Za niespełna miesiąc wejdą w życie przepisy dotyczące nowego JPK_VAT. Dla jednostek samorządu oznacza to konieczność aktualizacji wewnętrznych procedur określających zasady opracowywania skonsolidowanych rozliczeń w zakresie VAT.

Procedury wewnętrzne zostały opracowane w związku z koniecznością tzw. centralizacji rozliczeń VAT. W większości przypadków zaczęły one obowiązywać z dniem 1 stycznia 2017 r. Procedury w szczególności określały zasady oraz terminy przekazywania przez jednostki organizacyjne danych na potrzeby opracowania tzw. skonsolidowanego rozliczenia (skonsolidowanej deklaracji VAT). Sporządzanie wspomnianego skonsolidowanego rozliczenia VAT opierało się najczęściej na przekazywanych przez jednostki tzw. deklaracjach cząstkowych (wzorowanych na formularzach deklaracji VAT-7).

Diametralna zmiana zasad rozliczania VAT, która wejdzie w życie z dniem 1 października br.,  powoduje konieczność aktualizacji wewnętrznych procedur, czy też – w innym ujęciu – wewnętrznych zasad raportowania na potrzeby dokonania skonsolidowanego rozliczenia podatku.

Po pierwsze należy zauważyć, że od 1 października zaczną obowiązywać nowe zasady prowadzenia ewidencji VAT. Będą one wynikać z rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług. Jeśli zatem dotychczasowe procedury zawierały różnego rodzaju wzory (zwłaszcza ewidencji sprzedaży lub zakupów), to konieczne staje się ich wyeliminowanie.

Po drugie, nowelizacja zakłada m.in. likwidację dotychczasowych deklaracji VAT-7 i zastąpienie ich elektronicznym plikiem JPK_VAT. Pojawia się zatem pytanie w jakiej formie i w jaki sposób jednostki powinny raportować do urzędu (starostwa) dane na potrzeby wspólnego rozliczenia? Wydaje się, że przekazywanie tych danych przy wykorzystaniu dotychczasowego wzoru deklaracji cząstkowych (opartego najczęściej na formularzu deklaracji VAT-7), może okazać się niewystarczające. Najlepszym rozwiązaniem byłoby sporządzanie i elektroniczne przekazywanie przez jednostki rozliczeń cząstkowych opartych na nowym JPK_VAT. W samorządach, w których nie uda się wdrożyć takiego rozwiązania, należałoby się zastanowić nad nowymi wzorami deklaracji cząstkowych oraz wprowadzeniem obowiązku przesyłania ewidencji VAT zgodnej z wymogami określonymi w ww. rozporządzeniu.

Istotne zagadnienie, które należałoby również uregulować, stanowi problematyka korekt – zarówno samej ewidencji VAT, jak i całego JPK_VAT. W nowym stanie prawnym, na sporządzenie korekty, podatnik będzie mieć najczęściej co do zasady tylko 14 dni. Termin ten będzie dotyczył zarówno korekt dokonywanych „z własnej inicjatywy”, jak i korekt sporządzanych w związku z otrzymaniem wezwania z urzędu skarbowego. Należy zatem zorganizować taki sposób obiegu dokumentów, który zagwarantuje sporządzenie i wysłanie korekty we właściwym terminie. Jest to szczególnie istotne w przypadku korekt sporządzanych w związku z otrzymaniem wezwania z urzędu skarbowego. W tych przypadkach, brak prawidłowej korekty może skutkować wymierzeniem podatnikowi kary pieniężnej w wysokości 500 zł za każdy błąd.

Przedstawione zagadnienia stanowią najistotniejsze obszary, które powinny zostać poddane wewnętrznej regulacji. Optymalnym rozwiązaniem byłoby wdrożenie nowych zasad najpóźniej z dniem 1 października 2020 r.