Jedną z charakterystycznych cech spółki z o.o. jest kadencyjność jej zarządu i uzależnienie uprawnień członków zarządu od przysługujących im mandatów.

Członkowie zarządu, w tym jego prezes, pełnią wyznaczone im funkcje w organie wykonawczym spółki tylko do czasu wygaśnięcia sprawowanych mandatów. Wprawdzie dość częstym zjawiskiem jest „długowieczność” członków zarządów spółek, a zwłaszcza ich prezesów, to jednak jako nieodłączną część funkcjonowania typowej spółki kapitałowej należy postrzegać zmianę personalną w składzie jej zarządu.

Nierzadko zdarza się, że nowy zarząd potrzebuje czasu, aby poznać sytuację spółki i przeanalizować praktykę swojego poprzednika. Bywa, że wyniki takiej analizy są zaskakujące i wymagają od nowego zarządu podjęcia określonych działań, które służą nie tylko zabezpieczeniu interesów samej spółki, ale również ochronie nowych zarządców spółki.

Warto dla zrozumienia złożoności zagadnienia przeanalizować scenariusz wydarzeń w przykładowej spółce ABC sp. z o.o. Wyobraźmy sobie, że w spółce ABC sp. z o.o. doszło do zmiany na stanowisku prezesa jednoosobowego zarządu. Jak się niedługo potem okazało pod rządami byłego prezesa w spółce ABC sp. z o.o. przez dłuższy czas w sposób nieprawidłowy zarządzano gospodarką magazynową, nienależycie prowadzono ewidencję zdarzeń gospodarczych, dopuszczano do nierzetelnej sprawozdawczości finansowej oraz wypłacano pracownikom wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych w zaniżonych wysokościach.

Nowy zarząd powinien takie informacje postrzegać w kontekście odpowiedzialności swoich poprzedników oraz swojej własnej – o ile nie wdroży działań naprawczych. Nieprawidłowości stwierdzone w przykładowej spółce ABC sp. z o.o. powinny być rozpatrywane jako potencjalne naruszenia przepisów ustawy o rachunkowości [dalej: u.r.), tj. w szczególności jej art. 4, 4a i 77, a także ustawy – Kodeks spółek handlowych [dalej: k.s.h.], tj. w szczególności jej art. 587 oraz ustawy – Kodeks pracy [dalej: k.p], tj. w szczególności jej art. 151¹.

Odpowiedzialność na podstawie ustawy o rachunkowości

Stosownie do brzmienia art. 4 ust. 1 u.r., jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Ponadto, zgodnie z art. 4 ust. 2 u.r., zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Na podstawie art. 4 ust. 5 u.r. kierownik jednostki (w przypadku spółki ABC sp. z o.o. - prezes jej zarządu) ponosi co do zasady odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych przepisami u.r., w tym z tytułu nadzoru (również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą).

Zgodnie z brzmieniem art. 4a ust. 1 i 2 u.r. zarówno kierownik jednostki, jak i członkowie rady nadzorczej są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Warto podkreślić, że w u.r. nie wyjaśniono na czym polega zapewnienie przez radę nadzorczą zgodności sprawozdań z ustawą, nie wyjaśniono również, kiedy można stwierdzić, że rada nadzorcza wywiązała się z tego obowiązku. Mamy zatem do czynienia z pewną dozą uznaniowości.

W literaturze przedmiotu nie ma zgodności co do konsekwencji treści art. 4a u.r. dla funkcjonowania rady nadzorczej. Nie ulega jednak wątpliwości, że członkowie rady nadzorczej powinni ze szczególnym zaangażowaniem nadzorować system rachunkowości. Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie w/w obowiązku (solidarny charakter odpowiedzialności oznacza, że spółka ABC sp. z o.o. mogłaby domagać się zaspokojenia swoich roszczeń z tytułu szkody od wszystkich członków zarządu i rady nadzorczej łącznie, od niektórych z nich lub tylko od jednego). Tym samym zarówno zarząd, jak i rada nadzorcza powinni dokonać wszelkich starań by zapewnić rzetelność sprawozdań finansowych.

Ponadto, niezależnie od odpowiedzialności majątkowej na gruncie u.r., należy mieć na uwadze ewentualną odpowiedzialność karną związaną z naruszeniem przepisów ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 77 ust. 1 u.r., kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do (1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych, (2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych, ten podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Należy zaznaczyć, że w art. 3 ust. 1 pkt 6 u.r. zdefiniowano pojęcie kierownika jednostki – rozumie się przez to członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Jeżeli zatem nie została wskazana osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg i sporządzenie sprawozdania finansowego to odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie organu zarządzającego. W przykładowej spółce ABC sp. z o.o. odpowiedzialność będzie zatem spoczywać na byłym prezesie zarządu.

