Nowelizacja KPA – dalszy rozwój elektronizacji procedury administracyjnej

Na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu ulepszenia środowiska prawnego i instytucjonalnego przedsiębiorców. Przewiduje on istotne zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego, w tym zakresie dalszej elektronizacji procedury administracyjnej.

Wprowadzenie

Artykuł stanowi kontynuację cyklu publikacji poświęconych projektowanym zmianom w Kodeksie postępowania administracyjnego[1] zawartych w projekcie ustawy z dnia 13 kwietnia 2023 r. o zmianie niektórych ustaw w celu ulepszenia środowiska prawnego i instytucjonalnego przedsiębiorców, autorstwa Ministra Rozwoju i Technologii[2] oraz projektu ustawy z dnia 31 marca 2023 r. o zmianie ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, autorstwa Ministra Sprawiedliwości.

Projektodawcy planują wprowadzenie następujących zmian w zakresie dalszej elektronizacji k.p.a.:

1. dodanie do art. 109 k.p.a., § 3 oraz § 4 – doręczanie załącznika do decyzji administracyjnej za zgodą strony na innym trwałym nośniku informacji[3] (art. 1 pkt 7 projektu ustawy z dnia 13 kwietnia 2023 r.);
2. dodanie do art. 68 k.p.a., § 3 oraz § 4 – utrwalanie czynności procesowych za pomocą urządzeń rejestrujących obraz lub dźwięk (art. 1 pkt 2 projektu ustawy z dnia 31 marca 2023 r.);
3. dodanie do art. 73 § 1 k.p.a., zdania drugiego – prawo do otrzymania z akt sprawy w formie kopii zapisu obrazu lub dźwięku (art. 1 pkt 4 lit. a) projektu ustawy z dnia 31 marca 2023 r.);
4. dodanie art. 83a – zdalne przesłuchanie świadka (art. 1 pkt 6 projektu ustawy z dnia 31 marca 2023 r.)
5. dodanie do art. 89 k.pa.., § 3 – rozprawa zdalna (art. 1 pkt 8 projektu ustawy z dnia 31 marca 2023 r.);
6. dodanie do art. 106 k.p.a., § 1a – przekazanie przez organ załatwiający sprawę, innego organowi w ramach zajęcia stanowiska w formie dokumentu elektronicznego (art. 1 pkt 10 projektu ustawy z dnia 31 marca 2023 r.).

Uzasadnienia projektów ustawy – propozycje zmian

Ad. 1. Zgodnie z obecnie obowiązującym przepisem art. 109 k.p.a., decyzję doręcza się stronom na piśmie. Przy czym należy przez to rozumieć zarówno możliwość doręczenia decyzji w postaci papierowej, jak i elektronicznej (zgodnie z zasadą pisemności wyrażoną w art. 14 k.p.a.). Dotyczy to także wszystkich załączników do decyzji, które są wymagane prawem. Brak doręczenia załączników na piśmie może być uznawany za uchybienie mające wpływ na rozstrzygnięcie sprawy. Obecnie nie ma możliwości doręczenia przez organ załączników w innej postaci niż została doręczona decyzja. Oznacza to, że w przypadku doręczenia decyzji w postaci papierowej załączniki do niej również muszą zostać doręczone w postaci papierowej. Bywa to szczególnie kłopotliwe zarówno dla organów administracji publicznej, jak i stron w sytuacji dużej ilości załączników oraz załączników wielkoformatowych. Organ administracji publicznej jest zobowiązany do m.in.: sporządzenia, uwierzytelnienia, doręczenia i archiwizowania znacznej ilości papierowych złączników, natomiast strona do ich przechowywania.

Ad. 2, 4 i 5. W opinii projektodawców umożliwienie przeprowadzenia przy użyciu urządzeń technicznych z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku dowodu z czynności procesowym, w tym: zeznań świadka oraz rozprawy odmiejscowionej, będzie szczególnie korzystne dla stron i innych uczestników postępowania administracyjnego, którzy ze względu na niepełnosprawność czy wiek zmagają się ze znacznymi utrudnieniami w przypadku konieczności osobistego stawienia się na wezwanie organu administracji publicznej. Ponadto możliwość utrwalenia poszczególnych czynności procesowych za pomocą urządzenia rejestrującego pozwali na kontrolę procesową zachowania wymagań formalnych i materialnych przy sporządzaniu protokołu.

Ad. 3. Projektodawcy podnieśli, że dodanie w art. 73 § 1a k.p.a. podyktowane jest uwagami organów administracji publicznej, które wskazywały na posiadanie ograniczonych możliwości technicznych uniemożliwiających im udostępnianie wglądu w zapis obrazu lub dźwięku w swoich siedzibach. Organ będzie mógł zatem wydać stronie na jej żądanie kopię właściwego zapisu na nośniku danych (płyta CD/ DVD, pendrive) oraz poprzez przesłanie pliku z kopią takiego zapisu na adres do doręczeń elektronicznych, a do czasu rozpoczęcia obowiązywania przepisów ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, także na adres elektronicznej skrzynki podawczej (za pośrednictwem ePUAP), z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego organu, takiego jak system obiegu dokumentów, włącznie z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją (EZD).

