Centralni zamawiający pomogą wdrożyć e-zamówienia

Nowe rozwiązania dotyczące tzw. centralnych zamawiających mogą ułatwić wdrożenie przez jednostki samorządu terytorialnego komunikacji elektronicznej w zamówieniach publicznych.

Komunikacja między zamawiającymi a wykonawcami, w tym składanie ofert, po zmianach ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych [dalej również: „ustawa Pr.z.p”][1], prowadzona ma być obowiązkowo drogą elektroniczną. Nowela ustawy Pr.z.p. [dalej również: „nowela”][2] zawiera też zmiany dotyczące instytucji tzw. centralnego zamawiającego – zapewniające możliwość skorzystania z tej instytucji przez samorząd terytorialny. W przypadku centralnych zamawiających, zastosowanie komunikacji elektronicznej powinno nastąpić do 18 kwietnia 2017 r. Wykorzystanie potencjału centralnych zamawiających może pomóc w optymalnym wdrożeniu e-zamówień.

Obecna regulacja dotycząca centralnych zamawiających

Obecnie ustawa Pr.z.p. przewiduje, że centralnym zamawiającym może być jedynie organ administracji rządowej (art. 15a ustawy Pr.z.p.).

W aktualnym stanie prawnym centralny zamawiający może przygotowywać i przeprowadzać postępowania o udzielenie zamówienia, udzielać zamówień lub zawierać umowy ramowe na potrzeby zamawiających z administracji rządowej, jeżeli zamówienie jest związane z działalnością więcej niż jednego zamawiającego.

Nabywanie dostaw, usług lub robót budowlanych od centralnego zamawiającego lub od wykonawców wybranych przez centralnego zamawiającego jest przy tym wyłączone spod zastosowania reżimu zamówień publicznych (art. 4 pkt 11 ustawy Pr.z.p.).

Planowane zmiany w centralizacji zakupowej

Zmiany w projekcie noweli, dotyczące centralnego zamawiającego, mają wdrażać art. 37 dyrektywy unijnej 2014/24/UE [dalej również: „dyrektywa 2014/24/UE”][3].

Z legislacji unijnej wynika, między innymi, że regulacja dotyczącą centralnych zamawiających może pozwolić na uzyskanie niższych cen oraz poprawę i profesjonalizację zarządzania zamówieniami (motyw 59 preambuły dyrektywy 2014/24/UE).

W noweli przewiduje się wprowadzenie w ustawie Pr.z.p. w szczególności poniższych zmian dotyczących centralnych zamawiających:

• Poza działalnością w zakresie udzielania zamówień lub zawierania umów ramowych z przeznaczeniem dla zamawiających, zadaniem centralnych zamawiających mają być również tzw. pomocnicze działania zakupowe.
• Pomocnicze działania zakupowe polegać mają na zapewnieniu wsparcia dla działań zakupowych prowadzonych przez innych zamawiających. Powyższe wsparcie ma następować w szczególności poprzez zapewnienie infrastruktury technicznej umożliwiającej zamawiającemu udzielanie zamówień (np. udzielanie e-zamówień) lub zawieranie umów ramowych, doradztwo dotyczące przeprowadzania lub planowania postępowań o udzielenie zamówienia, czy też przygotowanie postępowań o udzielenie zamówienia i przeprowadzania ich, w imieniu i na rzecz zamawiającego.
• Postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadzane przez centralnego zamawiającego odbywać się ma wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
• Zamawiający mogą nabywać: (i) dostawy lub usługi od centralnego zamawiającego lub (ii) dostawy, usługi lub roboty budowlane za pomocą dynamicznych systemów zakupów obsługiwanych przez centralnego zamawiającego lub na podstawie umowy ramowej zawartej przez centralnego zamawiającego.
• Organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego może, w drodze uchwały, wskazać albo powołać podmiot wykonujący zadania centralnego zamawiającego.

Obowiązkowe zmiany dotyczące e-zamówień

Zmiany w ustawie Pr.z.p. dotyczące komunikacji elektronicznej zamawiającego z wykonawcami, mające na celu wdrożenie dyrektywy 2014/24/UE, obejmować będą, między innymi, poniżej wymienione obszary.

• Co do zasady w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w tym w przetargu nieograniczonym, komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie ofert, oświadczeń, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, ma odbywać się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
• W przypadku, gdy komunikacja odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zamawiający może ustalić sposób organizacji informacji zawartych w ofercie w postaci katalogu elektronicznego lub dołączenia katalogu elektronicznego do oferty albo dopuścić taką możliwość.
• Oferty sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej, podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub równoważnego środka, spełniającego wymagania dla tego rodzaju podpisu.
• Zachowanie integralności danych oraz poufności ofert w postępowaniu ma zapewnić zamawiający.
• Nowela, podobnie jak dyrektywa 2014/24/UE, dopuszcza sytuacje, w której zamawiający będzie mógł odstąpić od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej przy składaniu części oferty. Okoliczności te zostały uregulowane w noweli zgodnie z brzmieniem art. 22 ust. 1 akapit drugi dyrektywy 2014/24/UE.
• W noweli dopuszczone są szczegółowe warunki zastosowania w postępowaniu – z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia publicznego – narzędzi i urządzeń elektronicznych lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne.
• Nowela zawiera upoważnienie do wydania rozporządzenia przez Prezesa Rady Ministrów do określenia, w drodze rozporządzenia: (i) wymagań technicznych i organizacyjnych stosowania środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu w sprawie udzielenia zamówienia oraz (ii) sposobu sporządzania i przechowywania dokumentów elektronicznych oraz sposobu i trybu ich przekazywania, udostępniania i usuwania.

Zmiany dotyczące e-zamówień będą wyzwaniem dla wielu zamawiających nie tylko ze względu na koszty wdrożenia odpowiednich rozwiązań informatycznych, ale też konieczność zabezpieczenia dokumentów elektronicznych oraz udostępniania ich wykonawcom zgodnie z przepisami unijnymi.

Wskazanie lub powołanie centralnego zamawiającego przez jednostki samorządu terytorialnego może pomóc zoptymalizować środki i zasoby konieczne do przeprowadzenia postępowań o udzielenia zamówienia w sposób zgodny z nowymi przepisami.

[1] Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Tekst jednolity: Dz.U. z 2015 r., poz. 2164, z późn. zm.).

[2] Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (druk 366) dostępna na stronie internetowej Sejmu RP: http://www.sejm.gov.pl.

[3] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylająca dyrektywę 2004/18/WE (Dz.U.UE.L.2014.94.65).