W dniu 18 kwietnia 2019 r. weszła w życie – w zasadniczej części – ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Przepisy tej ustawy określają zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych.

Przyjęte zasady przewidują, że „zamawiający” (w szczególności „zamawiający” w rozumieniu ustawy – Prawo zamówień publicznych) jest zobowiązany do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem specjalnej platformy, tj. Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). Decyzja o wysłaniu faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem platformy należy do wykonawcy, który może z tej opcji skorzystać, ale nie ma takiego obowiązku.

W tym kontekście stwierdzić należy, iż na wypadek skorzystania przez wykonawcę z przysługującego mu uprawnienia, zamawiający jest obowiązany do posiadania konta na platformie. Zgodnie z przepisami należy je założyć przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.

Z punktu widzenia jednostek samorządu terytorialnego duże znaczenie ma model, w oparciu o który założone zostanie konto podmiotu (konta podmiotów) na PEF. Jest to istotne w kontekście zasad fakturowania, które „wymusiła” centralizacja rozliczeń VAT – każda faktura zakupowa powinna wskazywać gminę (miasto, powiat, województwo) jako nabywcę towarów lub usług oraz posługiwać się NIP-em gminy (miasta, powiatu, województwa) także w przypadku, gdy dotyczy transakcji związanych z funkcjonowaniem jednostek organizacyjnych.

Z uwagi na powyższe, zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, w celu zagwarantowania należytego doręczania i obiegu dokumentów związanych z realizacją zamówień publicznych, zamawiający mają możliwość założenia konta (kont) na PEF, w oparciu o:

1) model scentralizowany,

2) model rozproszony.

W pierwszym przypadku zakłada się jedno tzw. konto podmiotu (np. gminy), a następnie w ramach konfiguracji tego konta, tworzy się dodatkowe identyfikatory PEF (tzw. skrzynki PEPPOL) dedykowane dla podległych jednostek (np. jednostek budżetowych). W tym przypadku funkcjonuje jeden administrator, który ma dostęp do wszystkich dokumentów w ramach konta podmiotu (także tych przesyłanych na adresy PEF/skrzynki PEPPOL jednostek podległych).

Model rozproszony przewiduje z kolei, że tworzonych jest wiele niezależnych kont podmiotów (np. tworzone jest oddzielne konto dla gminy i oddzielne konta dla jednostek budżetowych). W tym przypadku konta podmiotów są od siebie niezależne, co oznacza, że administrator jednego konta podmiotu nie ma dostępu do danych (np. dokumentów) innego konta podmiotu.

Każda jednostka samorządu, uwzględniając swoją strukturę organizacyjną oraz przyjęty sposób funkcjonowania, winna zatem dokonać analizy w celu wyboru optymalnego dla niej rozwiązania.