Nowelizacja P.z.p. z 2016 r. nałożyła na instytucje zamawiające obowiązek sporządzania i udostępniania planów o postępowaniach o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku (art. 13a dawnego P.z.p.). Obowiązek ten został podtrzymany na gruncie nowego P.z.p. jednakże w zmienionej wersji.

Zmiany w przepisach dotyczących planów rocznych

W nowej rzeczywistości zamówieniowej:

1. plan udostępniany jest nie tylko na stronie internetowej zamawiającego ale również w BZP. W warstwie technicznej zamieszczenie planu w BZP następuje poprzez platformę e-Zamówienia, w którym funkcję tę aktywowano 11 stycznia 2021 r.,
2. zamawiający są zobowiązani zapewnić aktualność planów, poprzez ich aktualizację i udostępnienia w sposób właściwy dla udostępniania planów.

W związku z ww. pkt 1) plany nie są sporządzane, tak jak dotychczas, w wybrany przez zamawiającego sposób i formie.  Zgodnie z art. 23 ust. 6 nowego P.z.p. wzory planów zostały ustalone Rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie wzoru planu postępowań o udzielenie zamówień.

Przewidziany Rozporządzeniem wzór planu postępowań składa się z dwóch zestawień tabelarycznych:

1. zawierającego informacje dotyczące postępowań w ramach których planowane jest udzielenie zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne,
2. zawierającego informacje dotyczące postępowań w ramach których planowane jest udzielenie zamówień o wartości równej lub przewyższającej progi unijne

- z jednoczesnym rozbiciem każdego z zestawień na: roboty budowlane, usługi i dostawy.

Przyjęty w Rozporządzeniu sposób ukazania informacji o planowanych postępowaniach wyraźnie potwierdza, że nie zamieszcza się w nich informacji o zamówieniach, których wartość nie przekracza 130 000 złotych netto.

Aktualizacja planów

Zgodnie z art. 23 ust. 4 nowego P.z.p. zamawiający zobowiązani są do zapewnienia aktualności planu postępowań o udzielenie zamówień. Zgodnie z Koncepcją nowego P.z.p. powyższe miało następować poprzez aktualizację planu z częstotliwością kwartalną (s. 26). Takiej częstotliwości nie ustanawiają jednak, ani przepisy nowego P.z.p. ani Rozporządzenia. Dobór właściwych terminów na aktualizację planów pozostawiony został zamawiającym. Nie umniejszając roli planów, ich aktualizacja nie powinna destabilizująco wpływać na organizację pracy instytucji zamawiającej czy też realizację bieżących zadań. W konsekwencji aktualizacja planów powinna następować przy zachowaniu reguły „zdrowego rozsądku”.

Treść Rozporządzenia potwierdza, że aktualizacja powinna polegać na: „zmianie, dodaniu albo rezygnacji z pozycji planu”. W zakresie w jakim zamawiający zobowiązani są do aktualizowania planów ze względu na rezygnację z przeprowadzenia konkretnego postępowania, zasadne wydaje się przyjęcie, węższej interpretacji, która nie nakazuje eliminowania z planów informacji o tych postępowaniach, które zostały już zakończone. Do takiej konkluzji skłania posłużenie się pojęciem „rezygnacji z pozycji planu”. Innymi słowy, w ocenie autora, nie jest konieczne aby z planu wykreślać pozycje ze względu na przeprowadzenie postępowania.

Szeroko zakreślony jest również zakres informacji, które podlegają aktualizacji. „Zgodnie z art. 23 ust. 4 P.z.p. zamawiający będą mieli obowiązek zapewnienia aktualności planu postępowań o udzielenie zamówień.  Norma odnosi się do aktualności planu postępowań. Nie zawęża ona obowiązku zapewnienia aktualności do wybranych części planu lub informacji. Oznacza to, że zamawiający będą zobowiązani zapewnić aktualność wszystkich informacji zamieszczonych w planie postępowań, w tym informacji zamieszczonych w kolumnie nr 6. Należy podkreślić, że każda z informacji zamieszczonych w planie postępowań ma określone znaczenie z punktu widzenia wykonawców. Dlatego też, istotnym jest utrzymanie ich aktualności.”[1]

Warto dodać, że w warstwie technicznej w „przypadku aktualizacji planu postępowań o udzielenie zamówień w Biuletynie Zamówień Publicznych następowało będzie ujednolicenie dokumentu, tzn. w Biuletynie będzie widoczny jeden dokument uwzględniający wszystkie dotychczasowe aktualizacje (zmiany).”[2]. W konsekwencji „jeżeli w ramach np. pierwszej aktualizacji planu postępowań zamawiający usunie jedną z pozycji planu, wówczas przestaje ona być częścią danego planu. Pozostawienie jej w planie wraz ze stosowną informacją w kolumnie nr 7 (rezygnacja z pozycji planu) ma jedynie na celu jasne i precyzyjne zasygnalizowanie wykonawcom na czym polegała ostatnia aktualizacja. Plan w takim kształcie powinien funkcjonować do następnej aktualizacji. Dokonując kolejnej aktualizacji (publikując kolejną ujednoliconą wersję planu) zamawiający nie będzie ujmował w niej poprzednio usuniętej pozycji. Podsumowując, w aktualizacji planu zamawiający będzie miał obowiązek wskazać jedynie te pozycje, które zostały usunięte w ramach danej aktualizacji.”[3]

 

---

[1] Uwagi w ramach uzgodnień z Komisją Wspólną Rządu i Samorządu Terytorialnego

[2] Uwagi w ramach uzgodnień z Komisją Wspólną Rządu i Samorządu Terytorialnego

[3] Zestawienie uwag zgłoszonych w ramach opiniowania projektu rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie wzoru planu postępowań (6 października 2020 r.)