Ad. 6. Dążąc do usprawnienia postępowania, projektodawcy zaproponowali wprost sformułować obowiązek organu załatwiającego sprawę w zakresie przekazania organowi współdziałającemu bez uprzedniego wezwania, w zależności od charakteru sprawy i jej zakresu, dokumentów potrzebnych do zajęcia stanowiska (niezbędne odpisy z akt sprawy albo akta sprawy). Zważywszy, że przekazanie odpisów akt nie powinno utrudniać zasadniczego postępowania oraz uniemożliwiać współdziałania z innymi organami, projektodawcy dopuścili możliwość przekazania niezbędnych odpisów akt sprawy (w tym w formie elektronicznej). W ocenie projektodawców, przekazanie odpisów akt organowi współdziałającemu ułatwi także poczynienie niezbędnych ustaleń z punktu widzenia prawidłowości przebiegu postępowania.

Komentarz do uzasadnienia projektu ustawy

Proponowane przez projektodawców zmiany k.p.a. w zakresie elektronizacji czynności procesowych, z całą pewnością należy ocenić pozytywnie. Podejmowanie przez administrację działań we właściwym czasie jest kluczowym czynnikiem kształtującym relację państwo – jednostka. Zalecenie R(2007)7 Komitetu Ministrów dla państw członkowskich w sprawie dobrej administracji zwięźle normuje, że organy publiczne działają i wykonują swoje obowiązki we właściwym czasie[4]. Europejski Kodeks Dobrej Administracji wskazuje, że rolą urzędnika jest zapewnienie terminowego załatwiania spraw, niezwłocznie i w żadnym razie nie później niż w dwa miesiące od daty wpływu tego wniosku lub zażalenia (wyjątek stanowią sprawy o złożonym charakterze). Projektowane regulacje korespondują z zasadą szybkości i prostoty działania, która stanowi jedną z kardynalnych zasad działania administracji przyjętej w Polsce w ramach przepisu art. 10 k.p.a. Postulat, oznaczający obowiązek najkrótszego trwania postępowania, wymaga zastosowania środków najbardziej skutecznych i efektywnych w konkretnym przypadku[5]. Dopuszczenie możliwości przeprowadzenia czynności administracyjnej (rozprawy lub przesłuchania świadka) w formie elektronicznej czy generowanie odpisów akt postępowania w formie elektronicznej, będzie stanowiło istotne udogodnienie zarówno dla organu administracji publicznej, jak i jednostki. Poza tym proponowane zmiany doprowadzą do znacznego przyspieszenia toczącego się postępowania administracyjnego oraz pozwolą na redukcję kosztów procesu. Barierami, które są w stanie wpłynąć na skuteczność projektowanych rozwiązań, może być dostępność Internetu oraz wiek i wykształcenie użytkowników. Przy czym, jak pokazują badania prawno-socjologiczne, tego typu przypadki mogą mieć miejsce jedynie w jednostokowych przypadkach[6].

[1] Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r., poz. 775 ze zm., dalej: k.p.a.).

[2] Projekt ustawy z dnia 13 kwietnia 2023 r.  o zmianie niektórych ustaw w celu ulepszenia środowiska prawnego i instytucjonalnego dla przedsiębiorców https://legislacja.rcl.gov.pl/docs//2/12371407/12964177/12964178/dokument616028.pdf [dostęp: 22.05.2023 r.].

[3] „Przez trwały nośnik informacji rozumie się każdy nośnik informacji umożliwiający przechowywanie przez czas niezbędny, wynikający z charakteru informacji oraz celu ich sporządzenia lub przekazania, zawartych na nim informacji w sposób uniemożliwiający ich zmianę lub pozwalający na odtworzenie informacji w wersji i formie, w jakiej zostały sporządzone lub przekazane.”

[4] Decyzja w sprawie Kodeksu Dobrej Praktyki Administracyjnej z dnia 29 września 2011 r. (Dz.Urz. UE C 285 z 29.09.2011 r., s.3).

[5] B. Rozczyński, Profil zaufany jako elektroniczne narzędzie służące wzrostowi efektywności i skuteczności administracji publicznej, [w:] Skuteczność w prawie administracyjnym, C. Martysz (red.), Warszawa 2022, LEX.

[6] B. Rozczynski, Simplification and Electronisation of Administrative Procedure in the Visegrad Group Countries – a Sociological and Legal Approach, „Central European Public Administration Review” 2022, 20(2), s. 123-146.