Jedną z czynności podejmowanych w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, na którą wpływ wywiera elektronizacja komunikacji pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami, jest otwarcie ofert. W związku z okolicznością, iż w elektronicznych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego oferty, nie tylko muszą przybrać postać elektroniczną  i zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lecz również zostać przekazane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, doniosłego znaczenia praktycznego nabiera sposób w jaki ma zostać przeprowadzone ich otwarcie.

Otwarcie ofert

Pomimo, że w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1986, dalej: P.z.p.), pojęcie „otwarcia ofert” nie zostało zdefiniowane, to przepisy tego aktu pozwalają na uznanie, że jest to:

1. czynność jawna (art. 17 ust. 3 w zw. z art. 86 ust. 2 P.z.p.),
2. o złożonym charakterze, na którą składa się: zapoznanie się z treścią złożonych przez wykonawców ofert (art. 86 ust. 1 P.z.p.), a także podanie niektórych ich elementów do publicznej wiadomości (tj.: nazwy/firmy oraz adresu wykonawców, a także informacji dotyczących ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach),
3. podejmowana w miejscu i terminie wskazanym w SIWZ (art. 36 ust. 1 pkt 11 P.z.p.), jednakże nie później niż bezpośrednio po upływie terminu składania ofert (dzień otwarcia ofert musi być tożsamy z dniem upłynięcia terminu składania ofert).

Elektronizacja komunikacja pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami nie zmienia ani istoty otwarcia ofert ani ww. reguł jej dotyczących. W szczególności nadal musi mieć ona charakter jawny i zostać podjęta w miejscu i terminie wskazanym w SIWZ (najczęściej siedzibie zamawiającego).

Jak otworzyć oferty?

Otwarcie ofert przekazanych zamawiającemu za pomocą kanałów komunikacji elektronicznej następuje z wykorzystaniem podpiętego do sieci internet komputera obsługującego system teleinformatyczny, którym oferty zostały przesłane. Wraz z nastaniem ustalonego dla otwarcie ofert momentu system umożliwia zamawiającemu odszyfrowanie ofert i zapoznanie się z informacjami w nich zawartymi, w tym podlegającymi podaniu do publicznej wiadomości w ramach sesji otwarcia ofert. W przypadku miniPortalu, czynności techniczne składające się na odszyfrowanie ofert przybierają następującą sekwencję działań:

1. zalogowanie się przez zamawiającego do Elektronicznej Skrzynki Podawczej na platformie ePUAP,
2. pobranie wszystkich zaszyfrowanych ofert, które wpłynęły do zamawiającego od wykonawców,
3. zalogowanie do miniPortalu,
4. wybranie z wykazu postępowań, postępowania w ramach którego następuje otwarcie ofert,
5. pobranie klucza prywatnego generowanego przez miniPortal niezbędnego do odszyfrowania ofert (dostępny po kliknięciu pola „Edycja”),
6. otworzenie aplikacji do szyfrowania,
7. podanie w aplikacji do szyfrowania loginu zamawiającego i identyfikatora postępowania,
8. zaimportowanie do aplikacji do szyfrowania, zaszyfrowane pliki (oferty) oraz klucza prywatnego (wygenerowanego i pobranego z miniPortalu),
9. odszyfrowanie oferty (pole „Odszyfruj ofertę”).

Po odszyfrowaniu ofert zamawiający ma możliwość zapoznać się z nimi i spełnienia obowiązku informacyjnego.

Jak zapewnić uczestnikom poczucie wcześniejszego niezapoznania się z ofertami?

W art. 86 ust. 1 P.z.p. wyrażony został zakaz zapoznania się z ofertami przed upływem terminu ich otwarcia. W przypadku tradycyjnego otwarcia ofert, gwarancją wcześniejszego niezapoznania się z ofertami były zamknięte koperty lub inne opakowania, w których zamieszczane były oferty. Koperty te zwyczajowo były pokazywane osobom zebranym na sesji otwarcia ofert. Dodatkowo, do wyjątków nie należały sytuacje w których wykonawcy składali oferty możliwie najpóźniej, co miało m.in. minimalizować ewentualne negatywne konsekwencje zapoznania się z ofertą przez osobę trzecią. Na skutek elektronizacji zmieniły się środki chroniące przed przedwczesnym zapoznaniem się z ofertami. Gwarantują to stosowne narzędzia informatyczne, których niezauważone naruszenie niewątpliwie jest trudniejsze niż otworzenie koperty w sposób umożliwiający jej ponowne zamkniecie. Nienależnie od powyższego, w szczególności na początkowym etapie elektronizacji, zamawiającym można rekomendować przeprowadzenie otwarcia ofert z wykorzystaniem monitora (telewizora, projektora) zewnętrznego, umożliwiającego osobom zainteresowanym obserwowanie czynności podejmowanych przez osoby działające w imieniu zamawiającego.