Sprawowanie mandatu radnego nie zawsze jest gwarancją uzyskania każdej informacji o sprawach publicznych.

W świetle ustrojowej regulacji art. 11b ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 594) [dalej: u.s.g.] „Działalność organów gminy jest jawna. Ograniczenia jawności mogą wynikać wyłącznie z ustaw”. Ustęp 3 tego przepisu stanowi, że „Zasady dostępu do dokumentów i korzystania z nich określa statut gminy”.

W świetle postanowień art. 61 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 1997 r., Nr 78, poz. 483) [dalej: Konstytucja RP] obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Prawo to obejmuje dostęp do dokumentów oraz wstęp na posiedzenia kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów, z możliwością rejestracji dźwięku lub obrazu. W zakresie trybu udzielania informacji Konstytucja RP odsyła do regulacji ustaw szczegółowych, a jeśli chodzi o Sejm i Senat, do treści ich regulaminów.

Aktem prawnym normującym zagadnienia zasad i trybu dostępu informacji publicznej jest ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 782 ze zm.) [dalej: u.d.i.p.]. Ustawa ta, choć dopuszcza możliwość odmiennego uregulowania zasad dostępu do informacji, to jednak tylko w drodze ustawowej, a nie statutowej (tak np. A. Szewc, Komentarz do art. 11b ustawy o samorządzie gminnym, LEX 2012 r.). W świetle postanowień art. 11b ust. 1 u.s.g., wykluczona jest także możliwość ograniczenia lub wyłączenia jawności działania organów gminy drogą postanowień statutowych (S. Szczepaniak, Proces uchwałodawczy w radzie gminy/powiatu [w:] Z. Majewski (red.) Prawa i obowiązki radnego. Poradnik na kadencję 2014 – 2018, Warszawa 2014 r.).

Badając konstytucyjność zapisu art. 11b ust. 3 u.s.g. Trybunał Konstytucyjny (wyrok TK z dnia 16.09.2002 r., sygn. K 38/01), doszedł do wniosku, że użyte w tym przepisie wyrażenie „zasady” odnosić się może do tych dyrektyw proceduralnych, które mają wyłącznie charakter techniczno-organizacyjny. W świetle wyroku TK, regulacje statutowe dotyczące zasad i trybu dostępu do informacji publicznej powinny mieć charakter wyłącznie techniczno-organizacyjny (dostosowany do uwarunkowań lokalnych) i nie mogą modyfikować zasad i trybu dostępu do informacji publicznej wynikających z podstawowego aktu prawnego, jakim jest u.d.i.p. bądź innych aktów prawnych rangi ustawy regulujących dostęp do informacji publicznej. Jako przykład możliwych regulacji statutowych Trybunał podał: określenie czasu urzędowania, w którym dany dokument będzie udostępniany, wskazanie jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za udostępnianie określonych dokumentów czy sprecyzowanie zasad, w oparciu o które odbywać się będzie ich kopiowanie.

Niezależnie zatem od statutowego określenia technicznych „zasad” udostępniania informacji publicznej w danej gminie, w każdym przypadku zastosowanie znajdować będą przepisy u.d.i.p. dotyczące m.in. podmiotów zobowiązanych do udzielania informacji publicznej, podmiotów mogących żądać udostępnienia informacji publicznej, dotyczące udostępniania informacji mającej charakter informacji przetworzonej, polegające na konieczności wykazywania szczególnie istotnego interesu publicznego; możliwości żądania dodatkowej opłaty za udostępnienie informacji; ograniczeń w udostępnieniu informacji odnoszących się do wszelkiego rodzaju tajemnic prawnie chronionych, prywatności osób fizycznych, bądź tajemnicy przedsiębiorcy.

W świetle podstawowej zasady u.d.i.p., prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienia każdego do uzyskania informacji publicznej, w tym uzyskania informacji przetworzonej w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego; prawo wglądu do dokumentów urzędowych; prawo dostępu do posiedzeń kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów (art. 3 ust. 1 pkt 1-3 u.d.i.p.). Przyznane każdemu prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych, a także ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Ograniczenie to nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji, a także w przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezygnują z przysługującego im prawa (art. 5 ust. 1 i 2 u.d.i.p.).

W obowiązującym porządku prawnym brak jest szczególnej regulacji, która określałyby sposób bądź formę realizacji przez radnego jego praw i obowiązków wynikających ze sprawowania mandatu, w tym także w zakresie pozyskiwania materiałów i informacji związanych ze sprawowanym mandatem. Szczególnych uprawnień w tym zakresie nie przyznają radnemu także regulacje statutowe, gdyż wszelkie prawa i obowiązki z tym związane, jak wskazano, wynikają wyłącznie z regulacji ustawowych, a statut nie może ich modyfikować, ograniczać bądź traktować w sposób rozszerzający.

