Weryfikacja spełniania warunków udziału w postępowaniu, niepodlegania wykluczeniu czy spełniania przez oferowane świadczenia wymogów ustanowionych w SIWZ, opiera się przede wszystkim na analizie oświadczeń i dokumentów składanych przez wykonawców. Badanie dokonywane jest przez zamawiającego, co nie wyklucza korzystania w tym zakresie z informacji będących w posiadaniu podmiotów zewnętrznych. W regulacjach nowego P.z.p. wskazana kwestia doznaje uszczegółowienia.

Mechanizm weryfikacji dokumentów

Zamawiający, jako organizator postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zobowiązany jest m.in. do weryfikacji oświadczeń i dokumentów przedłożonych przez wykonawcę na potwierdzenie okoliczności podmiotowych lub przedmiotowych. Instytucja zamawiająca, w przeprowadzanej analizie, nie jest ograniczona wyłącznie do zbadania treści samych dokumentów i bezkrytycznego jej przyjmowania. Zamawiający nie tylko może kierować do wykonawcy wnioski o wyjaśnienie powstałych w toku badania wątpliwości, w trybie art. 26 ust. 4 P.z.p. ale może również przeprowadzić konfrontację oświadczeń i dokumentów z informacjami pozyskanymi od podmiotów trzecich względem stron postępowania.

Weryfikacja dokumentów przy współudziale podmiotów zewnętrznych – dziś i jutro

Zgodnie z aktualnym §2 ust. 6 tzw. rozporządzenia ws. dokumentów, zamawiający może oprzeć badanie oświadczeń i dokumentów na współpracy z podmiotem trzecim posiadającym stosowne informacje. Konkretyzując:

„Jeżeli wykaz, oświadczenia lub inne złożone przez wykonawcę dokumenty budzą wątpliwości zamawiającego, może on zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego roboty budowlane, dostawy lub usługi były wykonane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, o dodatkowe informacje lub dokumenty w tym zakresie.”

Wskazany przepis, kreuje trudności m.in. w jednoznacznym ustaleniu czy zamawiający może skonfrontować oświadczenia i dokumenty złożone przez wykonawcę z informacjami pozyskanymi od innych podmiotów niż wyraźne w nim wskazane,  np. z oświadczeniami byłego konsorcjanta czy podwykonawcy w celu ustalenia w jakim zakresie wykonawca realizował świadczenia, które mają mu pozwolić na wykazanie się odpowiednim doświadczeniem.

Wskazane powyżej wątpliwości zostaną rozwiane na gruncie nowego P.z.p. Zgodnie z art. 128 st. 5 wskazanego aktu:

„Jeżeli złożone przez wykonawcę oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 (oświadczenie wstępne), lub podmiotowe środki dowodowe budzą wątpliwości zamawiającego, może on zwrócić się bezpośrednio do podmiotu, który jest w posiadaniu informacji lub dokumentów istotnych w tym zakresie dla oceny spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, kryteriów selekcji lub braku podstaw wykluczenia, o przedstawienie takich informacji lub dokumentów.”.

Zgodnie z przytoczonym przepisem nowego P.z.p. kwestie ujawnione w oświadczeniu wstępnym lub podmiotowych środkach dowodowych, będą mogły być weryfikowane poprzez konfrontowanie ich z informacjami uzyskanymi od podmiotów zewnętrznych – nie tylko od zleceniodawców, ale również innych podmiotów, a wiec np. od byłych konsorcjantów. Zamawiający musi jednak pamiętać, ze pozyskane informacje powinien ocenić z uwzględnieniem, źródła ich pochodzenia, oraz wiarygodności pozyskanych danych – np. zważając na ewentualne spory konsorcjalne.

Dotychczasowa praktyka

Pomimo zmian jakie nastąpią w omawianym zakresie od 1 stycznia 2021 r., należy wskazać, że dotychczasowy dorobek orzeczniczy KIO, będzie mógł być wykorzystany przy interpretacji nowych regulacji. Warto zatem wskazać, że zgodnie ze stanowiskiem KIO:

1. zwrócenie się o informacje do podmiotu zewnętrznego stanowi instrument uzupełniający, ale niekiedy niezbędny dla wyjaśnienia istotnych dla postępowania kwestii. „Okoliczność, że istnieją uzasadnione wątpliwości co do m.in. faktu wykonania inwestycji do dnia dzisiejszego, które nie zostały jednoznacznie wyjaśnione w ramach przedłożonych Zamawiającemu przez Konsorcjum A. w ramach uzupełnienia referencji, wymaga dalszego wyjaśnienia. W tym zakresie Zamawiający winien zwrócić się do ww. zamawiającego, na rzecz którego roboty budowlane były wykonywane, o przedłożenie dodatkowych i jednoznacznych informacji dotyczących tej inwestycji, tj. w szczególności co do wykonania przez Konsorcjum B. w całości konstrukcji budynku” (wyrok KIO z dnia 30 grudnia 2016 r., KIO 2323/16, KIO 2325/16),
2. wyjaśnienia podmiotu zewnętrznego mogą być niezbędne. „Mimo że przepis ten mówi o możliwości zwrócenia się do podmiotu, na rzecz którego świadczono usługi, to w sytuacji zaistnienia wątpliwości, których nie usunięto w inny sposób, należy to uznać za obowiązek Zamawiającego, który jest zobowiązany należycie ocenić kwestię spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz przeprowadzić to postępowanie w sposób realizujący zasadę uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.” (wyrok KIO z dnia 12 września 2016 r., KIO 2217/16, KIO 2221/16; tak również wyrok KIO z dnia 28 października 2014 r., KIO 2152/14),
3. konfrontacja oświadczeń lub dokumentów wykonawcy, musi następować w zakresie informacji w nich zakodowanych i nie może przerodzić się w narzędzie inwigilacji. „Jak wynika z przywołanego przepisu zamawiający może zwrócić się o informacje lub dokumenty, ale te dodatkowe informacje lub dokumenty muszą odnosić się to do zakresu wynikającego ze złożonego wykazu, oświadczenia lub dokumentu’” (wyrok KIO 14 listopada 2019 r., KIO 2183/19).