Na podmiotach dysponujących danymi osobowymi ciążą określone obowiązki związane z ich przetwarzaniem. Czy podmioty te są zobowiązane do ich udostępnienia na wezwanie organu administracji publicznej, prowadzącego postępowanie administracyjne?

Wezwania z perspektywy KPA

Stosownie do art. 50 §1 Kodeksu postępowania administracyjnego[1]: „Organ administracji publicznej może wzywać osoby do udziału w podejmowanych czynnościach i do złożenia wyjaśnień lub zeznań osobiście, przez pełnomocnika, na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego, jeżeli jest to niezbędne dla rozstrzygnięcia sprawy lub dla wykonywania czynności urzędowych”.

W doktrynie przyjmuje się, że wezwanie jest nakazem organu administracji, zobowiązującym określoną osobę do wzięcia udziału w czynnościach procesowych i do złożenia wyjaśnień[2].

Z treści przywołanego przepisu wynika, że w sytuacji, w której organ uzna udział określonej osoby w przeprowadzanej czynności za niezbędny dla rozstrzygnięcia sprawy bądź wykonania określonych czynności urzędowych, jest nie tylko uprawniony ale zobowiązany do:

1. wezwania osoby do udziału w podejmowanych czynnościach;
2. wezwania osoby do złożenia wyjaśnień osobiście lub przez pełnomocnika, na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego;
3. wezwania osoby do złożenia zeznań osobiście lub przez pełnomocnika, na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego.

Obowiązek ten nie wynika co prawda wprost z treści art. 50 KPA, jednakże nakłada go inny przepis w/w ustawy, a precyzując art. 7, zgodnie z którym: „W toku postępowania organy administracji publicznej stoją na straży praworządności, z urzędu lub na wniosek stron podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli”.

Na organie administracji publicznej ciąży więc prawny obowiązek przeprowadzenia postępowania administracyjnego w sposób wyczerpujący, wraz z dokładnym wyjaśnieniem zaistniałego w ramach konkretnej sprawy stanu faktycznego.

W doktrynie wskazuje się, że stosownie do zasady prawdy obiektywnej zawartej w art. 7 KPA: „organ prowadzący postępowanie ma obowiązek zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego, aby ustalić stan faktyczny sprawy zgodny z rzeczywistością (…) jest obowiązany dokonać wszechstronnej oceny okoliczności konkretnego przypadku na podstawie analizy całego materiału dowodowego”[3]

Art. 50 §1 w zw. z art. 7 KPA nakłada więc na organ administracji publicznej obowiązek wezwania określonego podmiotu do stosownego zachowania (udziału w podejmowanych czynnościach, złożenia wyjaśnień bądź zeznań), w sytuacji, w której uzna on to zachowanie za niezbędne dla rozstrzygnięcia sprawy czy wykonania czynności urzędowych.

A co z RODO?

Tak ukształtowany obowiązek organu administracji publicznej może w sposób pozorny kolidować z ochroną danych osobowych określonych podmiotów. Sytuację tę unaocznić można przypadkiem, w którym organ zwraca się do strony bądź instytucji będących administratorem danych osobowych o ich udostępnienie celem np. przeprowadzenia dowodu z oględzin czy przesłuchania świadków. Przy analizie w/w wezwania pojawić może się wątpliwość czy podmiot, do którego zostało ono skierowane może odmówić jego wykonania, z powołaniem się na regulacje RODO?

Odpowiedź na tak postawione pytanie musi być przecząca.  

Organ administracji publicznej, który zwraca się do podmiotu będącego administratorem określonych danych osobowych o ich udostępnienie działa na podstawie
i w granicach przepisów prawa. W doktrynie przyjmuje się jednocześnie, że : „Wezwanie jest nakazem organu administracji, skierowanym do określonej osoby i zobowiązującym ją (…) do złożenia wyjaśnień”[4]. Osoba ta jest w konsekwencji obowiązana uczynić zadość wezwaniu organu, niezależnie od tego czy jest stroną prowadzonego postępowania administracyjnego.

W przypadku podmiotu będącego stroną postępowania obowiązek ten znajduje swoje dodatkowe uzasadnienie w okoliczności, że: „W postępowaniu administracyjnym (…) strona nie jest zwolniona od obowiązku współdziałania w wyjaśnianiu okoliczności faktycznych, skoro nieudowodnienie określonego faktu może prowadzić do wydania decyzji dla niej niekorzystnej”[5].

Zgodnie z art. 6 ust.1 lit. c)  RODO przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem m.in. w sytuacji, w której jest ono niezbędne dla wywiązania się przez administratora tych danych z ciążącego na nim obowiązku prawnego. Co istotne, stosownie do motywu (45) preambuły RODO rozporządzenie nie wymaga, aby dla każdego procesu przetwarzania danych osobowych istniała szczególna podstawa prawna. Wystarczającym jest aby określona norma nakładała na administratora obowiązki prawne wiążące się z koniecznością przetworzenia danych osobowych.

Z powyższego wynika, że co do zasady niemożliwym staje się skuteczne uchylenie się od uczynienia zadość wezwaniu organu administracji publicznej, powołując się na regulacje zawarte w RODO. Organ wnoszący o ich udostępnienie działa bowiem na podstawie i w granicach prawa. Z uprawnieniem organu jest przy tym skorelowany obowiązek administratora danych osobowych, polegający na uczynieniu zadość treści wezwania.

Ewentualne wątpliwości mogą pojawiać się w sytuacji, gdy organ w zakresie wezwania, żąda danych osobowych wykraczających poza zakres konieczny w określonej sprawie.

Powyższe zilustrować można sytuacją, w której organ wnosi o udostępnienie danych osobowych osoby fizycznej, celem wezwania jej do złożenia zeznań w charakterze świadka. W tym celu konieczne jest pozyskanie przez organ jej imienia i nazwiska (zgodnie z art. 54 KPA) oraz miejsca zamieszkania bądź adresu miejsca pracy celem skutecznego doręczenia wezwania (art. 42 §1 KPA).

W sytuacji natomiast, w której organ żądałby udostępnienia takich danych osobowych jak data urodzenia, czy numer PESEL, podmiot udostępniający mógłby ograniczyć się do wskazania wyłącznie informacji koniecznych, dla umożliwienia realizacji obowiązków nałożonych na organ.

[1] Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 735).

[2] P. Przybysz [w:] Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, wyd. XIII, Warszawa 2021, art. 50, teza 1.

[3] A. Wróbel [w:] M. Jaśkowska, M. Wilbrandt-Gotowicz, A. Wróbel, Komentarz aktualizowany do Kodeksu postępowania administracyjnego, LEX/el. 2021, art. 7; teza 5.

[4] P. M. Przybysz [w:] Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2021, art. 50, teza 2..

[5] Wyrok WSA w Krakowie z 15.01.2021 r., II SA/Kr 1215/20, LEX nr 3129910.