Długi weekend majowy nie wymusza wydłużenia terminu składania ofert

Początek maja jest co roku okresem szczególnym. Święto Narodowe Trzeciego Maja obchodzone na pamiątkę uchwalenia przez Sejm Czteroletni, 3 maja 1791 r. Ustawy Rządowej Rzeczypospolitej Obojga Narodów, powszechnie znanej jako Konstytucja 3 maja – pierwszej konstytucji w Europie[1], podobnie jak sąsiadujące Święto Państwowe, datowane na pierwszy dzień maja stanowią dni wolne od pracy w rozumieniu Ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1920). Okres ten dla wielu Polaków jest nie tylko okazją do upamiętnienia istotnego dla historii RP wydarzenia, lecz również do odpoczynku w gronie rodziny i najbliższych lub innych form spędzania czasu wolnego. Naturalną konsekwencją powyższego jest częste korzystanie z urlopów w dniu 2 maja lub w sąsiedztwie weekendu, co pozwala wydłużyć czas poświęcony na wypoczynek.

Pomiędzy przetargiem, a „majówką”

Dodatkowy okres urlopowy może jednak nie sprzyjać realizacji celów Zamawiającego lub Wykonawcy, o czym przekonał się jeden z odwołujących w postępowaniu, w którym połączono sprawy Wykonawców kwestionujących treść SWZ (KIO 935/23, KIO 946/23, KIO 954/2)[2]. Odwołujący zarzucał Zamawiającemu, że wyznaczony termin składania ofert był zbyt krótki, uniemożliwiając prawidłowe przygotowanie i oszacowanie oferty oraz nie uwzględniający skali złożoności i skomplikowania przedmiotu zamówienia, ani faktu nieprzekazania wykonawcom wszystkich kluczowych informacji.

Odwołujący podkreślił, że na okres pomiędzy ogłoszeniem postępowania, a terminem składania ofert przypadały Święta Wielkanocne, jak i tzw. "długi weekend majowy", a wykonawca musiał w tym okresie skalkulować swoją ofertę – w sposób rzetelny, niebudzący wątpliwości – na zamówienie, które uwzględniając waloryzację stawek w trakcie trwania umowy może być warte blisko 2 miliardy złotych. Zasadności wydłużenia terminu ofert Wykonawca dopatrywał również w konieczności pozyskania ofert od dostawców zróżnicowanych usług, wymaganych w związku z realizacją zamówienia.

Powyższa argumentacja okazała się dla Izby niewystarczająca. W wyroku KIO, skład orzekający wskazał, że:

Odwołujący zwrócił uwagę na złożoność i specyfikę przedmiotu zamówienia oraz czas niezbędny do ich przygotowania i złożenia, przypadające w okresie pomiędzy ogłoszeniem postępowania a terminem składania ofert przypadają Święta Wielkanocne, jak i tzw. "długi weekend majowy", znaczną wartość zamówienia, konieczność uzyskania ofert od dostawców, konieczność opracowania składanego wraz z ofertą opisu koncepcji zasilania pojazdów oraz brak wskazania konkretnie na jakich liniach będą operowały autobusy. W ocenie składu orzekającego argumentacja Odwołującego w tym przypadku, okazała się niewystarczająca. Przedstawione okoliczności związane ze złożonością postępowania oraz konieczne do wykonania czynności w ramach przygotowania oferty (tj. zgromadzenie ofert od partnerów handlowych) nie odbiegają od standardowo występujących w postępowaniach o udzielenie zamówienia. Odnosząc się do przywoływanej przez Odwołującego znacznej wartości zamówienia należy wskazać, że prawodawca tak unijny, jak i krajowy określił dla postępowań o przekraczających progi unijne minimalny termin składania ofert.

Izba, poza dalszym odniesieniem się do aspektów merytorycznych, zwróciła również uwagę, że termin składania ofert został w toku postępowania o udzielenie zamówienia został wydłużony do łącznie 60 dni, co miało stanowić okres zbliżony do wskazywanego przez Odwołującego wymaganego czasu na dokonanie niezbędnych czynności przygotowawczych. Takie stanowisko Izby nie wyklucza jednak obowiązku wyznaczenia przez Zamawiającego terminu składania ofert znacznie przekraczającego minimalny termin ustawowy, w sytuacji, gdy jest to uzasadnione specyfiką zamówienia.