W związku z powyższym należy wskazać, że w ramach sprawowanego mandatu radny obowiązany jest kierować się dobrem wspólnoty samorządowej (art. 23 ust. 1 u.s.g.). Utrzymuje stałą więź z mieszkańcami oraz ich organizacjami, a w szczególności przyjmuje zgłaszane przez mieszkańców gminy postulaty i przedstawia je organom gminy do rozpatrzenia – co czyni m.in. poprzez składanie interpelacji. Instytucję interpelacji definiuje się jako „przysługujący na mocy statutu danej jednostki samorządu terytorialnego indywidualny środek kontrolno-interwencyjny, za pomocą którego radny  może domagać się od organu wykonawczego podjęcia określonych działań w sprawach jednostki samorządu terytorialnego, w tym w szczególności – udzielenia informacji na interesujący go temat, który jej dotyczy”. (S. Gajewski, A. Jakubowski, Instytucja interpelacji w jednostkach samorządu terytorialnego, ST 2012/7-8/94-105).

W kontekście powyższego należy uznać, że interpelacje i wnioski radnych należą do jednej z form realizacji podstawowej zasady jawności działania organów gminy. Zakres przedmiotowy interpelacji i wniosków dotyczy spraw bezpośrednio lub pośrednio wynikających ze sprawowania mandatu, związanych z realizacją uchwał rady gminy przez organ wykonawczy oraz spraw dotyczących wykonywania zadań przez wójta, miejskie jednostki organizacyjne oraz jednostki pomocnicze gminy (w przypadku ich powołania).

W orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmuje się, że interpelacja radnego ma dwoisty charakter. Co do zasady, stanowi ona jedną z form kontroli organu wykonawczego sprawowanej przez radnego. W przypadku gdy dotyczy informacji publicznej, należy ją traktować jak wniosek o jej udzielenie (tak np. wyrok WSA w Warszawie z dnia 16.11.2004 r., II SAB/Wa 238/04; wyrok NSA z dnia 8.07.2003 r., III SAB/Wa 100/03).

Jeśli zatem przyjąć, że interpelacje, wnioski i zapytania stanowią formy realizacji zasady dostępu do informacji publicznej, to tym samym zasady udostępniania informacji zwykłej, przetworzonej albo ponownego wykorzystania informacji publicznej są takie same dla radnych, jak i dla każdego zainteresowanego, a więc podlegają ogólnemu reżimowi u.d.i.p. (tak np. M. Augustyniak, Organizacja i funkcjonowanie rady gminy, Wolters Kluwer business, Warszawa 2012 r., s. 170).

W odniesieniu do żądania przez radnego udostępnienia informacji publicznej przetworzonej (tj. takiej, której uzyskanie wymaga wykazania istnienia szczególnie istotnego interesu publicznego) podkreśla się, że podmiot zobowiązany (np. organ wykonawczy gminy) do jej udzielenia winien brać pod uwagę charakter i cechy podmiotu, który występuje z wnioskiem. Oznacza to, że powinien uwzględniać, że występującym z określonym wnioskiem (interpelacją) jest radny, którego działalność w ramach sprawowanego mandatu uzależniona jest od uzyskiwania pełnych i rzetelnie przygotowywanych materiałów (wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 7.07.2011 r., IV SA/Wr 289/11). Nie oznacza to jednak, że radny zwolniony zostaje z konieczności uzasadnienia istnienia szczególnie istotnego interesu publicznego, o którym stanowi art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p.

Wobec tego, że radny w wykonywaniu swej funkcji nie może działać w interesie prywatnym interpelacja powinna zawierać uzasadnienie, tj. wskazanie celu, któremu ma służyć. Samo pełnienie przez radnego swojej funkcji okazuje się zatem niewystarczające dla przyjęcia, że w przypadku żądania informacji publicznej przetworzonej radny nie musi uzasadniać istnienia szczególnie istotnego interesu publicznego w uzyskaniu informacji. Radny powinien zatem ustalić, ocenić i wykazać, że udzielenie żądanej informacji jest szczególnie istotne dla takiego interesu (tak np. wyrok NSA z dnia 3.08.2010 r., I OSK 787/10).

Traktując interpelację radnego dotyczącą informacji publicznej jako wniosek o jej udostępnienie (w rozumieniu art. 10 u.d.i.p.), w tym żądanie udostępnienia informacji przetworzonej (w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p.), winna ona zostać, jak każdy inny wniosek pochodzący od „każdego” żądającego, załatwiona w trybie i na zasadach określonych w przepisach u.d.i.p. Udostępnienie informacji publicznej następuje co do zasady w formie czynności materialno-technicznej. Z kolei uzasadniona odmowa udostępnienia następuje w formie decyzji administracyjnej, o której mowa w art. 16 ust. 1 udip. Konieczność stosowania regulacji u.d.i.p. oznacza, że w każdym przypadku treść interpelacji winna zostać poddana także badaniu, czy żądana informacja nie podlega ograniczeniom, o których mowa w art. 5 ust. 1 i 2 u.d.i.p.

Powyższe oznacza, że ze względu na określone rodzaje ustawowych ograniczeń, w tym tajemnic określonych ustawą, żądana przez radnego informacja podlegać będzie udostępnieniu bądź po dokonaniu stosownego procesu anonimizacji, bądź – ze względu na posiadane treści - nie będzie mogła zostać w ogóle udostępniona, bądź też będzie mogła zostać udostępniona, lecz tylko w przypadku wyraźnej zgody osoby fizycznej, której chronione prawem dane zawiera.