Nowelizacja KPA – instytucja doręczeń na celowniku prawodawcy

Na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu ulepszenia środowiska prawnego i instytucjonalnego przedsiębiorców. Przewiduje on istotne zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego, w tym zakresie doręczeń pism procesowych.

Wprowadzenie

Artykuł stanowi kontynuację cyklu publikacji poświęconych projektowanym zmianom w Kodeksie postępowania administracyjnego[1] zawartych w projekcie ustawy z dnia 13 kwietnia 2023 r. o zmianie niektórych ustaw w celu ulepszenia środowiska prawnego i instytucjonalnego przedsiębiorców, autorstwa Ministra Rozwoju i Technologii[2] oraz projektu ustawy z dnia 22 września 2022 r. (według stanu z dnia 31 marca 2023 r.) o zmianie ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, autorstwa Ministra Sprawiedliwości[3].

Projektodawcy planują wprowadzenie następujących zmian w zakresie doręczeń na gruncie k.p.a.:

1. dodanie art. 45a – doręczenie zastępcze odnoszące się do osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej  (art. 1 pkt 2 projektu ustawy z dnia 13 kwietnia 2023 r.);
2. dodanie art. 45a – doręczenie na adres skrytki pocztowej [art. 1 pkt 10 projektu ustawy z dnia 22 września 2022 r. (według stanu z dnia 31 marca 2023 r.)].

Uzasadnienia projektów ustawy – propozycje zmian

Ad. 1. Projektodawcy wskazali, że obecnie obowiązujące regulacje w zakresie doręczeń nie regulują w pełni sytuacji, gdy siedziba osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej nie istnieje lub z innego powodu nie jest możliwa do ustalenia. Problem ten jest szczególnie widoczny w przypadku administracyjnych postępowań egzekucyjnych, do których odpowiednie stosowanie mają także przepisy k.p.a. Brak możliwości ustalenia adresu tych podmiotów może utrudniać, a niekiedy uniemożliwiać podejmowanie wobec nich czynności egzekucyjnych na skutek utrzymywania w odpowiednich rejestrach, w tym w Krajowym Rejestrze Sądowym nieaktualnych danych dotyczących adresu siedziby.

W celu podniesienia skuteczności działania organów autorzy projektu  zaproponowali  wprowadzenie art. 45a k.p.a. przewidującego konstrukcję doręczenia pism osobom prawnym i jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej przez wykreowanie tzw. wtórnego adresata pisma oraz wykorzystanie fikcji prawnej doręczenia. Projektowane zasady będą miały zastosowanie jedynie w przypadkach, gdy adres ich siedziby nie istnieje, został wykreślony z rejestru lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem i nie można ustalić miejsca prowadzenia działalności.

Ad. 2. Autorzy projektu podkreślili, że aktualnie nie istnieje podstawa prawna regulująca doręczania pism procesowych w postępowaniu administracyjnym na adres skrytki pocztowej. Zgodnie z projektowanymi zmianami adresat, który zgłosi wniosek o dokonywanie doręczeń na adres oznaczonej skrytki pocztowej, będzie miał obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie tego adresu. W przypadku przesłania pisma za pośrednictwem operatora pocztowego[4], będzie ono złożone w placówce pocztowej tego operatora, a zawiadomienie o doręczeniu zostanie umieszczone w skrytce pocztowej adresata.

W ocenie projektodawców doręczanie pism na wniosek adresata, w tym strony postępowania, na adres skrytki pocztowej można potraktować jako upraszczające prowadzenie postępowania z udziałem nie tylko osób bezdomnych, ale także tych wszystkich, którzy z różnych przyczyn nie mogą odbierać korespondencji w miejscu zamieszkania, w miejscu siedziby czy w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej.

Komentarz do uzasadnienia projektu ustawy

Na wstępie należy przypomnieć, że powyższe projekty powstały w oderwaniu od siebie, o czym informowaliśmy w artykule wprowadzającym do cyklu publikacji poświęconym projektowanym zmianom w k.p.a.[5] Negatywne konsekwencje tego stanu rzeczy można dostrzec na tle projektowanych rozwiązań w zakresie doręczeń – poprzez ich oznaczenie tożsamą jednostką redakcyjną – „art. 45a”.