Kluczowe znaczenie przedmiotu zamówienia

W praktyce, na gruncie art. 138 P.z.p., minimalnym terminem składania ofert w przetargu nieograniczonym jest 30 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Nie przesądza to jednak, że Zamawiający nie będzie zobowiązany do wyznaczenia terminu istotnie przekraczającego minimalny, w sytuacji, gdy przemawia za tym stopień skomplikowania Zamówienia.

Zgodnie z art. 131 ust. 1 P.z.p. Zamawiający wyznacza terminy składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ofert wstępnych oraz ofert, z uwzględnieniem złożoności i specyfiki przedmiotu zamówienia oraz czasu niezbędnego do ich przygotowania i złożenia, z tym że terminy te nie mogą być krótsze niż ustawowe terminy minimalne, o ile są one określone. W doktrynie wskazuje się, że przepis art. 131 ust. 1 P.z.p. zawiera następujące dyrektywy wyznaczania terminu składania ofert, adresowane do Zamawiającego:

• dyrektywę adekwatności terminu do złożoności przedmiotu zamówienia (złożoność; specyfika przedmiotu zamówienia),
• dyrektywę czasu (określenie okresu niezbędnego do przygotowania oferty, nie krótszego niż terminy minimalne)[3].

Należy zwrócić uwagę, że Wykonawca kwestionując termin składania ofert obowiązany jest dokładnie udowodnić okoliczności, z których wynika, że długość terminu jest niewystarczająca. Podnosi się nawet, że Wykonawca, który zamierzałby kwestionować termin składania ofert, jako naruszający wymogi art. 131 ust. 1 P.z.p., musiałby udowodnić, że nie jest w stanie przygotować i złożyć oferty w terminie wyznaczonym przez zamawiającego.[4]

Co ciekawe, już wszczęcie postępowania w okresie świąteczno-noworocznym jest podawane w doktrynie jako przykład sytuacji potencjalnie uzasadniającej przewidzenie dłuższego okresu na przygotowanie i złożenie ofert[5], jednak dla trudno spodziewać się powodzenia w kwestionowaniu minimalnego lub zbyt krótkiego w ocenie Wykonawcy terminu, przy braku silnego powiązania odwołania z uwarunkowaniami przedmiotu zamówienia. Do analogicznych wniosków skłania stanowisko Izby zajęte w Uchwale KIO z dnia 24.02.2016 (KIO/KD 16/16):

Na marginesie skład orzekający Izby nie uważa, aby uprawnione było wnioskowanie o utrudnieniu dostępu dla małych wykonawców wyłącznie na podstawie faktu, że jedyną ofertę złożyło Konsorcjum. W okolicznościach tego postępowania złożenie tylko jednej oferty równie dobrze mogło być związane z wyznaczonym przez Zamawiającego terminem składania ofert, który przypadał w okresie świątecznym i dawał wykonawcom minimalny wymagany przepisami czas na przygotowanie i złożenie oferty.[6]

[1] https://www.senat.gov.pl/aktualnoscilista/art,15507,swieto-konstytucji-3-maja.html

[2] Wyrok KIO z 21.04.2023 r., KIO 935/23, KIO 946/23, KIO 954/23;  LEX nr 3584823.

[3] M. Sieradzka (red.), Prawo zamówień publicznych. Komentarz do art. 131, Legalis.

[4] P. Wiśniewski [w:] J. E. Nowicki, P. Wiśniewski, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, wyd. V, Warszawa 2023, art. 131.

[5] P. Wiśniewski [w:] J. E. Nowicki, P. Wiśniewski, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, wyd. V, Warszawa 2023, art. 131.

[6] https://szukio.pl/podglad/51287-kio-kd-16-16,uchwala,krajowej-izby-odwolawczej,2016-02-24?fraza=okre%C5%9B+%C5%9Bwi%C4%85teczny+termin+sk%C5%82adania+ofert&page=2&position=28#match_69