Zamawiający przeprowadzając postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego obowiązany jest wyznaczyć termin składania ofert z uwzględnieniem:

1. art. 9a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 1579, dalej: P.z.p.) nakazującym wyznaczenie terminu składania ofert z poszanowaniem złożoności zamówienia oraz czasu potrzebnego na sporządzenie ofert, a także z zachowaniem określonych w ustawie minimalnych terminów składania ofert,
2. art. 43 ust. 1 lub 2 P.z.p. przewidującymi, zasadnicze terminy minimalne, którym :

1. dla tzw. krajowych zamówień na usługi lub dostawy jest termin 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych lub 14 dni w przypadku zamówień na roboty budowlane,
2. dla tzw. zamówień unijnych jest termin 40 dni (do 18 października 2018 r., później 35 dni, zza wyjątkiem centralnych zamawiających dla których termin 35 dni obowiązuje od 18 kwietnia 2017 r.) od dnia przekazania ogłoszenia o zamówienie Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej,

1. art. 43 ust. 2b P.z.p. zwierającym przesłanki dozwalające na skrócenie terminu składania ofert względem terminu zasadniczego w przypadku tzw. zamówień unijnych, który to nie może być jednak krótszy niż 15 dni,

oraz wskazać go zarówno w ogłoszeniu o zamówieniu (art. 41 pkt 10 P.z.p.) jak i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art. 36 ust. 1 pkt 11 P.z.p.).

Skrócony termin składania ofert

Zgodnie z art. 43 ust. 2b P.z.p. Zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert krótszy niż określony w art. 43 ust. 2 P.z.p. (40 dni lub 35 dni), w przypadku:

1. opublikowania wstępnego ogłoszenia informacyjnego, o ile wstępne ogłoszenie informacyjne zawierało wszystkie informacje wymagane dla ogłoszenia o zamówieniu, w zakresie, w jakim były one dostępne w chwili publikacji wstępnego ogłoszenia informacyjnego, i zostało zamieszczone w profilu nabywcy na co najmniej 35 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed dniem przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej,
2. jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione.

Modyfikacja ogłoszenia o zamówienia i SIWZ

Zważając na dopuszczalności, zmodyfikowania po wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia zarówno zapisów ogłoszenia o zamówienia (art. 11c i 12a P.z.p.) jak i specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art. 38 ust. 4 P.z.p.) nie wzbudza wątpliwości, ze również zawarta w nich deklaracja terminu składania ofert może ulec zmianie. Sama jednak możliwość zmiany zapisów dotyczących terminu składania ofert nie oznacza, że dopuszczalna jest weryfikacja ziszczenia się przesłanek dozwalających na zastosowanie skróconego terminu składania ofert po wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia.

Następcza weryfikacja przesłanek dozwalających na skrócenie terminu składania ofert

Zasadniczo weryfikacja zaktualizowania się przesłanek zastosowania skróconego terminu składania ofert następuje w trakcie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Powyższe wynika z okoliczności, iż na tym etapie jest on obowiązkowo wyznaczany przez zamawiającego. Nie można jednak aprioryczne wykluczyć sytuacji w których:

1. upływ 35. dnia o którym mowa w art. 43 ust. 3b pkt 1 P.z.p. lub
2. zaistnienie pilnej potrzeby udzielenia zamówienia o której mowa w art. 43 ust 3b pkt 2 P.z.p.

nastąpi dopiero po wszczęciu postępowania. Uwzględniając ustawowe dozwolenie na zmianę zapisów wyrażających ustalony przez zamawiającego termin składania ofert, a także:

1. brak wyraźnego zakazu następczej weryfikacji zaktualizowania się przesłanek dozwalających na skrócenie terminu składania ofert,
2. posłużenie się w art. 43 ust. 2b P.z.p. zwrotem „zamawiający może wyznaczyć”, przy jednoczesnym nieograniczeniu go wyłącznie do pierwotnego wyznaczenia terminu ofert,
3. brak argumentów przemawiających za niemożliwością dostosowania terminu składania ofert, do zmienionej sytuacji faktycznej (dostosowania dokumentacji do potrzeb zamawiającego i dynamicznej sytuacji faktycznej),

zasadne wydaje się przyjęcie, że zamawiający jest uprawniony do następczego skrócenia terminu składania ofert, w tym także w sytuacji zaktualizowania się przesłanek przewidzianych w art. 43 ust. 2b P.z.p. dopiero po wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia.

Skrócenie terminu składania ofert

Dokonując skrócenia terminu składania ofert należy uwzględnić okoliczność, że termin składania ofert został zadeklarowany zarówno w ogłoszeniu o zamówieniu jak i SIWZ, a w konsekwencji modyfikacja stanowi zmianę o której mowa w art. 38 ust. 4a P.z.p. (modyfikację SIWZ prowadzącą do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu). Niewprowadzenie zmian do któregokolwiek z ww. dokumentów wywoływałoby rozbieżność między nimi. 

Powzięcie zamiaru zmiany terminu składania ofert w ogłoszeniu o zamówienia aktualizuje konieczność oceny czy modyfikacja ta ma charakter istotny w myśl art. 12a ust. 2 P.z.p., który nakazuje by nowo wyznaczony termin składania ofert nie był krótszy niż 15 dni od dnia przekazania zmiany ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (art. 12 ust. 2 pkt 1 P.z.p.).