższego z 07.03.2012 r., II PK 155/11, Legalis

[5] II PK 226/08, Monitor Prawa Pracy 2009, Nr 5, str. 226