Prawo Dla Samorządu

Z dniem 1 czerwca 2017 r. upoważnienie w trybie art. 268a Kodeksu postępowania administracyjnego może zostać wydane również do poświadczania odpisów za zgodność z oryginałem. Pojawia się jednak pytanie o relację tego przepisu z przepisami szczególnymi regulującymi możliwość upoważniania do załatwiania spraw w konkretnych postępowaniach administracyjnych.

Jak obecnie stanowi znowelizowany przepis art. 268a Kodeksu, organ administracji publicznej może upoważniać, w formie pisemnej, pracowników obsługujących ten organ do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, a w szczególności do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń, a także do poświadczania za zgodność odpisów dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań z oryginałem. Przepis ten nawiązuje do nowego § 2b w art. 76a Kodeksu, który stanowi, że „Upoważniony pracownik organu prowadzącego postępowanie, któremu został okazany oryginał dokumentu wraz z odpisem, na żądanie strony, poświadcza zgodność odpisu dokumentu z oryginałem. Poświadczenie obejmuje podpis pracownika, datę i oznaczenie miejsca sporządzenia poświadczenia, a na żądanie strony, również godzinę sporządzenia poświadczenia. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), należy stwierdzić to w poświadczeniu”. Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu nowelizacji, która wprowadziła powyższe zmiany, „Dzięki temu rozwiązaniu strona nie będzie narażona na dodatkowe koszty uzyskania urzędowo poświadczonych odpisów, odpisów lub wypisów aktów notarialnych i tym podobnych dokumentów, które mogą być potrzebne w postępowaniu administracyjnym”. Ustawodawca nowelizując przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nie znowelizował jednak szeregu przepisów szczególnych, które również stanowią podstawę do upoważniania konkretnych osób do załatwiania spraw w imieniu organu upoważniającego.

W związku z powyższym w praktyce pojawia się pytanie, czy upoważnienia do załatwiania spraw wydawane na podstawie odrębnych przepisów (np. art. 9 ust. 7 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy) również mogą być wydawane do poświadczania za zgodność odpisów dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań z oryginałem (analogicznie jak ma to miejsce na podstawie art. 268a Kodeksu)? Jak stanowi bowiem przykładowo ww. przepis art. 9 ust. 7 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, „Starosta może, w formie pisemnej, upoważnić dyrektora powiatowego urzędu pracy lub na jego wniosek innych pracowników tego urzędu do załatwiania w imieniu starosty spraw, w tym do wydawania decyzji, postanowień oraz zaświadczeń w trybie przepisów o postępowaniu administracyjnym”.

Analiza tego przepisu, w porównaniu z art. 268a Kodeksu postępowania administracyjnego, prowadzi do wniosku, że w obu przypadkach mamy do czynienia z upoważnieniem do załatwiania w imieniu organu upoważniającego spraw, jednakże przepisy te różnią się przykładowymi (użycie przez ustawodawcę zwrotów „w szczególności do” oraz „w tym do”) elementami składającymi się na pojęcie „załatwiania spraw”. W art. 268a Kodeksu dodano bowiem właśnie dopuszczalność wydania upoważnienia również „do poświadczania za zgodność odpisów dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań z oryginałem”.

Biorąc jednak pod uwagę fakt, że wyliczenia w obu przepisach mają wyłącznie charakter przykładowy, a oba umożliwiają wydanie upoważnienia do „załatwiania spraw”, należy uznać, że również w przypadku przepisów szczególnych w zakresie „załatwiania spraw” mieścić się będzie poświadczanie dokumentów. W tym zakresie należy bowiem podkreślić, że jeśli z przepisu ogólnego (jakim w niniejszym przypadku jest art. 268a Kodeksu) wynika, że do zakresu załatwienia sprawy wchodzi również poświadczenie odpisów dokumentów za zgodność z oryginałem, to w przypadku, gdy przepis szczególny wylicza wyłącznie przykładowo, do czego można upoważnić, to na podstawie tego przepisu szczególnego można również upoważnić do innych czynności przewidzianych przez przepis ogólny. Ważne jednak będzie jedynie to, aby w wydanym przez właściwy organ upoważnieniu (czy to na podstawie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, czy też przepisów szczególnych) wskazać, że obejmuje ono również (albo też wyłącznie) poświadczanie dokumentów.

Upoważnienie do poświadczania dokumentów w postępowaniu administracyjnym na podstawie przepisów szczególnych