1 marca 2015 r. mija termin na przekazanie, przez zamawiających, rocznego sprawozdania o zamówieniach publicznych, udzielonych w 2014 r., do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

Od czasu wprowadzenia w 2013 r. obowiązku uwzględnienia w ww. sprawozdaniu również informacji dotyczących niektórych zamówień, do których nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych[i] [dalej również jako: ustawa Pr.z.p.] - w tym zamówień nieprzekraczających kwoty progu z art. 4 pkt 8 ustawy Pr.z.p. - sposób sporządzenia sprawozdania budzi wątpliwości zamawiających.

Zakres informacji zawartych w sprawozdaniu, jego wzór oraz sposób przekazywania określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. poz. 1530). Zgodnie z ww. rozporządzeniem sprawozdanie przekazać można tylko drogą elektroniczną, za pomocą formularza umieszczonego na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych. Przekazanie sprawozdania inaczej niż w powyższy sposób nie stanowi wywiązania się z obowiązku przewidzianego art. 98 ust. 2 ustawy Pr.z.p.

Do zaistnienia obowiązku sporządzenia i przekazania sprawozdania, nałożonego w art. 98 ust. 1 i 2 ustawy Pr.z.p., konieczne jest spełnienie łącznie dwóch warunków. W uproszczeniu - trzeba posiadać status „zamawiającego” zgodnie z jednym z punktów art. 3 ust. 1 ustawy Pr.z.p. oraz udzielać „zamówień publicznych”. Takim „zamawiającym” mogą być np. jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty lub województwa) oraz ich związki, jednostki budżetowe (np. szkoły), samorządowe zakłady budżetowe, samorządowe instytucje kultury, a także tzw. podmioty prawa publicznego (np. spółki komunalne).

Zgodnie z ustawą Pr.z.p. zamówieniem publicznym jest odpłatna umowa zawierana między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane (art. 2 pkt 13 ustawy Pr.z.p.). Oceny czy umowa ma charakter odpłatny należy dokonać z uwzględnieniem zasad prawa cywilnego, odnoszących się do umów - przemawia za tym przepis art. 139 ust. 1 ustawy Pr.z.p. Umową odpłatną jest umowa, na mocy której strona dokonująca przysporzenia na rzecz drugiej strony otrzymuje w zamian korzyść majątkową. W tej sytuacji odpłatnością (za usługi, dostawy lub roboty budowlane) może być każdy rodzaj korzyści, przedstawiającej wartość pieniężną - korzyść wynikająca z umowy nie musi być jednak uiszczana w postaci pieniężnej. Z samego więc faktu określenia w umowie wynagrodzenia wykonawcy w wysokości 0 zł nie musi wynikać jeszcze, że umowa ta ma na pewno charakter nieodpłatny.

Obowiązek przygotowania sprawozdania ma swoje źródło w przepisach unijnych oraz służy przede wszystkim celom statycznym. W tym miejscu warto odwołać się do przepisów tzw. dyrektywy klasycznej[ii] (art. 75 ww. dyrektywy). Zgodnie z tą dyrektywą, w celu umożliwienia oceny skutków jej stosowania, Państwa Członkowskie (w tym Polska), najpóźniej do dnia 31 października każdego roku, przesyłają Komisji Europejskiej sprawozdanie statystyczne dotyczące zamówień udzielonych w roku poprzednim.

Odnosząc się do obowiązku uwzględnienia w sprawozdaniu informacji o zamówieniach, do których nie stosuje się ustawy Pr.z.p., warto wskazać, że w związku z podwyższeniem w 2014 r. tzw. „progu bagatelności”, podając łączną wartość zamówień udzielonych na podstawie wyłączenia z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp (tabela II pkt 1 wzoru sprawozdania) należy uwzględnić:

- w przypadku postępowań wszczętych przed 16 kwietnia 2014 r. - zamówienia, których szacunkowa wartość nie przekraczała 14.000 euro,

-  w przypadku postępowań wszczętych od 16 kwietnia 2014 r. - zamówienia, których szacunkowa wartość nie przekraczała 30.000 euro.

