Obowiązkowym elementem pełnomocnictwa składanego organowi podatkowemu przez profesjonalnego pełnomocnika jest jego adres elektroniczny. W praktyce pojawiają się wątpliwości, jak należy postąpić w braku wskazania tego adresu przez pełnomocnika.

Treść pełnomocnictwa

Ordynacja podatkowa[1] stanowi, że  pełnomocnictwo wskazuje dane identyfikujące mocodawcę, w tym jego identyfikator podatkowy, dane identyfikujące pełnomocnika, w tym jego identyfikator podatkowy, a w przypadku nierezydenta - numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, lub inny numer identyfikacyjny, o ile nie posiada identyfikatora podatkowego, adres tego pełnomocnika do doręczeń w kraju, a w przypadku adwokata, radcy prawnego lub doradcy podatkowego - także jego adres elektroniczny.

Doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej

Obecnie pełnomocnictwa składane są organom podatkowym na określonych w drodze rozporządzenia wzorach. Zawierają one pozycję określoną jako „adres elektroniczny”. Wypełnienie tej pozycji jest obowiązkowe w przypadku zgłoszenia pełnomocnika będącego adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym. Odnotować przy tym należy, że zgodnie z art. 144 § 5 Op, doręczanie pism pełnomocnikowi będącemu adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo w siedzibie organu podatkowego. Tylko w przypadku wystąpienia problemów technicznych uniemożliwiających organowi podatkowemu doręczenie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pisma doręcza się w sposób tradycyjny (za pośrednictwem poczty, pracowników urzędu obsługującego organ podatkowy, funkcjonariuszy lub upoważnionych pracowników innego organu podatkowego, lub przez organy lub osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów).   

Podkreślić należy, że pominięcie przez organ podatkowy doręczenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej i dokonanie go w sposób tradycyjny może skutkować uznaniem doręczenia za nieprawidłowe. W najnowszym orzecznictwie podkreśla się, że problemy techniczne uniemożliwiające organowi podatkowemu doręczenie pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej muszą mieć charakter obiektywny. Jak wyjaśnił Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) w wyroku z dnia 22 marca 2019 r. (sygn. akt I GSK 552/17), powinny więc wynikać z nagłej awarii systemu informatycznego organu, względnie platformy wykorzystywanej do doręczeń, w tym przypadku e-PUAP. NSA zaznaczył, że wykazanie, że „problem techniczny” wystąpił, należy do organu i powinno sprowadzać się do udokumentowania, że podjęto próbę doręczenia korespondencji, oraz że nie było możliwe jej doręczenie w ten sposób z uwagi na techniczną przeszkodę (awaria systemu informatycznego czy też np. jego zasilania).

W świetle powyższego niedopuszczalne wydają się, zdarzające się w praktyce sytuacje, w których organ doręcza pisma profesjonalnemu pełnomocnikowi w sposób tradycyjny, np. z uwagi na prośbę sformułowaną przez pełnomocnika.

Czym jest adres elektroniczny, jak postąpić, gdy go nie wskazano?

Brak wskazania przez profesjonalnego pełnomocnika adresu elektronicznego jest natomiast postrzegany w orzecznictwie dwojako.

NSA w wyroku z dnia 26 kwietnia 2018 r. (sygn. akt II FSK 3054/17) podkreśla, że wynikający z art. 144 § 3 Ordynacji podatkowej wyjątek od zasady doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej należy interpretować ściśle. Przepis ten odnosi się bowiem jedynie do sytuacji, w której doręczenie drogą elektroniczną nie jest możliwe z przyczyn nieleżących po stronie organu podatkowego, ale wskutek problemów związanych z samym funkcjonowaniem portalu podatkowego bądź elektronicznej skrzynki podawczej. Przepis ten nie może mieć zastosowania do sytuacji, w której pełnomocnik zawodowy w osobie radcy prawnego, adwokata bądź doradcy podatkowego takiego adresu w pełnomocnictwie nie wskazał. NSA uznał, że wskazana wada pełnomocnictwa stanowi brak formalny, który uniemożliwia nadanie podaniu w rozumieniu art. 168 Op biegu, a który obliguje organ do wezwania wnoszącego podanie do usunięcia braku w terminie 7 dni, z pouczeniem, że niewypełnienie tego warunku spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia.

NSA przyjął także, że pod pojęciem adresu elektronicznego profesjonalnego pełnomocnika (adwokata, radcy prawnego lub doradcy podatkowego), o którym mowa w art. 138c § 1 Op w zw. z art. 144 § 5 Op, należy rozumieć jakikolwiek wskazany przez niego adres elektroniczny (na przykład adres e-mail). Nie musi to być zatem adres konta na platformie ePUAP, gdyż profesjonalny pełnomocnik nie został przez ustawodawcę zobowiązany do posiadania takiego adresu.

Z kolei w wyroku z dnia 13 września 2017 r. z dnia 13 września 2017 r. (sygn. akt I GSK 552/17) NSA uznał, że brak formalny w pełnomocnictwie w postaci niepodania przez profesjonalnego pełnomocnika adresu elektronicznego, co stanowi naruszenie art. 138c § 1 Op, nie podlega usunięciu na zasadach określonych w art. 169 § 1 Op i to niezależnie od tego, czy pełnomocnictwo złożono razem, czy też odrębnie z podaniem. W takim przypadku zastosowanie może znaleźć art. 155 § 1 Op. Niewskazanie adresu elektronicznego przez pełnomocnika profesjonalnego w żadnej mierze nie stanowi przeszkody w doręczaniu takiej osobie pism przez organ podatkowy. Zdaniem NSA, w takim przypadku należy odnieść się do pojęcia problemów technicznych. W tym wypadku NSA uznał, że problemy techniczne uniemożliwiające organowi podatkowemu doręczenie pisma mogą dotyczyć zarówno organu podatkowego, jak i adresata. Jak wyjaśnia NSA, wydaje się również, że w zakresie pojęcia problemów technicznych mieści się także nieprzystosowanie techniczne organu podatkowego lub adresata do doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w tym także nieposiadanie adresu elektronicznego. W konsekwencji mając na uwadze postanowienia art. 138c § 1 Ordynacji podatkowej oraz art. 144 § 3 i 5 Ordynacji podatkowej brak wskazania w pełnomocnictwie szczególnym adresu elektronicznego przez pełnomocnika profesjonalnego nie sposób zaliczyć do braków, które uniemożliwiają nadanie podaniu właściwego biegu.

[1] USTAWA z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U.2019.900 t.j. ze zm.) – dalej: Op.