Warto zaznaczyć, że za niesporządzenie sprawozdania finansowego bądź sporządzenie go niezgodnie z przepisami u.r. lub zawarcie w nim nierzetelnych danych odpowiedzialność ponosi także członek organu jednostki, który nie może być uznany za kierownika jednostki. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 5a u.r. przez członka organu jednostki rozumie się osobę fizyczną, pełniącą funkcję członka zarządu lub innego organu zarządzającego, członka rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego, jak również innego organu administrującego jednostki, powołaną do pełnienia tej funkcji zgodnie z postanowieniami umowy spółki, statutu lub innymi obowiązującymi jednostkę przepisami prawa. Tym samym odpowiedzialność przewidzianą w art. 77 u.r. mogą ponosić także członkowie rady nadzorczej. Taką odpowiedzialność przewiduje wprost wspomniany już powyżej art. 4a u.r., który nakłada na te osoby obowiązek zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe spełniało wymagania przewidziane w u.r.

Odpowiedzialność na podstawie kodeksu spółek handlowych

Stosownie do art. 293 § 1 i § 2 k.s.h. członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, chyba że nie ponosi winy. Członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator powinien przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności. Odpowiedzialność z art. 293 k.s.h. dotyczy zaniechania i działania, jest solidarna między członkami wszystkich organów, jeżeli szkoda powstała w związku z działaniem wszystkich organów.

W doktrynie i orzecznictwie przyjmuje się, że odpowiedzialność ta ma charakter odszkodowawczej odpowiedzialności, tj. oparta jest na istniejącej między spółką a członkiem jej organu więzi zobowiązaniowej, której naruszenie skutkuje odpowiedzialnością odszkodowawczą (tak Sąd Najwyższy w wyroku z 24 września 2008 r., II CSK 118/08, OSNC 2009). Przez pojęcie działań lub zaniechań sprzecznych z prawem należy rozumieć uchybienia względem przepisów powszechnie obowiązującego prawa, w tym m.in. ustawy o rachunkowości. Naruszenie obowiązków określonych przepisach obowiązujących ustaw powoduje odpowiedzialność spółki, co w konsekwencji może skutkować odpowiedzialnością członków organów spółki na podstawie art. 293 k.s.h. Odpowiedzialnością na podstawie art. 293 k.s.h. objęte są wszelkie działania sprzeczne z prawem lub postanowieniami umowy spółki, o ile są zawinione.

Osoba, w stosunku do której zostały podniesione roszczenia oparte na regulacji zawartej w art. 293 k.s.h., może uchylić się od odpowiedzialności, wykazując brak swego zawinienia, tj. iż nie ponosi winy za powstałą szkodę. Na marginesie należy wskazać, iż udzielenie absolutorium byłemu prezesowi zarządu spółki ABC sp. z o.o. powinno co do zasady zwalniać go z odpowiedzialności i przeciwdziałać roszczeniu z art. 293 k.s.h., przy czym tyko wtedy, jeżeli pokwitowanie obejmowało wyraźnie określone czynności, które spowodowały szkodę.

Otrzymanie absolutorium nie wyłączy jednak odpowiedzialności w następujących przypadkach: (1) gdy aporty zostały przyjęte po cenie nadmiernie wygórowanej, (2) jeżeli wypłaty, które otrzymali wspólnicy, były dokonane wbrew przepisom prawa lub postanowieniom umowy spółki, (3) jeżeli uchwała o zatwierdzeniu sprawozdań była podjęta w następstwie czynności wprowadzających w błąd wspólników na podstawie nierzetelnych danych, nieprawdziwych lub niepełnych informacji, (4) jeżeli wspólnik żąda sądownie odszkodowania dla spółki od członków zarządu, którzy wyrządzili szkodę spółce (tzw. actio pro socio), (5) gdy wobec spółki zostanie ogłoszona upadłość, (6) jeżeli zgromadzenie wspólników w momencie podjęcia uchwał nie miało informacji o zaistniałych faktach uzasadniających odpowiedzialność majątkową osób zarządzających spółką.

W myśl art. 587 k.s.h., kto przy wykonywaniu obowiązków wymienionych w tytule III (Spółki kapitałowe) i IV (Łączenie, podział i przekształcenie spółek) k.s.h. ogłasza dane nieprawdziwe albo przedstawia je organom spółki, władzom państwowym lub osobie powołanej do rewizji - podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (§1), przy czym jeżeli sprawca działa nieumyślnie - podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku (§2).