Odrębną kategorię zamówień, udzielanych bez stosowania ustawy Pr.z.p., o których należy uwzględnić informację w sprawozdaniu stanowią zamówienia wskazane w przepisach art. 4 pkt 1-3, 6, 7 i 10-13 oraz art. 136-138 ustawy Pr.z.p. Powyższe zamówienia wymieniono w pkt od 2 do 32 tabeli II wzoru sprawozdania, oraz opisano jako, „Wyłączenie procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na inne przesłanki niż wartość udzielonego zamówienia”. Wśród umów objętych ww. wyłączeniami w praktyce często wystąpić mogą zamówienia, których przedmiotem jest nabycie własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości, w szczególności dzierżawy i najmu. O ile uwzględnienie w sprawozdaniu umowy najmu, na podstawie której wykonawca oddaje zamawiającemu nieruchomość (np. budynek) do używania nie budzi wątpliwości, pytanie rodzić może jakie jeszcze (poza wymienionymi w treści przepisu art. 4 pkt 3 lit i) ustawy Pr.z.p.) prawa do nieruchomości mogą zostać nabyte przez zamawiającego na podstawie odpłatnej umowy. Pod uwagę należy wziąć także ograniczone prawa rzeczowe (np. służebność). Pamiętać należy jednocześnie, że źródłem ograniczonego prawa rzeczowego poza czynnością prawną (umową) mogą być również inne zdarzenia prawne takie jak orzeczenie sądowe czy decyzja administracyjna. Ograniczone prawo rzeczowe może również powstać z mocy prawa (ex lege). Podkreślenia wymaga, iż w sprawozdaniu należy uwzględnić tylko nabycie przez zamawiającego ograniczonych praw rzeczowych na podstawie umowy. Innym często stosowanym w praktyce wyłączeniem (spośród  wymienionych w pkt od 2 do 32 tabeli II wzoru sprawozdania) jest przyznawanie dotacji ze środków publicznych, jeżeli dotacje te są przyznawane na podstawie ustawy (art. 4 pkt 7 ustawy Pr.z.p.). Podkreślenia wymaga, iż obowiązanym do przekazania informacji w zakresie zamówień podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu, pozostaje wyłącznie zamawiający, który przyznał taką dotację. Przykładem dotacji spełniających ww. warunki mogą być np.

- dotacja celowa udzielona przez jednostkę samorządu terytorialnego innej jednostce samorządu terytorialnego (art. 220 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych[iii]),

- dotacja celowa udzielona przez jednostkę samorządu terytorialnego lub związek takich jednostek uczelni (art. 94 ust. 6 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym[iv]),

- dotacja celowa udzielona przez jednostkę samorządu terytorialnego podmiotowi niezaliczanemu do sektora finansów publicznych i niedziałającemu w celu osiągnięcia zysku (art. 221 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych[v]).

Poruszając wątek zamówień, do których nie stosuje się ustawy Pr.z.p. warto nadmienić, iż nie są objęte obowiązkiem sprawozdawczym, między innymi, zamówienia z art. 4 pkt 8b (na dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej, spełniające warunki wskazane w tym przepisie) i z art. 4 pkt 8c ustawy Pzp (na dostawy lub usługi z zakresu działalności oświatowej opisane w tym przepisie). Przepis art. 4 pkt 8b wprowadzony został do ustawy Pr.z.p. z dniem 16 kwietnia 2014 r., art. 4 pkt 8c zaś w dniu 8 lipca 2014 r. 

Warto zwrócić uwagę na formę, w jakiej musi zostać zawiązany stosunek zobowiązaniowy w celu uznania go za zamówienie publiczne w rozumieniu ustawy Pr.z.p. Zgodnie z art. 139 ust. 2 ustawy Pr.z.p., umowa w sprawie zamówienia publicznego, wymaga, zachowania formy pisemnej, pod rygorem nieważności, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. Wymóg formy pisemnej (o ile nie ma innych szczególnych przepisów dotyczących danej umowy np. jak w przypadku umowy leasingu) nie ma jednak zastosowania do umów w sprawie zamówienia publicznego, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pr.z.p. Zamówieniem będzie w tej sytuacji również umowa ustna, zawarta z podmiotem, przy wyłonieniu którego zamawiający nie musiał stosować przepisów ustawy Pr.z.p. Brak dysponowania przez zamawiającego umową w formie pisemnej przysparza często dodatkowych wątpliwości co do tego czy przy konkretnym wydatku można mówić o udzieleniu zamówienia publicznego. Przykładem może być tzw. opłata parkingowa, uiszczana przez zamawiającego w związku z korzystaniem przez jego pracowników z miejsca parkingowego. Opłata taka może mieć różny charakter – w pewnych sytuacjach może być opłatą publiczną, w innych wynagrodzeniem uiszczanym na rzecz podmiotu spoza sektora publicznego. Przykładowo, gdy zamawiający płaci opłaty za parkowanie pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania (na podstawie art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych[vi]) nie dochodzi do zawarcia umowy cywilnoprawnej pomiędzy zamawiającym i wykonawcą, a w konsekwencji nie ma miejsca udzielenie zamówienia publicznego. Wydatki poniesione z ww. tytułu nie podlegają zatem obowiązkowi sprawozdawczemu, o którym mowa w przepisie art. 98 ustawy Pr.z.p. Inaczej należałoby ocenić przypadek, gdzie zamawiający zawiera umowę, której przedmiotem jest korzystanie z płatnego parkingu prowadzonego przez prywatny podmiot spoza sektora publicznego. W takiej sytuacji dochodzi do udzielenia zamówienia publicznego. Informacje odnośnie takiej umowy zamawiający obowiązany jest już uwzględnić w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

Pomocne wytyczne dotyczące zasad sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach znaleźć można na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych [www.uzp.gov.pl], pod zakładką „Roczne sprawozdania”, zamieszczoną w prawym menu, w części zatytułowanej „Na skróty”. Wśród dostępnych materiałów znaleźć tam można między innymi opinię prawną, a także wyjaśnienia do pytań dotyczących zasad sporządzania sprawozdania.