Od początku obowiązywania kodeksu postępowania administracyjnego, a więc od 1 stycznia 1961 r. zasadą jest, że jeżeli strona w postępowaniu administracyjnym ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Wydawałoby się, że reguła ta jest jednoznaczna i oczywista, a tymczasem pomimo obowiązywania jej od kilkudziesięciu lat, praktyka organów jest często taka, że pisma doręcza się wyłącznie stronie (z pominięciem pełnomocnika) albo z kolei zarówno stronie jak i jej pełnomocnikowi.

Co w przypadku gdy organ, pomimo ustanowienia pełnomocnika doręczy pismo wyłącznie stronie?

Tego rodzaju przypadki, były wielokrotnie przedmiotem zainteresowania sądów administracyjnych. Doręczenie pisma wyłącznie stronie, jeśli ta ustanowiła pełnomocnika jest prawnie nieskuteczne i gdyby strona nie wniosła w terminie środka zaskarżenia w takim przypadku, może się powołać na naruszenie jej praw. W orzecznictwie jednak dominuje pogląd, że jeśli w takiej sytuacji strona skutecznie tj. w ustawowym terminie wniesie np. odwołanie od decyzji organu pierwszej instancji doręczonej stronie, a nie jej pełnomocnikowi, wyłącza to możliwość uznania doręczenia tej decyzji za nieprawidłowe (wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 30 kwietnia 2015 r., sygn. akt II SA/Go 143/15, CBOSA). W najnowszym orzecznictwie podkreśla się, że w takim przypadku nie dochodzi do rzeczywistego naruszenia gwarancji procesowych strony (wyrok WSA w Lublinie z dnia 19 września 2017 r., sygn. akt II SA/Lu 402/17, nieprawomocny). Podobnie jeśli strona wniesie odwołanie w terminie liczonym od doręczenia jej decyzji, a przed doręczeniem decyzji jej pełnomocnikowi, nie może ono zostać uznane za niedopuszczalne (wyrok NSA z dnia 01 września 2015 r., sygn. akt II OSK 691/15, CBOSA). W orzecznictwie ugruntowany jest pogląd, iż naruszenie przez organ administracji przepisów o doręczeniach nie może działać na niekorzyść strony postępowania.

Co z kolei w sytuacji, gdy organ doręcza pisma zarówno stronie jak i jej pełnomocnikowi?

Skutki prawne związane z doręczeniem pisma rozpoczynają się z datą doręczenia pisma pełnomocnikowi[1]. Doręczenie pisma stronie ma wymiar wyłącznie informacyjny. Co do zasady, doręczenie pisma zarówno stronie jak i jej pełnomocnikowi nie stanowi naruszenia przepisów postępowania administracyjnego. Bez wątpienia wiąże się jednak z niepotrzebnymi wydatkami finansowymi na dodatkową korespondencję kierowaną do strony. Ponadto jest działaniem zbędnym, dezinformującym i komplikującym relacje pomiędzy pełnomocnikiem, a stroną. Często bowiem w przypadku wysłania tego samego pisma zarówno do strony jak i jej pełnomocnika, w różnych  terminach pismo to zostaje doręczone tym podmiotom. Termin na wniesienie środka zaskarżenia liczy się od doręczenia pisma pełnomocnikowi, nawet jeśli strona odbierze pismo wcześniej. W praktyce w takich przypadkach strony obawiając się (bezpodstawnie), iż środek zaskarżenia zostanie uznany za wniesiony po terminie, życzą sobie wniesienia środka zaskarżenia w terminie liczonym od doręczenia przesyłki z pismem stronie. Z kolei w przypadku odbioru przez stronę przesyłki w terminie późniejszym niż pełnomocnik, zdarza się, że w praktyce organy niezasadnie czekają z poświadczeniem, iż decyzja stała się ostateczna, do upływu terminu na wniesienie odwołania liczonego od doręczenia decyzji stronie.

Reasumując, brak jest uzasadnienia dla doręczania pism zarówno stronie jak i jej pełnomocnikowi, jeśli strona takiego ustanowiła. Wystarczające i zgodne z przepisami prawa jest doręczanie w takim przypadku pism wyłącznie ustanowionemu przez stronę pełnomocnikowi, który powinien poinformować o nim stronę.

[1] A. Golęba, Komentarz do art. 40 kpa, [w:] Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz. Wolters Kluwer, 2015.