Brak podpisu wnioskodawcy na podaniu złożonym do organu administracji publicznej

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie[1] wskazał, że wystarczającym do przyjęcia za podpis pod odwołaniem jest identyfikowalny – czytelny znak, który może zostać uznany za nazwisko osoby uprawnionej do wniesienia odwołania.

Stan faktyczny

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie wyrokiem[2], uchylił postanowienie organu odwoławczego stwierdzającego niedopuszczalność odwołania w sprawie odnoszącej się do kary pieniężnej nałożonej na jej adresata.

Orzeczenie zapadło w następującym stanie faktycznym.

Organ odwoławczy postanowieniem stwierdził niedopuszczalność odwołania adresata kary administracyjnej.

W uzasadnieniu postanowienia, organ odwoławczy podniósł, że decyzja organu pierwszej instancji o nałożeniu na adresata kary pieniężnej została mu doręczona 16 września 2022 r. Organ drugiej instancji podkreślił, że odwołanie od decyzji nakładającej administracyjną karę pieniężną, choć zostało wniesione w terminie, to nie zostało ono podpisane w sposób umożliwiający identyfikację osoby, która podpis złożyła. Z uwagi na powyższe, organ odwoławczy wezwał adresata administracyjnej kary pieniężnej do uzupełnienia braku formalnego odwołania poprzez przedłożenie odwołania opatrzonego podpisem własnoręcznym, umożliwiającym identyfikację osoby, która go złożyła i która była do tego upoważniona w imieniu spółki. Wezwanie zostało doręczone 25 października 2022 r. i pozostało bez odpowiedzi. W tej sytuacji organ uznał, że brak formalny odwołania nie został uzupełniony w terminie i w konsekwencji stwierdził niedopuszczalność odwołania.

Skargę na postanowienie organu odwoławczego wniósł adresat kary administracyjnej, stwierdzając, że choć organ odwoławczy wezwał go do uzupełnienia braków formalnych odwołania, to w jego ocenie braki takowe nie istniały. Zdaniem skarżącego, pismo zostało prawidłowo przygotowane, podpisane i wniesione w terminie, a nadto, że k.p.a.[3] nie wymaga, by pismo w toku postępowania podpisane było w sposób czytelny.

WSA w Krakowie w uzasadnieniu wyroku wskazał, że wystarczające do uznania za podpis pod odwołaniem jest identyfikowalny – czytelny znak, który może zostać uznany za nazwisko osoby uprawnionej do wniesienia odwołania. „W niniejszej sprawie nie budzi wątpliwości, że podpis "F." jest czytelny i identyfikuje to nazwisko. Co więcej poparty jest również pieczątką firmową. Należy przy tym podkreślić, że skarżąca spółka zgodnie z KRS-em ma dwóch wspólników – M. i A. F., a uprawnionymi do jej reprezentacji jest każdy ze wspólników, które de facto noszą to samo nazwisko. Wprawdzie z podpisu tego nie wynika, która ze wspólniczek wniosła odwołanie w imieniu spółki, gdyż nie zostało w podpisie wskazane imię osoby podpisującej, to jednak należy mieć na uwadze, że przy ocenie czytelności podpisu imię nie jest koniecznym jego elementem. Zdaniem Sądu domaganie się przez organ uzupełnienia w tym zakresie braku formalnego poprzez ponowne podpisanie odwołania jest nadmiernym formalizmem, skoro nazwisko wykorzystane jako podpis jest czytelne, dodatkowo znajduje się tam również pieczątka firmowa, a obie wspólniczki z osobna są uprawnione do reprezentowania spółki”.

Komentarz

Przepis art. 64 k.p.a. stanowi, że „jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania”, natomiast 134 k.p.a.: „organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania”[4].

Obligatoryjne każdego podania, w tym odwołania, są  cztery zasadnicze elementy: określone żądanie, wskazanie osoby, od której pochodzi podanie, adres tej osoby oraz jej podpis. Wskazanie osoby, od której pochodzi podanie, jej adresu oraz złożenie podpisu pozwalają organowi na zidentyfikowanie podmiotu, od którego pochodzi podanie. Dopiero złożenie podpisu pod treścią podania oznacza, że mamy do czynienia z uzewnętrznionym oświadczeniem woli bądź też wiedzy określonej osoby, która złożyła podpis[5].