Niezależnie od powyższej uwagi, proponowane rozwiązania trzeba ocenić częściowo pozytywnie. O ile wątpliwości nie budzi problematyka doręczania pism procesowych do skrytek pocztowych, które funkcjonują w Polskich realiach już od XIX w.[6], tak sprzeciw generują założenia związane z instytucją doręczenia zastępczego odnoszącego się do osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej.

Warto dodać, że w 2022 r. została uchwalona ustawa z dnia 9 czerwca 2022 r. o zmianie ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi[7]. Na podstawie przepisu art. 1 pkt 1 ustawy dodano do p.p.s.a.[8] instytucję doręczenia do skrytki pocztowej. Argumentacja, którą przedstawiono w projekcie ustawy z 2022 r., jest tożsama z tą przedstawioną w projekcie ustawy z dnia 22 września 2022 r. (według stanu z dnia 31 marca 2023 r.). Wydaję się, że nic nie stało na przeszkodzie, aby proponowaną nowelizację doręczenia do skrytki pocztowej odnoszącą się do k.p.a., zamieścić w projekcie ustawy dotyczącej nowelizacji p.p.s.a., co pozwoliłoby na kompleksowe uregulowanie analizowanego zagadnienia w obrębie spraw administracyjnych sensu largo.

W odniesieniu do drugiego rozwiązania, trzeba pamiętać, że będzie miało ono zastosowanie do spraw prowadzonych z urzędu. Organ administracji powinien opierać na ostatnim znanym jemu adresie do doręczeń w związku z postępowaniem administracyjnym, które już się toczyło (i na jego skutek prowadzone jest postępowanie egzekucyjne) lub informacjach zawartych w publicznych bazach danych. W przypadku niedopełnienia obowiązku przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nie mającą osobowości prawnej aktualizacji adresu siedziby, negatywne konsekwencje powinny obciążać tenże podmiot. Z całą pewnością próba doręczenia pisma procesowego upoważnionej osobie fizycznej skutkować będzie przedłużeniem postępowania oraz generowaniem dodatkowych kosztów związanych m.in. opłatą  na rzecz operatora pocztowego. Szczególnie ryzykowna z punktu widzenia skuteczności takiego doręczenia (osobie fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata) może być sytuacja,  gdy okaże się, że osoba ta nie jest upoważniona do odbioru korespondencji lub przestała być umocowana do reprezentacji (a fakt ten nie został ujawniony w publicznych bazach danych – jak ma to już miejsce w odniesieniu do adresu siedziby). Wskazanym byłoby, aby w momencie braku możliwości doręczenia pisma procesowego osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej, zastosować fikcję doręczenia i pozostawić je w aktach sprawy ze stosowną adnotacją.

[1] Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r., poz. 775 ze zm., dalej: k.p.a.).

[2] Projekt ustawy z dnia 13 kwietnia 2023 r.  o zmianie niektórych ustaw w celu ulepszenia środowiska prawnego i instytucjonalnego dla przedsiębiorców https://legislacja.rcl.gov.pl/docs//2/12371407/12964177/12964178/dokument616028.pdf [dostęp: 22.05.2023 r.].

[3] Projekt ustawy z dnia 22 września 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego (według stanu z dnia 31 marca 2023 r.)  https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12365452/katalog/12920901#12920901 [dostęp: 22.05.2023 r.].

[4] W rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (tekst jedn. Dz. U. z 2022 r. poz. 896 ze zm.).

[5] <https://prawodlasamorzadu.pl/2023-05-19-nowelizacja-kpa-kolejna-duza-rewolucja-administracyjna-od-2017-roku> [online:] (dostęp: 16.06.2023 r.).

[6] Włodzimierz Bonusiak. Rozwój gospodarczy Kalisza w końcu XIX i początkach XX w., „Rocznik Kaliski” 1980, t. nr XIII, s. 69–101.

[7] Dz.U. 2022 poz. 1457

[8] Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.).