W wyniku wejścia w życie ustawy nowelizującej KPA, zmianie uległy zasady doręczeń pism drogą elektroniczną.

W wyniku wejścia w życie ustawy z dnia 7 kwietnia 2017 roku o zmianie ustawy Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw, zmianie uległy zasady doręczeń pism drogą elektroniczną.

Dotychczasowy art. 39 (1) KPA dotyczący warunków doręczania pism tą metodą został uzupełniony nowym przepisem – art. 39 (2) KPA.

Zgodnie z tym przepisem, w przypadku gdy stroną lub innym uczestnikiem postępowania jest podmiot publiczny obowiązany do udostępniania i obsługi elektronicznej skrzynki podawczej na podstawie art. 16 ust. 1a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne doręczenia dokonuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą tego podmiotu. Przepisu art. 391 nie stosuje się.

Jak słusznie podnosi się w doktrynie „ Przepis z art. 392 KPA ma charakter wyjątku i jako taki musi być wykładany przy wykorzystaniu wykładni ścisłej. Konsekwencją powyższego jest to, że obowiązek z art. 392 KPA znajdzie zastosowanie wyłącznie do tych sytuacji, które zostały bezpośrednio i wprost wskazane w treści tego przepisu” (P. Wajda, Komentarz do art. 39(2) [w:] R. Hauser (red.), M. Wierzbowski (red.), Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, wyd. IV).

Przepis ten znajduje zatem zastosowanie wyłącznie wówczas, gdy stroną postępowania lub innym uczestnikiem postępowania jest podmiot publiczny obowiązany do udostępniania i obsługi elektronicznej skrzynki podawczej na podstawie art. 16 ust. 1a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zgodnie z tym przepisem podmiot publiczny udostępnia elektroniczną skrzynkę podawczą, spełniającą standardy określone i opublikowane na ePUAP przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, oraz zapewnia jej obsługę.

Ustawa o informatyzacji podmiotów publicznych stanowi, iż co do zasady podmiotami publicznymi w jej rozumieniu są:

1. organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa, sądy, jednostki organizacyjne prokuratury, a także jednostki samorządu terytorialnego i ich organy,
2. jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
3. fundusze celowe,
4. samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej oraz spółki wykonujące działalność leczniczą w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej,
5. Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
6. Narodowego Funduszu Zdrowia,
7. państwowych lub samorządowych osób prawnych utworzonych na podstawie odrębnych ustaw w celu realizacji zadań publicznych.

Aby móc zastosować nowy przepis KPA, wyżej wymienione podmioty muszą posiadać status strony postępowania lub innego uczestnika postępowania. O ile pojęcie strony wprost wynika z przepisów KPA (por. art. 28 KPA), o tyle wątpliwości budzi określenie „inny uczestnik postępowania”. Pojęcie to nie zostało zdefiniowane w żadnym z przepisów KPA. Występuje ono trzykrotnie na gruncie KPA (art. 39(1), art. 39 (2), art. 220 § 3 KPA) – za każdym razem odnosząc się do zagadnień informatyzacji postępowania. W tym kontekście należy przyjąć, iż nowododany art. 39(2) KPA stanowi przejaw konsekwencji terminologicznej występującej w dwóch pozostałych przepisach.

Podobne określenia znajdują się także w innych przepisach. Przykładowo w art. 9 KPA ustawodawca posługuje się pojęciem „innych osób uczestniczących w postępowaniu”. W tym kontekście cenne mogą być uwagi poczynione w doktrynie dotyczące zdefiniowania tego pojęcia. Jak wskazuje G. Łaszczyca „Użyte w przepisie pojęcie <innych osób uczestniczących w postępowaniu> obejmuje w zasadzie tę grupę podmiotów postępowania, którą określa się jako <uczestnicy postępowania administracyjnego>. Należą do niej osoby fizyczne, osoby prawne lub inne jednostki organizacyjne, które w sprawie będącej przedmiotem postępowania administracyjnego nie mają interesów chronionych przez prawo, lecz są zainteresowane daną sprawą albo ze względu na ich faktyczne interesy i wobec tego rozstrzygnięcie sprawy nie będzie dla nich obojętne (tzw. osoby zainteresowane), albo ze względu na ich udział w niektórych czynnościach postępowania, ale sam wynik tego postępowania będzie pozostawał wtedy poza sferą ich zainteresowania, np. świadek, biegły, osoba trzecia wezwana do przedstawienia przedmiotu oględzin (B. Adamiak (w:) B. Adamiak, J. Borkowski, Postępowanie administracyjne..., s. 159-160). Może tu także chodzić o podmioty, których sfera zainteresowania wynika lub może wynikać z realizacji ustawowych lub statutowych zadań określonego podmiotu, np. organizacja społeczna w wypadku określonym w art. 31 § 5 k.p.a.” (G. Łaszczyca, Komentarz do art. 9 [w:] G. Łaszczyca, Cz. Martysz, A. Matan, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Tom I). Powyższy pogląd należy odpowiednio odnieść do art. 39 (2) KPA.

Wynika z tego zatem, iż za innego uczestnika postępowania, o którym mowa w art. 39 (2) KPA nie powinno się uznawać organów współdziałających w trybie art. 106 KPA, podobnie jak organów rozpatrujących w toku postępowania ponaglenia czy zażalenia. Dodatkowym argumentem w tym zakresie może być redakcja art. 37 KPA, w którym w § 4 wskazuje się, iż odpisy z akt sprawy przekazywane łącznie z ponagleniem mogą (ale nie musza) zostać sporządzone w formie dokumentu elektronicznego. Tym samym działanie takie ma charakter fakultatywny, nie zaś obligatoryjny, jak ma to miejsce w przypadku art. 39 (2) KPA.

W przypadku wystąpienia przesłanek określonych w art. 39(2) KPA, organ prowadzący postępowanie ma obowiązek dokonywać doręczeń w formie elektronicznej. Tym samym wprowadzony w tym zakresie tryb działania ma charakter obligatoryjny – organowi prowadzącemu postępowanie nie pozostawiono w tym zakresie żadnego wyboru.

Konsekwencją powyższej konstrukcji normatywnej jest wyraźne wyłączenie stosowania art. 39 (1) KPA, który przewiduje, iż doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2016 r. poz. 1030 i 1579), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków:

1. złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej;
2. wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny;
3. wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.

Jednocześnie z przepisu tego – nie mającego zastosowania w przypadkach, o których mowa w art. 39 (2) KPA - organ administracji publicznej może zwrócić się do strony lub innego uczestnika postępowania o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego w innych, określonych przez organ kategoriach spraw indywidualnych załatwianych przez ten organ.

Podsumowując powyższe uwagi, podkreślić należy, iż nowododany do KPA art. 39 (2) KPA wprowadza istotne zmiany w zakresie doręczeń pism pomiędzy podmiotami publicznymi. Nie oznacza on jednak całkowitego zastąpienia korespondencji papierowej wymianą pism w formie elektronicznej. W zależności od charakteru występowania w sprawie innego podmiotu publicznego zależny będzie tryb postępowania w tym zakresie.