Formularz ,,JEDZ” – jak zamawiający może ograniczyć i ułatwić obowiązek jego weryfikacji?

W większości postępowań o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, Zamawiający gromadzą formularze ,,JEDZ” od wszystkich wykonawców, nakładając na siebie obowiązek ich szczegółowej oraz czasochłonnej weryfikacji. Przepisy Prawa zamówień publicznych, przy odpowiedniej konstrukcji dokumentacji przetargowej, pozwalają na znaczące ograniczenie tych czynności, do czego autor Czytelników gorąco zachęca.

Obowiązek składania oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie wskazanym przez zamawiającego na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (zwany dalej ,,JEDZ”) określa przepis art. 125 ust. 1-2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, t.j.: Dz.U. z 2023 r., poz. 1605 ze zm. (zwana dalej ,,Prawem zamówień publicznych” lub ,,P.z.p.”).

Został on uregulowany w przepisach dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości równej lub przekraczającej progi unijne i nie znajduje zastosowania w postępowaniach dotyczących udzielenia zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne, czyli w tzw. postępowaniach krajowych (stosowanie art. 125 ust. 2 P.z.p. wyłącza wprost przepis art. 266 P.z.p.).

Jak wskazano w uzasadnieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, celem wyłączenia stosowania formularzy JEDZ w postępowaniach krajowych było odformalizowanie tych postępowań:

,,Zgodnie z Koncepcją Prawa zamówień publicznych proponuje się w projekcie ustawy wprowadzenie elastycznej i uproszczonej procedury dla zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne. Procedura uproszczona (tryb podstawowy), gwarantując realizację celów systemu zamówień publicznych, zapewnia zarazem zamawiającym odpowiednią elastyczność umożliwiającą optymalną organizację procesu udzielania zamówienia publicznego.”

Taki też cel, z nakierowaniem na sektor MŚP, wskazuje nauka prawa:

,,W literaturze podkreśla się, że „W ramach oceny polskiego systemu zamówień publicznych za jeden z kluczowych problemów uznano brak wyodrębnionej i uproszczonej procedury udzielania zamówień o wartości poniżej progów unijnych, co ma szczególne znaczenie dla przedsiębiorstw sektora MŚP. Dlatego też ustawodawca słusznie uznał, że niezbędne jest wprowadzenie procedur ułatwiających dostęp do zamówień o wartości nieprzekraczającej progu unijnego”[1]

Co ciekawe, ustanowienie formularzy JEDZ na poziomie unijnym uzasadniane było zwiększeniem dostępności runku zamówień publicznych dla sektora MŚP:

,,Zgodnie z motywem 84 dyrektywy 2014/24/UE, głównymi barierami uczestnictwa przedsiębiorstw z sektora MŚP w zamówieniach publicznych są obciążenia administracyjne wynikające z konieczności przedstawienia znacznej liczby zaświadczeń lub innych dokumentów dotyczących kryteriów wykluczenia i kwalifikacji. Rozwiązaniem tego problemu jest ustanowienie JEDZ, zawierającego aktualizowane oświadczenia wykonawcy.”[2]

Praktyka stosowania poprzedniego Prawa zamówień publicznych, która doprowadziła do wyłączenia formularzy JEDZ z postępowań krajowych w aktualnej ustawie, o ile potwierdza, że formalizm i biurokratyzacja postępowań stanowią istotne przeszkody dla zwiększenia konkurencyjności postępowań poprzez szerszy udział podmiotów z sektora MŚP, o tyle zaprzecza, aby owe formularze ułatwiały udział w tych postępowaniach.

Wiedzą o tym wszyscy praktycy, którzy zmagają się z oceną czy formularze zostały prawidłowo wypełnione przez Wykonawców lub rozważają jak wypełnić pola przysparzające daleko idące wątpliwości.

Tym samym refleksję krajowego ustawodawcy co do wyłączenia stosowania formularzy JEDZ w postępowaniach krajowych uznać należy za trafną.

Podczas mojej praktyki stosowania Prawa zamówień publicznych i kontaktów z Pracownikami Zamawiających, o ile w odniesieniu do postępowań powyżej progów unijnych, gdzie stosowanie formularzy JEDZ jest obligatoryjne, zawsze spotkałem się ze stosowaniem procedury odwróconej zgodnie z przepisem art. 139 ust. 1 P.z.p., o tyle jedynie wyjątkowo Zamawiający stosowali:

• art. 139 ust. 2 P.z.p. ,,2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wykonawca nie jest obowiązany do złożenia wraz z ofertą oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, jeżeli zamawiający przewidział w SWZ możliwość żądania tego oświadczenia wyłącznie od wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona.”, oraz
• dopuszczalność wymagania wskazania w Części IV formularza JEDZ jedynie ogólnego oświadczenia dotyczącego wszystkich kryteriów kwalifikacji (sekcja α), bez wypełniania poszczególnych Sekcji A, B, C i D.

Pierwsze z tych rozwiązań, umożliwia ograniczenie pracy Pracownika Zamawiającego (w typowej sytuacji) do weryfikacji wyłącznie jednego formularza JEDZ (lub w ilości odpowiadającej ilości członków konsorcjum), zamiast wielu formularzy nadesłanych przez wszystkich Wykonawców.

Drugie pozwala natomiast Wykonawcom na złożenie ogólnego oświadczenia dotyczącego kryteriów kwalifikacji, co ogranicza ich pracę przy wypełnianiu formularza, a Pracownikom Zamawiającego pozwala na zaoszczędzenie czasu przy ich sprawdzaniu.

W ocenie autora, czas jest najcenniejszym zasobem jaki posiada człowiek, zatem warto go zaoszczędzić wszędzie tam, gdzie jest to możliwe i nie rodzi żadnych niebezpieczeństw.

Jednocześnie należy, pamiętać że jeżeli procedura będzie prostsza i wymagać będzie mniejszej ilości czynności, to zmniejszy się szansa na popełnienie pomyłki przez Zamawiającego, co mógłby mu wytknąć Wykonawca w odwołaniu do Krajowej Izby Odwoławczej – wszak skorzystanie z tego środka ochrony prawnej nigdy nie cieszy Pracowników Zamawiającego.

[1] D. Wacinkiewicz, W. Bereszko, 9.2. Zakres zastosowania [w:] Zamówienia publiczne, red. P. Bielarczyk, W. Gonet, A. Wójtowicz-Dawid, Warszawa 2021, SIP Lex

[2] M. Jaworska (red.): Prawo zamówień publicznych. Komentarz do art. 25a, wyd. 12, 2020 r., SIP Legalis