Obowiązek przedstawienia danych władzom spółki, o którym mowa w art. 587 k.s.h. dotyczy między innymi przedkładania radzie nadzorczej dokumentów do badania. Obowiązki przedstawiania władzom państwowym, o których mowa w art. 587 k.s.h. należy rozumieć szeroko. Dotyczy to sądu, urzędu skarbowego, organów administracji państwowej. Przez dane nieprawdziwe należy rozumieć takie dane, które są w całości niezgodne z rzeczywistością, są niepełne, zawierają dane częściowe, są w części prawdziwe, a w części nieprawdziwe. Przepis art. 587 k.s.h. dotyczy członków zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej (w spółce z o.o.), likwidatora, kuratora i biegłych rewidentów, gdyż ich obciążają obowiązki ogłaszania i przedkładania prawdziwych danych. Przestępstwo to może być popełnione zarówno umyślnie, jak i nieumyślnie. Do jego popełnienia wystarczy fakt ogłoszenia lub podania nieprawdziwych danych bez względu na to, jakie skutki wywołuje.

Odpowiedzialność na gruncie kodeksu pracy

Stosownie do art. 151¹ k.p. za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości 100 % wynagrodzenia - za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających (a) w nocy, (b) w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, (c) w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

W związku z powyższym – w przypadku wypłacenia wynagrodzeń za pracę w godzinach nadliczbowych w zaniżonej wysokości – pracownikom przysługuje roszczenie, którego dochodzić mogą na drodze postępowania sądowego przed Sądem Pracy. Niezależnie od ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych ze strony pracowników o wypłatę brakujących kwot z tytułu wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, naruszenie art. 151¹ k.p. należy rozpatrywać w kontekście wykroczenia przeciwko prawom pracowników. Należy bowiem pamiętać o art. 282 § 1 pkt 1 k.p., który stanowi, że kto wbrew obowiązkowi nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika, wysokość tego wynagrodzenia lub świadczenia bezpodstawnie obniża albo dokonuje bezpodstawnych potrąceń, ten podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.  Wykroczenie, o którym mowa jest wykroczeniem indywidualnym. Może je popełnić ten, kto „wbrew obowiązkowi” nie wykonał określonej powinności go obciążającej. Chodzi o powinności wobec pracowników, zatem osobą tą będzie pracodawca lub osoba działająca w imieniu pracodawcy.

Świadome działanie to konieczność

W przywołanym przykładzie spółki ABC sp. z o.o., celem uniknięcia sytuacji, w której aktualny zarząd tej spółki mógłby być adresatem zarzutu, że nie usuwa i tym samym niejako akceptuje naruszenia, których dopuścili się poprzedni włodarze spółki, nowy prezes powinien poważnie rozważyć poinformowanie rady nadzorczej o nieprawidłowościach i w dalszej kolejności ewentualne przeprowadzenie w spółce szczegółowego audytu, który pozwoliłby na usunięcie stwierdzonych naruszeń. Ponadto, były prezes zarządu musiałby liczyć się z osobistą odpowiedzialnością zarówno o charakterze majątkowym jak i karnym, aczkolwiek jej wyegzekwowanie byłoby tak naprawdę uzależnione od aktywności samej spółki ABC sp. z o.o., w szczególności zaś od kroków podjętych przez działającego za nią nowego prezesa zarządu. Warto zaznaczyć, że ewentualna bezczynność nowego prezesa i brak jakichkolwiek działań wobec stwierdzonych nieprawidłowości mogłyby zostać ocenione jako działanie wbrew interesom spółki ABC sp. z o.o., zwłaszcza jeżeli wskutek działania byłego prezesa zarządu spółka poniosła szkodę.

Przedstawiony powyżej uproszczony zestaw nieprawidłowości stwierdzonych w przykładowej spółce ABC sp. z o.o. ma na celu zilustrowanie konieczności świadomego działania członków zarządu spółki kapitałowej, w szczególności w sytuacji, w której zajmują oni stanowiska zwolnione przez inne osoby np. wskutek upływu kadencji. Należy pamiętać, że dla sprawnego i bezpiecznego działania w przyszłości konieczne jest w pierwszej kolejności uprzednie zbadanie zastanego stanu spraw w spółce, jego weryfikacja w świetle obowiązujących przepisów i usunięcie nieprawidłowości. Innymi słowy stare grzechy byłych członków zarządu powinny zostać rozliczone, po to, aby nie miały szansy obciążyć konta nowych włodarzy spółki.