Komunikacja ustna w nowym P.z.p.

Przepisy nowego P.z.p. rozszerzają zakres w jakim zamawiający będzie uprawniony do komunikowania się z wykonawcami w formie ustnej. Oprócz wykorzystania wskazanego sposobu porozumiewania się w toku negocjacji lub dialogu, będzie mógł on zostać zastosowany również w „odniesieniu do informacji, które nie są istotne”. Dotychczasowe doświadczenia w zakresie rozgraniczenia aspektów istotnych względem nieistotnych (np. w zakresie demarkacji modyfikacji umów o charakterze istotnym oraz nieistotnym czy istotnych zmian ogłoszenia o zamówieniu oraz modyfikacji o niskiej doniosłości) skłaniają do przyjęcia, że precyzyjne ustalenie dopuszczalnego zakresu komunikacji ustnej, będzie sprawiało znaczne trudności.

Definicja informacji istotnych

Podobnie jak ma to miejsce w przypadku definiowania istotności zmian ogłoszenia o zamówieniu, tak również w przypadku istotności informacji, które mogą stanowić przedmiot komunikacji ustnej, powyższe nastąpiło poprzez wykreowanie katalogu otwartego. Wskazany zabieg legislacyjny umożliwia:

1. proste ustalenie, które z kategorii informacji będą miały niewątpliwie charakter istotny (zostały wprost wskazane w ustawie) oraz
2. bardziej utrudnione przesądzenie, które informacje pomimo, że nie zostały wyróżnione w katalogu będą miały charakter istotny (są wystarczającą zbliżone do informacji wyraźnie wyróżnionych w art. 61 ust. 2 nowego P.z.p.). 

Aprobując podjęcie próby zdefiniowania „istotności” informacji, należy wskazać, że praktyka ukazuje, że niewyróżnienie precyzyjnych kryteriów weryfikacji istotności (mierników / kryteriów istotności) skutkuje trudnością w odwróconym zdekodowaniu czynników, które powinny zostać uwzględnione przy demarkacji informacji istotnych względem nieistotnych. Rekonstrukcja mierników w oparciu o wyróżnione kategorie informacji istotnych jest bardziej zawodna, niż posługiwanie się kryteriami (przesłankami) wyspecyfikowanymi w sposób wyraźny. W konsekwencji to podmioty stosujące przepisy, a następnie organy poddające ten proces kontroli, podejmują próbę przesądzenia czy w procesie ustalenia charakteru informacji zastosowano właściwe kryteria. Innymi słowy czy pomiędzy wyraźnie wyróżnionymi informacjami o atrybutach istotności a analizowanymi informacjami zachodzi, bądź nie zachodzi wystarczające podobieństwo.

Katalog „istotnych” informacji

Zgodnie z art. 61 ust. 2 nowego P.z.p. istotnymi informacjami są te, które dotyczą:

1. ogłoszenia o zamówieniu,
2. dokumentów zamówienia (w tym wyjaśnień treści dokumentów zamówienia – uzasadnienie projektu nowego P.z.p., s. 24),
3. wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie,
4. potwierdzenia zainteresowania, ofert lub prac konkursowych.

Powyższe zestawienie ukazuje, że ustna forma przekazywania informacji nieistotnych, powinna być traktowana jako wyjątek stosowany przede wszystkim w zakresie dotyczących kwestii organizacyjnych lub technicznych. W takiej formie można m.in. skontaktować się z zamawiającym w celu:

1. ustalenia czy po jego stronie nie występuje awaria systemu, w przypadku zaistnienia problemów w zapoznaniu się z SIWZ czy złożeniem oferty na platformie,
2. potwierdzenia otrzymania przesłanych wyjaśnień, uzupełnień itp.,
3. uzyskania informacji o przewidywanym terminie zawarcia umowy, po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej.

Dokumentacja przekazania informacji w formie ustnej

Wszelkie przekazanie informacji w formie ustnej musi zostać udokumentowane. Realizacji wskazanego obowiązku posłużyć może przede wszystkim sporządzenie notatki z przekazania informacji, która zostanie następnie załączona do protokołu postępowania. Powyższe ma umożliwić zachowanie odpowiedniego poziomu transparentności postępowania oraz dochowanie standardu równego traktowania wykonawców.