Sądy administracyjne interpretują przepisy ustawy o postępowaniu przed sądami administracyjnymi w taki sposób, że dopiero przedłożenie pełnomocnictwa w postępowaniu sądowym obliguje sąd do dokonywania doręczeń pełnomocnikowi, nawet jeśli ten reprezentował stronę na etapie postępowania administracyjnego, a udzielone mu pełnomocnictwo obejmowało umocowanie do reprezentowania klienta również przed sądami wszelkich instancji.

Przykład z praktyki

Typowa sprawa: klient jest reprezentowany w postępowaniu administracyjnym przed organami administracji publicznej przez pełnomocnika. Pełnomocnictwo obejmuje umocowanie do reprezentowania klienta zarówno przed organami administracji publicznej (w postępowaniu administracyjnym) jak i przed sądami wszelkich instancji (także w postępowaniu sądowo administracyjnym). Decyzja organu I i II instancji jest zgodnie z art. 40 § 2 kodeksu postępowania administracyjnego doręczana pełnomocnikowi ustanowionemu w sprawie. Następnie jednak na decyzję organu II instancji zostaje wniesiona skarga przez inną stronę postępowania. Organ II instancji przekazuje skargę wraz z przygotowaną przez siebie odpowiedzą na skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Nie informuje o tym fakcie pozostałych stron czy ich pełnomocników. Sąd z kolei przesyła odpis skargi, często wraz z zawiadomieniem o wyznaczeniu terminu rozprawy bezpośrednio pozostałym stronom, a nie pełnomocnikom stron. Czy takie działanie organów i sądów administracyjnych należy uznać za prawidłowe?

Sądy wymagają przedłożenia pełnomocnictwa w postępowaniu sądowym

Na podstawie art. 54 § 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1369 z późn. zm.) dalej także: „ppsa” organ, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi przekazuje skargę sądowi wraz z kompletnymi i uporządkowanymi aktami sprawy i odpowiedzią na skargę w terminie trzydziestu dni od dnia jej otrzymania. Organ, co oczywiste nie ma obowiązku przesłać skargi pozostałym stronom postępowania administracyjnego czy ich pełnomocnikom. Odpisy skargi dołączone dla pozostałych stron do skargi przez skarżącego, przesyła stronom dopiero sąd. Co istotne, zgodnie z art. 67 §  5 ppsa jeżeli ustanowiono pełnomocnika lub osobę upoważnioną do odbioru pism w postępowaniu sądowym, doręczenia należy dokonać tym osobom. Na podstawie art.  37 §  1 ppsa pełnomocnik obowiązany jest przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa.

Sądy administracyjne interpretują przytoczone przepisy w taki sposób, że dopiero przedłożenie pełnomocnictwa w postępowaniu sądowym obliguje sąd do dokonywania doręczeń pełnomocnikowi. Problem w tkwi w sposobie rozumienia frazy „ustanowiono pełnomocnika w postępowaniu sądowym”. Równie dobrze możnaby ten przepis wykładać w taki sposób, że ustanowieniem pełnomocnika w postępowaniu sądowym jest udzielenie mu, już na etapie postepowania administracyjnego, pełnomocnictwa obejmującego umocowanie do reprezentowania klienta także w postępowaniu sądowym. Sądy interpretują jednak ten przepis odmiennie – uznają, iż ustanowieniem pełnomocnika w postępowaniu sądowym jest dołączenie pełnomocnictwa do akt sprawy sądowej. W konsekwencji - nawet jeśli strona była reprezentowana przez pełnomocnika w postępowaniu administracyjnym i w aktach tego postępowania znajduje się pełnomocnictwo oraz co więcej pełnomocnictwo to obejmuje umocowanie do reprezentowania klienta zarówno przed organami administracji publicznej (w postępowaniu administracyjnym) jak i przed sądami wszelkich instancji (także w postępowaniu sądowo administracyjnym), nie zostanie ono przez sąd administracyjny wzięte pod uwagę.

Poinformuj swojego pełnomocnika o doręczeniu Ci odpisu skargi!

Dlatego należy uczulić strony, by pomimo ustanowienia w sprawie pełnomocnika i udzielenia mu pełnomocnictwa o szerokim zakresie umocowania, poinformowały go o doręczeniu im przez sąd odpisu skargi wniesionej przez inną stronę postępowania na decyzję organu II instancji. Klient, który powierzył ochronę swoich interesów pełnomocnikowi już na etapie postępowania administracyjnego nie może bowiem liczyć na to, że organ czy wojewódzki sąd administracyjny doręczy odpis skargi wniesionej przez inną stronę w sprawie również jego pełnomocnikowi! Co istotne, często odpis skargi jest doręczany stronie przez sąd wraz z zawiadomieniem o rozprawie! Klient jest przekonany, że pełnomocnik otrzyma dokumenty z sądu, a tymczasem tak się nie dzieje. Wielokrotnie spotykamy się z tym problemem w praktyce. Pełnomocnicy wykazując się należytą starannością powinni drogą telefoniczną próbować uzyskać informację, czy na decyzję kończącą postepowanie w II instancji została wniesiona skarga, a po jej przekazaniu do sądu, powinni niezwłocznie złożyć pismo z pełnomocnictwem do reprezentowania klienta w postępowaniu sądowoadministracyjnym. Dopiero od tego momentu korespondencja w sprawie będzie doręczana pełnomocnikowi.