Wykładnia językowa przepisów k.p.a. odnoszących się do wymogów formalnych wskazuje, że poprzez podpis należy rozumieć: „własnoręczne napisanie swojego imienia i nazwisk” lub „potwierdzenie czegoś poprzez napisanie swego nazwiska”[6].

Do braku formalnego podania zaliczyć można brak podpisu, którego niewystąpienie, uniemożliwia wywołanie skutku prawnego związanego z jego wniesieniem[7]. Jednakże, aby można było przyjąć, że podanie nie wywołało skutku prawnego, to konieczne jest stwierdzenie, że brak podpisu w podaniu nie został usunięty.

Nie można zgodzić się z argumentacją przedstawioną w wyroku przez WSA w Krakowie, że domaganie się przez organ uzupełnienia w tym zakresie braku formalnego poprzez ponowne podpisanie odwołania jest nadmiernym formalizmem.

Bez wskazania osoby, od której pochodzi, nie można dokonać indywidualizacji składającego podanie. Podpis warunkuje, że podanie pochodzi od osoby, określonej jako wnoszącej podanie[8]. Brak na odwołaniu podpisu osoby wnoszącej to odwołanie, jak też brak dokumentu potwierdzającego uprawnienie osoby podpisującej odwołanie do reprezentowania osoby prawnej będącej stroną postępowania, stanowią braki formalne tego podania[9]. Podkreślenia wymaga przy tym, że własnoręczny podpis powinien nosić indywidualne cechy, utrudniające podrobienie, ale i powtarzalne, pozwalające odróżnić go od innych. Zaznaczenie liter powinno umożliwić utożsamienie z nazwiskiem podpisującego, nie wystarczy więc nieczytelna parafa, samo imię lub inicjały[10].

Słusznie należy zgodzić się z WSA we Wrocławiu, który w wyroku z dnia 24 kwietnia 2023 r. podkreślił, że „podpis winien identyfikować osobę składającą oświadczenie, być własnoręczny oraz obejmować imię i nazwisko. Winien być także czytelny, a więc umożliwiający odczytanie przynajmniej nazwiska danej osoby bez sięgania do innych okoliczności złożenia oświadczenia (pieczęci imiennej, nazwiska na pieczęci firmowej, danych na fakturze itp.)"[11].

[1] Dalej: WSA w Krakowie.

[2] Wyrok WSA w Krakowie z dnia 7 września 2023 r., sygn. III SA/Kr 382/23, CBOSA; dalej: wyrok.

[3] Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r. poz. 775 ze. zm.; dalej: k.p.a.).

[4] Przepis art. 140 k.p.a. stanowi, że „w sprawach nieuregulowanych w art. 136-139 w postępowaniu przed organami odwoławczymi mają odpowiednie zastosowanie przepisy o postępowaniu przed organami pierwszej instancji”. Oznacza to, że instytucje prawne, które nie zostało uregulowane w przepisach odnoszących się do postepowania odwoławczego,

[5] Wyrok WSA w Gliwicach z dnia 11 stycznia 2018 r., sygn. I SA/Gl 727/17, LEX nr 2444325.

[6] Słownik Języka Polskiego PWN, <https://sjp.pwn.pl/slowniki/podpisywanie.html> [online:] (dostęp 2.10.2023 r.); także Słownik Języka Polskiego, < https://sjp.pl/podpis> [online:] (dostęp 2.10.2023 r.).

[7] Wyrok NSA z dnia 24 października 2022 r., sygn. I OSK 373/20, LEX nr 3518400.

[8] J. Borkowski, R. Mastalski, J. Zubrzycki, Ordynacja podatkowa. Komentarz, Warszawa 2014, s. 803.

[9] Por. wyrok WSA w Szczecinie z dnia 21 maja 2009 r., sygn. I SA/Sz 170/09, LEX nr 546859

[10] G. Łaszczyca, C. Martysz, A. Matan, Art. 63, [w:] Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz. Tom I, Warszawa 2010, s. 534.

[11] Wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 24 kwietnia 2014 r., sygn. I SA/Wr 1619/13, LEX nr 1467595.